OA系统建设方案

*******办公自动化系统

需求分析文档

客户编号:

说明

本文档中所包含的内容是xxxx公司为*****办公自动化COA）系统建立的项目开发计划书，其中用

到了我方产品和技术的专有信息,这些信息不应当被扩散到以外。

版本

日期作者版本说明

2023年1月XXXX1.0建立

目录

目录..................................................................

1引言..................................................................

1.1编写目的........................................................

1.2背景............................................................

1.3定义、缩写词、略语..............................................

1.4参考资料........................................................

1.5读者对象........................................................

2项目概述.............................................................

2.1项目目的........................................................

2.2系统功能概述....................................................

2.2.1个人办公...................................................

2.2.2公文管理..................................................

2.2.3公共信息..................................................

2.2.4档案管理...................................................

2.2.5辅助工具...................................................

2.2.6系统设立...................................................

2.3系统涉及的组织结构..............................................

2.4.工作交流方式....................................................

2.5重要项目实行人员................................................

2.6文献.............................................................

2.7验收标准........................................................

2.8项目完毕的最后期限..............................................

3系统功能描述..........................................................

3.1系统功能设计原则................................................

3.2个人办公模块....................................................

3.2.1代办事宜...................................................

3.2.2催办信息..................................................

3.2.3工作代理...................................................

3.2.4日程安排...................................................

3.2.5个人邮件...................................................

3.3公文管理模块....................................................

3.3.1发文管理...................................................

1.流程....................................................

2.流程说明................................................

3.流程描述................................................

4.表单内容................................................

5.模板格式....................................................

3.3.2收文管理..................................................

1.流程图..................................................

2.流程说明：..............................................

3.流程描述................................................

4.模板格式.....................................................

3.3.3请示管理..................................................

1.流程....................................................

2.流程说明13

3.流程描述.................................................................14

4.输出格式.....................................................................14

3.3.4出差申请

1.流程.....................................................................15

2.流程说明.................................................................15

3.流程描述：....................................................................15

335出差报告...................................................

1.流程.....................................................................16

2.流程说明.................................................................16

3.流程描述：....................................................................17

3.3.6请假申请...................................................

1.流程.....................................................................17

2.流程说明.................................................................17

3.流程描述：....................................................................18

3.3.7来电管理...................................................

1.流程.....................................................................19

2.流程说明：..................................................................19

3.流程描述....................................................................20

3.3.8公告管理...................................................

1.流程.....................................................................20

2.流程说明.................................................................20

3.流程描述.....................................................................21

339用车申请

1.流程21

2.流程说明21

3.流程描述22

3310车辆维修管理

1.流程22

2.流程说明22

3.流程描述23

3.4人事管理

3.4.1人员考勤

3.4.2人事档案

3.5档案管理

3.5.1档案管理

3.5.2档案借阅

流程

3.5.2.2流程说明

3.5.23流程描述

3.6公共信息

361政策法规

3.6.2大事记

3.6.3公共文档

3.6.4图片库

3.7辅助工具

3.8系统管理.........................................................

3.8.1用户管理...................................................

3.8.2权限设立...................................................

3.8.3表单定制...................................................

3.8/流程定制..................................................

3.8.5系统日记...................................................

4实行计划...............................................................

4.1工作任务的分解和人员分工........................................

4.2接口人员........................................................

4.3关键问题........................................................

5运营环境规定..........................................................

5.1.硬件平台........................................................................32

