1999年档案管理制度

PAGE1999年档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项业务活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、录像、录音等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为公司的决策、管理和业务发展提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.负责建立公司档案数据库，对电子档案进行存储、管理和维护，实现档案信息的数字化和网络化。4.负责档案库房的管理，确保档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.负责办理档案的查阅、借阅、复印等利用手续，对档案利用情况进行登记和统计。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。7.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交公司综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如公司章程、营业执照、组织机构代码证等。2.公司各项业务活动中形成的文件，包括合同协议、项目文件、业务报表、财务凭证等。3.公司内部管理文件，如规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司员工的人事档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表等。5.公司的荣誉证书、资质证书、专利证书等各类证书文件。6.公司对外宣传资料、广告策划、产品资料等。7.公司的照片、录像、录音等影像资料，反映公司重要活动、项目进展、产品展示等情况。8.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件资料，并确保文件的完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交公司综合管理部门，不得延误。3.档案收集人员应认真核对文件资料的内容，确保文件齐全、完整，签字盖章手续完备。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，确定保管期限。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.分类档案按照年度机构保管期限进行分类。年度按照文件形成的自然年度划分；机构按照公司内部的部门设置划分；保管期限根据档案的重要程度和保存价值分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号格式为：年度+机构代码+流水号。例如：202301001，表示2023年度公司01部门的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于快速查找和了解档案内容。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司年度财务报告，重大合同协议，重要会议纪要等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年以上。主要包括公司一般性业务文件、人事档案、部门工作计划和总结等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括临时性的文件、一般性的业务报表等。（二）库房管理1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，并定期进行检查和维护。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜等信息。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）电子档案管理1.公司应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致。2.电子档案应按照与纸质档案相同的分类方法进行分类编号，并建立相应的目录数据库。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。备份周期根据档案的重要程度和变化情况确定，一般为每月或每季度备份一次。4.严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。同时，应做好电子档案的安全保密工作，防止电子档案被篡改、泄露或丢失。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅公司档案应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经公司主管领导签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应安排专人陪同，并严格遵守公司档案管理规定。4.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。（二）档案利用登记1.公司综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、利用目的、利用内容、归还日期等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，如已过保管期限且无继续利用价值的档案、重复文件、内容虚假或无参考意义的文件等，应予以鉴定并销毁。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权、个人隐私等重要信息的档案，在鉴定销毁时应采取严格的保密措施，确保信息安全。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导签字批准后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并做好记录。4.档案销毁记录应包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁方式、监督人员等信息，记录应长期保存。七、附