合同管理岗位说明书

——合同管理岗位说明书一、工作关系1.上级管理：直接向商务部经理汇报工作，精准领会经理关于合同管理、标书制定、单据管控等工作部署，主动汇报合同管理全流程进展、标书制定情况、MRPⅡ系统运行及销售信息统计结果，及时反馈工作中的合规风险、流程问题及优化建议，高效落实各项交办任务，确保工作贴合商务部及公司整体经营目标。2.下级管理：无直接下属，根据工作需要，协调财务部、计供部、各营销机构及客户相关对接人员，配合完成合同评审、单据流转、信息核对等临时性工作，做好工作衔接与沟通协同，保障合同管理及相关工作高效落地。3.内部协同：全面对接财务部、计供部、各营销机构，同步合同签署、履行进度及相关信息，协调落实合同评审、款项结算、货物供应、发货安排等事宜；配合财务部做好合同款项审核、开票对接，协助计供部衔接提货、发货流程，联动各营销机构收集合同履行反馈及销售相关信息，确保内部协同顺畅。4.外部对接：主要对接各类客户，负责合同洽谈辅助、合同条款沟通、履约情况反馈及单据交接等事宜，精准传递公司合同管理要求，收集客户诉求，妥善处理合同履行过程中的基础沟通问题，维护良好客户合作关系，保障合同顺利履行。二、核心工作任务聚焦公司商务合同全面管理，规范合同编号、归档及履约登记全流程，统筹重大项目标书制定，精准开具各类发货、提货、开票单据，熟练操作MRPⅡ系统完成相关管控工作，做好合同履行情况统计分析及销售信息整理汇总，严格把控合同合规风险，高效完成各项临时性工作，保障合同管理规范化、精细化，助力公司商务工作有序推进。三、具体工作职责1.合同全生命周期管理：严格遵循《民法典》《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》及公司合同管理制度，负责公司所有商务合同的统一编号、分类登记、整理归档工作，建立合同管理信息化台账，实现合同全流程可追溯；全程跟踪合同履行情况，详细登记履约进度、款项支付、货物交付等核心信息，及时排查履约过程中的异常情况，同步反馈至商务部经理及相关部门，推动问题妥善解决，确保合同全面、按时履行，防范合同履约风险。2.重大项目标书制定：负责公司重大商务项目标书的编制、审核及完善工作，结合商贸业务特点及项目要求，梳理标书核心内容，规范标书格式，确保标书内容真实、准确、完整，贴合项目需求及行业规范；严格把控标书制作时限，提前完成标书编制、校对及装订工作，配合做好标书提交、答疑等相关事宜，保障标书质量及提交及时性，助力重大项目投标工作顺利推进。3.各类单据管理：负责根据合同约定及业务实际需求，准确、及时开具发货申请通知单、提货单、开票单等各类商务单据，规范单据填写规范，核对单据信息（如货物规格、数量、金额、收货地址等），确保单据与合同、实际业务一致，杜绝单据填写错误、遗漏等问题；负责单据的整理、传递、归档工作，建立单据管理台账，跟踪单据流转进度，确保单据流转顺畅，为货物交付、款项结算提供有效支撑。4.MRPⅡ系统相关工作：熟练操作MRPⅡ系统，负责系统内合同信息、单据信息、履约进度、销售数据等相关内容的录入、更新及维护工作，确保系统数据与实际业务同步、准确；定期对系统数据进行核查、清理，排查系统运行中的基础问题，及时反馈并配合解决，依托系统实现合同管理、库存衔接、销售统计的数字化管控，提升工作效率；协助相关部门通过MRPⅡ系统获取所需数据，支撑各部门工作开展。5.合同履行统计与分析：定期对合同履行情况进行全面统计，梳理合同履约率、款项结算情况、履约异常原因等核心数据，运用统计方法进行分析，形成合同履行分析报告，明确履约过程中的优势与不足，提出针对性优化建议，为商务部经理决策及合同管理流程优化提供数据支撑；建立合同履行统计台账，确保统计数据完整、准确，实现合同履行情况可追溯、可分析。6.