5.2.软件平台33

1引言

1.1编写目的

本文档为*****办公自动化系统的项目开发计划。该开发计划将为所有的项目参与人员

明确描述待开发项目的重要工作内容、重要参与人员、开发的产品和验收标准、完毕项

目的时限、具体的实行计划（涉及任务的分解、接口人员、进度、预算、关键问题），以

及为支持本项目的开发所需要的各种条件和设施。

将在所原有信息化建设的基础上，增长新的办公流程，使用新的开发技术，以适应信息

化发展的需要，形成一个对整个系统的需求描述文档，使木近叱参与办公自动化系统

建设的人员对以下的内容有充足的了解，并在此基础上形成《****=1c办公自动化系统需

求分析文档》，此文档将贯穿整个项目的始终，作为系统设计和应用开发的依据。

1.2背景

本项目开发的系统的名称是“*****办公自动化系统”。*****提出了该项目的开发需

求，由XXXX公司负责开发工作，完毕后的系统将由*****使用。

1.3定义、缩写词、略语

•需求：用户解决问题或达成目的所需的条件或权能；系统或系统部件要满足协议、标准、规

范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。

•需求分析：涉及提炼、分析和仔细审查已收集到的需求，以保证所有的风险承担者都明白其

含义并找出其中的错误、遗憾或其它局限性的地方。

•模块的独立性：指软件系统中每个模块只涉及软件规定的具体的子功能，而和软件系统中其

他的模块的接口是简朴的。

•组织机构：*****内部的行政组织机构。

•流程：各业务解决部门事务解决时从开始至结束的整个过程。

环节：业务部门事务解决过程中每个岗位或涉及人员的解决动作。

路由规则：业务部门事务解决时每下步解决的选择拟定。

1.4参考资料

*《*****办公自动化系统技术协议》

•IS09000标准

1.5读者对象

•本需求分析说明书预定的合法读者为：

•本项目的所有负责人和决策者。

•参与需求分析和需求确认的*****有关业务人员和技术人员。

•本项目的软件开发人员。

•己授权可查阅本文档的其别人员。

2项目概述

*****目前使用了MSOffice等一些桌面办公系统，只能实现简朴的文献撰写、打印

功能，不能对文献的内容做完备的解决，尚处在办公自动化的初级阶段。现有的办公自动

化应用系统基本上是模仿手工解决信息的过程，没有充足运用计算机管理的特点彻底改

善办公手段和管理手段。另一方面，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅

速增长。

因而*****应开发出一套具有先进水准、高质、高效、智能型的办公自动化系统。通过

该系统的应用，准备和提供具有统一标准格式的准确信息，实现计算机辅助的业务信息

生成、收集、存储、加工、传递和不同层次的综合信息与业务报告，为工作决策提供有

力的信息支持，使各级管理人员之间的信息沟通与协调更为简化、及时和迅速。

2.1项目目的

本系统重要解决*****公文流转审批、部分业务流程的流转审批、公司综合档案管理以及平

常办公、人事管理、计划管理等工作的信息化建设。

2.2系统功能概述

如上图所示，*****办公自动化管理系统由以上子系统所组成。以下将对各个子系统的功能范围进

行概述。

2.2.1个人办公

这个模块是进行平常办公的重要模块。在这里可以起草各项工作，并进行各项待办事宜的解决，还可

以进行电子邮件的收发，以及对自己的平常工作进行安排，此外还可以进行个人选项的各项设立等。

2.2.2公文管理

在这里重要对各项需要审批的工作进行管理。如：收、发文，请假、请示等，还以对各项暂存的文献

进行继续操作。可以检索各种公文，察看其办理工程。假如有权限的话，还可以对各项公文进行管理

操作。

2.2.3公共信息

在这里可以发布一些公告，告知等，对一些可以公开的信息发布的地方，达成信息的共享。还可以对

一些文档进行管理，方便检索、查阅。

2.2.4档案管理

对平常办公中形成的各种需归档的文献资料（收文、发文等）按类别进行自动立卷的组

织，立卷分盒，生成卷内目录、案卷目录，重要实现档案的收集、整理、组卷工作。以及

对档案的查询、借阅与记录、销毁与静态信息维护。

