行政共享空间使用申请流程细则_第1页
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文档简介

行政共享空间使用申请流程细则一、申请条件与资格（一）适用范围。行政共享空间适用于本机关各部门及下属单位因公务活动需要临时使用办公场所的情形，包括但不限于会议、培训、接待、临时办公等。（二）资格要求。申请使用单位须具备以下条件：1.有明确的使用目的和必要性；2.使用时间不超过规定上限；3.具备相应的安全保障措施；4.已完成内部审批程序。（三）禁止情形。严禁将共享空间用于商业活动、营利性项目、私人聚会等非公务用途，一经查实将取消使用资格并追究相关责任。二、申请流程规范（一）申请提交。各部门需通过OA系统填写《行政共享空间使用申请表》，内容包括使用事由、时间区间、参与人数、所需设备等，并附上相关佐证材料。（二）审批程序。申请表经部门负责人签字后，按权限逐级报批：1.使用半天以内由分管副职审批；2.使用一天以上需报机关分管领导审批；3.特殊情况需经机关主要领导批准。（三）结果反馈。审批通过后，申请人将收到《共享空间使用确认函》，明确使用时段、地点及注意事项；不予批准的将说明具体理由。三、使用管理细则（一）预约规则。共享空间实行提前预约制，原则上需提前3个工作日申请，特殊情况可酌情处理，但最短使用周期不得少于半天。（二）使用时限。单次使用最长不超过3天，连续使用需重新审批，累计使用时间不得超过月度总量的30%。（三）设备管理。使用期间需爱护公共设施，按操作规程使用设备，损坏照价赔偿，特别是精密仪器须由专人操作。四、安全保障措施（一）安全责任。使用单位对在岗期间的人身及财产安全负全部责任，须配备至少1名工作人员全程管理。（二）消防要求。使用前必须检查消防设施是否完好，严禁堵塞消防通道，活动结束后确认水电关闭。（三）保密规定。涉密活动须采取额外防护措施，使用结束后清理所有电子痕迹，重要文件需专人回收。五、费用结算标准（一）免费范围。正常公务活动使用实行免费，包括基础办公桌椅、照明空调等设施。（二）收费项目。超出免费范围的服务将按市场价收费：1.特殊布置按次收取500元；2.长时间占用空调按度计费；3.外购设备使用需提供租赁凭证。（三）结算流程。使用结束后3日内提交《费用结算单》，经财务部门审核后从部门预算中扣除，特殊情况需报机关审批。六、监督检查机制（一）日常巡查。机关行政部每周组织不少于2次现场检查，核对使用情况与申请是否一致。（二）抽查制度。每季度开展随机抽查，对违规使用行为进行通报批评，情节严重的取消年度使用资格。（三）投诉渠道。设立共享空间监督邮箱，接受各部门及工作人员的投诉举报，查实后严肃处理。七、应急处理预案（一）突发事件。发生停电、设备故障等突发情况，使用单位须立即启动应急预案，行政部提供技术支持。（二）人员冲突。使用期间如发生矛盾，双方应协商解决，行政部仅提供调解场所，重大冲突移交保卫部门处理。（三）紧急撤离。遇自然灾害等紧急情况，行政部将立即组织疏散，使用单位须配合执行。八、附则说明（一）本细则自发布之日起施行，原相关规定同时废止。（二）未尽事宜由机关行政部负责解释，重大调

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