销售信息整理汇总：负责对各类销售信息进行单项整理、分类汇总，重点收集各营销机构反馈的销售数据、客户需求、市场动态等相关信息，规范信息整理标准，确保信息真实、完整；及时将汇总后的销售信息上报商务部经理，同步共享至相关部门，为公司销售策略调整、市场拓展及合同管理优化提供参考。7.合同评审与合规管控：协助开展合同评审工作，对照法律法规及公司制度，审核合同条款的合规性、严密性、可行性，重点关注合同主体资格、权利义务对等性、违约责任等核心内容，提出评审意见，确保合同评审齐全、合规，防范合同法律风险；严格落实合同保密管理要求，未经批准不得泄露合同订立与履行过程中的商业秘密，规范合同借阅、查阅流程，防范信息泄露风险；跟踪合同管理相关法律法规更新动态，及时调整合同管理工作方法，确保工作合规。8.其他事务：高效完成商务部经理及公司领导交办的各类临时性、突发性工作，主动对接内外部相关单位，落实各项工作要求；配合公司合规管理部门，完成合同管理合规检查、资料提交等相关工作；做好各类合同、标书、单据、统计报表等资料的整理、归档，确保工作可追溯；协助优化合同管理流程、MRPⅡ系统操作规范及单据管理标准，提升工作质量与效率。四、考核内容（正式版）1.合同管理规范性：合同编号、归档、登记的规范性，合同管理台账的完整性、准确性，合同履行跟踪的及时性，是否出现合同丢失、信息遗漏、履约跟踪不到位等问题，是否符合法律法规及公司制度要求。2.标书制定质量与时效：重大项目标书的编制质量（内容完整性、准确性、合规性），标书提交的及时性，是否出现标书错误、遗漏导致投标受影响等问题。3.合同评审与合规性：合同评审的完整性、细致度，评审意见的针对性、可行性，是否能有效防范合同法律风险，是否存在合同违规、评审缺失等问题。4.单据管理质量：各类单据开具的准确性、及时性，单据填写的规范性，单据流转的顺畅性，是否出现单据错误、遗漏、流转延误等问题，单据归档的完整性。5.MRPⅡ系统操作：系统数据录入、更新、维护的准确性、及时性，系统运行基础问题的排查与反馈效率，是否能依托系统实现数字化管控，确保系统数据与实际业务一致。6.统计分析成效：合同履行统计、销售信息汇总的准确性、及时性，分析报告的针对性、实用性，是否能为领导决策及工作优化提供有效支撑。7.内外部协同：与各部门、各营销机构及客户的沟通协同效果，工作衔接的顺畅性，是否能有效协调解决合同管理及相关工作中的衔接问题。8.上级综合评价：商务部经理及公司领导对其工作态度、责任心、执行力、合规意识、细节把控能力及各项工作完成质量的综合评定。五、聘用条件1.学历要求：本科及以上学历，法律、合同管理、工商管理、统计等相关专业优先；大专学历需具备3年以上合同管理相关工作经验，且在合同管控、标书制定或MRPⅡ系统操作方面表现突出。2.工作经历：具备2年以上合同管理或相关工作经验，有商贸企业合同管理、标书制定经验者优先；熟悉商务合同全流程管理，具备MRPⅡ系统操作经验，能独立完成合同归档、单据开具、统计分析等工作，了解重大项目标书制定流程者优先。3.知识技能：熟练掌握合同管理知识、统计知识、经济法规常识（重点熟悉《民法典》《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》）及公司相关产品知识；具备较强的文字处理能力，能熟练编制标书、统计报表及分析报告；熟练操作计算机及Office办公软件，精通MRPⅡ系统操作，具备良好的台账整理、数据统计及数字化办公能力；具备较强的细节把控能力、沟通协调能力及问题解决能力，能精准把控合同合规风险，妥善处理单据、合同相关基础问题。4.职业素养：具备强烈的责任心、敬业精神及合规意识，工作严谨细致、高效务实，注重细节、执行力强；具备良好的职业操守，严守公司商业秘密及合同信息，坚持原则、廉洁自律，能严格遵守公司规章制度；具备较强的抗压能力、学习能力及团队协作意识，善于配合领导及各部门开展工作，工作主动积极、认真负责，能高效完成各项工作