2.2.5辅助工具

提高一些常用的办公工具，可以对平常办公提供相应的帮助，加快办公效率。

2.2.6系统设立

这个模块是系统管理员使用的，进行系统运营环境的相应设立。可以进行用户增长、删

除，用户权限的分派，以及系统日记的维护。并可以进行表单的定制、修改，工作流程的

调整等。

2.3系统涉及的组织结构

（待明确）

2.4.工作交流方式

用户.麓，分析员程序员

X__________*_____>

\\

软件开发计划软件规格说明

k———一，二二-----」'•_________________J

表示交换意见-A我示做出贡献

程序员是计算机专业人员，他们通过开发环境，同系统进行交互。他们负责设计应用程序

模块，根据固定的开发模式来编写应用程序，对开发环境进行操作。

系统分析员负责应用系统需求分析和规范说明，和用户及数据库管理员相组合，拟定开

发环境的软硬件配置并参与数据库各级模式的概要设计。

2.5重要项目实行人员

岗位角色人员

项目经理

需求分析员

程序员

2.6文献

名称内容要点

需求说明书项目概述，具体需求，

项目开发计划项目概述，实行计划

用户手册用途，运营环境，使用过程

2.7验收标准

产品标准

程序符合需求设计说明的标准，测试通过

需求说明书符合用户的具体需求

项目开发计划双方确认通过

用户手册满足用户使用规定

2.8项目完毕的最后期限

（待明确）

3系统功能描述

3.1系统功能设计原则

•以减轻常用数据输入、报表编制的工作量为重要目的，数据一次录入，动态追加，尽量减少数

据信息冗余。具有平常工作樨醒功能。

•面向不同限度的使用人员，人机界面和谐。通过人机对话框，选择所要完毕的工作类型，根据

使用人员工作习惯和规定设立屏幕格式。

•统一的数据信息输入、输出格式。

•可根据需要构成任何查询条件，实现组合查询和模糊查询。

•可设立不同权限的口令。

・软件模块化强，并有较好的通用性和灵活性。可以对每个模块进行独立..的编程、调试、修改

和扩充，而不影响整个系统，并可方便地扩充新模块。

软件可对准备输入、输出的数据库文献进行检测，自动校验数据格式、平衡关系和关联

数据的一致性，保证电子报表和数据库的对的性。对于不对的的数据或编码输入，自动给

出提醒，重新输入。

3.2个人办公模块

3・2.1代办事宜

这里列出了所有需要办理的工作，例如审核、会签、签发、阅办等。涵盖了系统中的所有流程。并对

不同的任务进行了分类。

3.2.2催办信息

假如需要办理的工作还没有办理，发送者可以给办理者发送催办信息，在这里列出的是其他用户对

当前用户的催办信息。

3.2.3工作代理

假如用户因某些因素无法通过电脑办理文献，可以通过设立代理，将自己办理文献的权限代理给同

级别的其他用户进行办理。

3.2.4日程安排

这里重要是为了对个人的平常活动进行提醒。可以把平常活动记录在这里，方便管理。

表单内容：内容描述类型长度规定备注

内容名称

taskname计划名称varchar50

content计划内容shorttext255

fromdate起始日期datetime20

todate结束日期datetime20

summarize总结shorttext255

remark备注shorttext255

3・2・5个人邮件

电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送

邮件、浏览接受到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒

体等多种格式文献）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。用户可

以很方便的完毕电子邮件的接受、发送、分类、查询与管理。

3.3公文管理模块

工作流的定制与应用见附件《工作流的创建及应用》

3.3.1发文管理

1.流程

2.流活动名称办理角色活动说明

程说明

编号

1发文拟稿所有人员起草发文，送审核员审核

2发文审核所有人员审核发文内容

3发文签发总经理

4发文封发保密员

5打印、归档保密员

备注:

1.除收文登录活动外其他活动都要填写解决意见。

3.流程描述

（1）发文拟稿

发文拟槁由拟稿人进行文献登录，重要登录来文名称、发文机关、文种、主题词等等。

可以加入附件，可以看附件的全文，可以加入发文的正文。起草完后送相关人员进行审核。

（2）发文审核

由审核人对发文内容进行审核，并填写审核意见。不批准的送拟稿人进行修改，批准后送拟稿人去送

签发。

（3）发文签发

由签发人对文献进行签发，并填写签发意见。

（4）发文封发

由封发人员为发文分派文号，并打印封发。

（5）发文归档

由归档人员对封发后的文档进行归档。

4.表单内容内容描述类型长度规定备注

内容名称

fldywh发文号varchar100

fldffrq封发日期varchar20

fldlm发文题名varchar200

fldzrz发文机关varchar100

fldqfr签发人varchar10

fldywrq签发日期varchar20

fldngr拟稿人varchar10

tldngrq拟稿日期varchar20

fldzsjg主送机关varchar2023

fldcsjg抄送机关varchar8000

fldmj密级cnum1

fldjjcd紧急限度enurn1

fldwz文种enum2

fldfs印发份数number4

fldcatcgorycodc分类号varchar20

tldbgqx保管期限enum1

fldztc主题词varchar100

fldfj附件名称shorttext255

fldbz备注shorttext255

fldzbbmid主办部门IDnumber11

fldyQg印发机关varchar60

fidtype发文格式enum100

fldgdfs归档份数number10

注:

♦拟稿人：发文起苴人，计算机自动产生；

♦发文号：发文的唯一标志号码，按有关公文函字号规定编号;

♦密级：分明文、秘密、机密、绝密，缺省为明文；

♦拟稿日期：拟稿完出时自动产生的时间

♦发文机关：发文的主办部门；默认：********;

♦封发日期：文献打印成文的时间，自动产生；

♦归档份数：文献归档的份数：

♦印发份数：文献印发的份数：

♦签发人：签署发布命令的人，文献签发后自动记录；

♦签发日期：文献签署生效的时间，文献签发后自动产生；

♦发文题名：发文的正文题目;

♦附件名称：发文附件的标题，多个附件时要进行编号;

♦主送机关：发文的主送机关；

抄送机关：发文需要的抄送机关；

主题词：发文的主题词，按有关规定编制。

5.模板格式

上行文、下行文、平行文、解决单。

3.3.2收文管理

1.流程图

2.流活动名称办理角色活动说明

程说

明：

编号

1收文登录保密员起草收文，送总经理拟办

2收文拟办总经理对收文进行拟办

3收文办理副总经理对收文进行办理

4收文运转保密员监控收文的办理情况，并可增长新的办理人员

5收文阅办所有人员按照审批人员的批示意见对收文进行办理

6收文归档保密员

备注：

I.收文登录活动可以进行文档的扫描或者引入已有的扫描文献。

2.除收文登录活动外其他活动都要填写解决意见。

（1）3.流程描述

（2）收文登录

收文登录由保密员进行文献登录，重要登录来文名称、来文日期、来文单位等等。

可以加入附件，可以看附件的全文。

•文献引入：有两种方式

•直接扫描引入

•电子图像引入

（3）收起草完毕后，送总经理进行审批。

（4）总经理进行收文拟办以后，可以送归档、送副总经理办理、送保密员运转。

（5）副总经理进行收文办理后，可以送归档、送保密员运转。

收文运转后，运转人员可以监控文献的办理情况，也可增长办理者。同时负责文献的办毕工作。办毕

后，所有经办人不能办理工作。

所有人员办毕后，文献送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

4模板格式

收文解决单。

3.3.3请示管理

1.流程

保密员：请示归档

2.流活动名称办理角色活动说明

程说明

编号

1请示拟稿所有人员

2请示审批总经理

3请示阅批副总经理

4请示办理拟稿人

5请示归档保密员

3.流程描述

（1）请示拟稿：一般成员可以进行请示拟稿，拟稿人可填写基本信息并填写请示人解决情况。

拟稿完毕后送领导阅批。

（2）请示审批：总经理对请示件进行审批批，填写批示意见。总经理可选择将请示件退回拟稿

人或者办毕；选择退回拟稿人表达请示未审批通过；选择办毕则表达请示已经审批通过。也可以送副

总经理进行阅批

（3）请示阅批：副总经理对请示件进行阅批，填写批示意见。副总经理可选择将请示件退回拟

稿人或者办毕；选择退回拟稿人表达请示未审批通过：选择办毕则表达请示已经审批通过。也可以送

总经理进行审批。

（4）请示办理：拟稿人对请示审批的结果进行解决

（5）请示归档：拟稿人把请示件送至保密员处，由保密员归档。

4.输出格式

领导批示：

请示件

•品部门：拟稿人:电话:

3・3.4出差申请

1.流程

2.流活动名称办理角色活动说明

程说明

编号

1出差申请所有人员由卅卅港

2出差阅批副总经理

3出差审批总经理

4出差归档申请人

(1)3.流程描述：

(2)出差申请：一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。

(3)出差阅批：根据经理是的规定，副总经理阅批相关的出差申请。副总经理可以不批准

退回申请人或者批准申请，也可以送总经理进行审批。

出差审批：由总经理对出差申请进行审批。总经理可以选择退回申请人或者批准申请。批准申请后，申

请表送申请人并有申请人进行归档。

出差归档：有申请人进行出差归档。

3.3.5出差报告

1.流程

3.流程描述:

(1)出差报告起草：一般成员可填写出差报告表，填写完毕后送总经理拟办。

(2)出差报告拟办：由总经理对出差报告进行拟办。总经理可以选择送归档、送副总经理办

理、送保密员运转。

(3)出差报告办理：假如需要，副总经理对出差报告进行办理，副总经理可以选择送归档、、

送保密员运转.

(4)出差报告运转后，运转人员可以监控文献的办理情况，也可增长办理者。同时负责文献的办毕工作。

办毕后，所有经办人不能办理工作。

(5)所有人员办毕后，文献送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

3.3・6请假申请

1.流程

2.流程说明

普通活动名称办理角色活动说明

人员

请假

申请：

编号

1请假申请所有人员

2请假阅批副总经理

3请假审批总经理

4请假归档申请人

3.流程描述:

(1)请假申请：一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批，

(2)请假阅批：由副总经理按规定对请假申请进行阅批。副总经理可以选择退回申请人或者

批准申请。批准申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。副总经理也可以送总经理进行审批。

(3)请假审批：有总经理对请假申请进行审批，可以不批准退回申请人或者批准申请。

(4)请假规档：有申请人对请假进行归档。

3・3・7来电管理

1.流程

6来电归档保密员

3.流程描述

(1)来电登录：一般成员可以进行来电登录，填写完毕后送总经理拟办。

(2)来电拟办：由总经理对来电进行审批。总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保

密员运转。

(3)来电办理：有副总经理对来电进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。

(4)来电运转后，运转人员可以监控文献的办理情况，也可增长办理者。同时负责文献的办毕工作。

办毕后，所有经办人不能办理工作。

(5)所有人员办毕后，文献送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

3.3.8公告管理

1.流程

旧口八上士44J,

小生好在

3也A八+

2.流程说活动名称办理角色活动说明

明

编号

1公告起草所有人员

2公告审批领导

3阅读公告所有人员

(I)3.流程描述

(2)公告拟稿：一般成员可起草公告。

公告审批：总经理和副总经理进行公告审批，审批通过进行后发布公告。

阅读公告：公告发布后，所有人可以阅读。

3・3・9用车申请

1.流程

深市卅

2.流程说活动名称办理角色活动说明

明

编号

1用车申请所有人员

2用车审查车管助理

3用车阅批车管领导

4用车审批总经理

5.用车申请归档申请人

（I）3.流程描述

（2）用车申请：如需要用车，先填写用车申请，送车管助理审查。

（3）用车审查：有车管助理对用车进行审查，可以恢复申请人，也可以送车管领导审批。

（4）用车阅批：车管领导对用车申请进行阅批。

用车审批：总经理对用车中请进行审批。

归档：有申请人进行用车申请归档。

3.3.10车辆维修管理

1.流程

2.流程说活动名称办理角色活动说明

明

编号

1车辆维修申请所有人员

2车辆维修阅批车管领导

3车辆维修审批总经理

4车辆维修归档车管助理

（1）3.流程描述

（2）车辆维修申请：如需要用车，先填写用车申请，送车管领导阅批。

（3）车辆维修阅批：车管领导对车辆维修申请进行阅批.

（4）车辆维修审批：总经理对车辆维修申请进行审批。

车辆维修归档：有申请人对车辆维修申请进行归档

3.4人事管理

3.4.1人员考勤

根据使用人员登录系统得时间，记入考勤登记表中。假如有出差、请假的，也将自动记入考勤登记表

中。假如有特殊情况，也可以由考勤人员进行维护。

考勤登记表：内容描述类型长度规定备注

内容名称

loginid登陆名varchar20

xm姓名varchar10

rq日期datetime10

kqlb考勤类别enum1

qjts请假天数number3

kqry考勤人员varchar10

bz备注varchar100

3.4.2人事档案

把所里现有人员登记入库，同时对人员流动进行相应的增、删除、修改等操作。

表单内容如下：

基本信息：内容描述类型长度规定备注

内容名称

id编号varchar100

name姓名varchar20

sex性别enum10

birthday出生日期datetime20

position职务enum10

positiongrade职级enum10

positiondate职级时间datetime20

technologyposition技术职务enum20

technologygrade技术等级enum20

techpositiondale技职时间datetime20

techgradedate技级时间datetime20

partydatc党团年月datetime20

nativeplace籍贯varchar20

nation民族varchar20

education学历enum20

degree学位enum10

contribution立功情况varchar2023

salary工资档次varchar100

salarydate档次时间datetime20

bloodtype血型enum20

healthy身体情况varchar20

height身高number5

weight体重number6

department部门varchar100

iswork是否在职enum10

address家庭住址varchar1000

postcode邮编number6

phone电话varchar20

bp手机号码varchar20

奖惩情况：内容描述类型长度规定备注

内容名称

date日期datetime20

content奖惩情况varchar1000

id命令号varchar100

memory备注varchar8000

个人简历：内容描述类型长度规定备注

内容名称

startdate开始Id期datetime20

enddate结束曰期datetime20

department所在单位varchar1000

position职务varchar100

memory备注varchar8000

学习情况：内容描述类型长度规定备注

内容名称

title标题varchar1000

place学习地点varchar1000

startdate开始日期datetime20

enddate结束日期datetime20

school院校varchar10()0

major专业varchar200

memory备注varchar8000

发表论文：内容描述类型长度规定备注

内容名称

date发表日期datetime20

tide论文题目varchar1000

journal刊物名称varchar1000

sort第几作者number2

fidyear年度varchar2()

flddjq第几期varchar20

科研成果：内容描述类型长度规定备注

内容名称

date时间datetime20

ccrtid证书号varchar100

title课题名称varchar1000

grade奖励等级varchar100

sort排名number2

出国情况：内容描述类型长度规定备注

内容名称

title标题varchar200

reason背景事由varchar2023

startdate开始日期datetime20

enddate结束日期datetime20

trust何国何任务varchar1000

condition完毕情况longtext8000

爱人情况：内容描述类型长度规定备注

内容名称

lovename姓名varchar20

lovesez性别enum20

lovcnation民族varchar100

loveorigin籍贯varchar100

lovebirthday出生年月datetime20

loveeducation文化限度enum100

lovclcagucdatc入团时间datetime20

loveparlydale入党时间datelime20

inarrydate结婚时间datetime20

loveworkdate工作时间datetime20

lovcworkdcpartmcnt工作单位varchar1000

loveposition任何职务varchar100

loveaddress单位地址varchar1000

lovebp移动电话varchar100

lovcphonc单位电话varchar100

子女情况：内容描述类型长度规定备注

内容名称

name姓名varchar20

sex性别enum20

birthday出生年月datetime20

workdepartinent工作单位varchar1(X)0

partytype政治面貌varchar20

phone家庭电话varchar100

bp移动电话varchar100

社会关系：内容描述类型长度规定备注

内容名称

name姓名varchar20

sex性别enum20

birthday出生年月datelime20

workdepartinent工作单位varchar1000

partytype政治面貌varchar100

relation与本人关系varcharKM)

nativeplace籍贯varchar100

3.5档案管理

档案管理系统重要负责对■文书和科技档案进行系统科学的管理。它涉及两个重要的部