文件归档与废弃规范

文件归档与废弃规范一、总则（一）目的规范。为加强文件管理，提高工作效率，确保文件安全，特制定本规范。文件归档与废弃是机关单位管理工作中的一项重要内容，直接关系到单位工作的正常开展和档案的完整性。通过规范文件归档与废弃工作，可以有效地保护文件资料，防止文件丢失、损毁和泄密，提高文件利用效率，促进单位管理的科学化、规范化。（二）适用范围。本规范适用于本机关单位所有部门和工作人员，包括但不限于文件的形成、流转、保管、利用和归档等各个环节。本规范明确了文件归档与废弃的原则、流程、责任和要求，旨在规范文件管理行为，提高文件管理水平，确保文件安全和有效利用。二、文件归档范围（一）归档要求。具有保存价值的文件材料，应当及时归档，确保归档文件的真实性、完整性、系统性和安全性。归档文件应当真实反映本单位各项工作的活动情况，是本单位工作活动的直接记录和凭证，具有查考利用价值，应当作为档案进行管理。（二）归档种类。主要包括以下几类文件材料：1.机关单位印发的文件，包括命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。2.机关单位制定的规章制度，包括各类管理办法、实施细则、操作规程等。3.机关单位召开的重要会议记录，包括会议议程、会议决议、会议发言等。4.机关单位与外单位签订的合同、协议，包括意向书、备忘录、合作备忘录等。5.机关单位人事管理文件，包括干部任免通知、职称评定材料、奖惩决定等。6.机关单位财务会计文件，包括预算、决算、会计凭证、会计账簿等。7.机关单位基建项目文件，包括项目立项报告、设计文件、施工文件、竣工验收报告等。8.机关单位科技项目文件，包括项目申请书、项目合同、项目验收报告等。9.机关单位照片、录音、录像等音像资料。10.机关单位其他具有保存价值的文件材料。三、文件归档流程（一）收集要求。文件形成部门应当及时收集、整理文件材料，确保文件材料的完整性、系统性和准确性。文件形成部门应当指定专人负责文件材料的收集、整理工作，对文件材料进行分类、排序、编号，并填写文件收集登记表。（二）整理要求。文件材料应当按照分类方案进行整理，确保文件材料的系统性和逻辑性。文件材料整理应当遵循“一事一档”的原则，将同一事项的文件材料作为一个档案进行整理，并按照时间顺序或者逻辑顺序进行排列。（三）鉴定要求。文件材料归档前应当进行鉴定，确保文件材料的保存价值。文件材料鉴定应当由机关单位档案部门组织有关人员进行，鉴定内容包括文件材料的真实性、完整性、系统性和保存价值等。（四）归档要求。文件材料鉴定合格后，应当及时归档，并填写文件归档登记表。文件归档应当遵循“谁形成谁归档”的原则，文件形成部门负责将文件材料归档到机关单位档案部门。四、文件废弃规范（一）废弃条件。不具备保存价值的文件材料，可以按照本规范进行废弃处理。不具备保存价值的文件材料是指已经失去查考利用价值，或者保存价值较低的文件材料，包括但不限于以下几类文件材料：1.没有保存价值的文件材料，包括已经失去查考利用价值的文件材料，或者保存价值较低的文件材料。2.已经超过保存期限的文件材料，包括已经超过法定保存期限的文件材料，或者已经超过机关单位规定的保存期限的文件材料。3.已经失去现实意义的文件材料，包括已经失去现实意义的文件材料，或者已经不再需要的文件材料。（二）废弃程序。文件废弃应当遵循严格的程序，确保废弃过程的规范性和安全性。文件废弃程序包括以下步骤：1.文件鉴定。机关单位档案部门组织有关人员对文件材料进行鉴定，确定文件材料是否具备保存价值。2.审批。文件鉴定合格后，应当报机关单位领导审批，批准后方可进行废弃处理。3.销毁。文件废弃应当采用焚烧、化浆等方式进行销毁，确保文件材料无法恢复。4.记录。文件废弃应当进行记录，包括废弃文件材料的名称、数量、时间、方式等，并填写文件废弃登记表。（三）废弃要求。文件废弃应当符合以下要求：1.文件废弃应当遵循“谁形成谁负责”的原则，文件形成部门负责将文件材料废弃到机关单位档案部门。2.文件废弃应当采用焚烧、化浆等方式进行销毁，确保文件材料无法恢复。3.文件废弃应当进行记录，包括废弃文件材料的名称、数量、时间、方式等，并填写文件废弃登记表。五、文件保管要求（一）保管条件。文件保管应当符合以下条件：1.温湿度适宜。文件保管场所的温湿度应当符合档案保管的要求，一般温度在14℃-24℃，湿度在45%-60%。2.安全防护。文件保管场所应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护措施。3.通风良好。文件保管场所应当保持通风良好，防止文件材料受潮发霉。（二）保管责任。文件保管应当明确责任，确保文件材料的安全。文件保管责任应当落实到具体人员，机关单位档案部门应当指定专人负责文件材料的保管工作，并签订责任书。（三）保管检查。文件保管应当定期进行检查，确保文件材料的安全。文件保管检查应当由机关单位档案部门组织有关人员进行，检查内容包括文件材料的完整性、安全性、温湿度等，并填写文件保管检查记录表。六、文件利用规范（一）利用条件。文件利用应当符合以下条件：1.符合规定。文件利用应当符合机关单位的规定，不得违反机关单位的规定进行文件利用。2.符合要求。文件利用应当符合机关单位的要求，不得超出机关单位的要求进行文件利用。3.符合程序。文件利用应当符合机关单位的程序，不得违反机关单位的程序进行文件利用。（二）利用程序。文件利用应当遵循严格的程序，确保文件利用过程的规范性和安全性。文件利用程序包括以下步骤：1.申请。文件利用者应当填写文件利用申请表，并提交机关单位档案部门审核。2.审批。机关单位档案部门对文件利用申请进行审核，审核合格后报机关单位领导审批。3.利用。文件利用者应当按照批准的内容和范围进行文件利用，并填写文件利用记录表。4.归还。文件利用者利用完毕后，应当及时将文件材料归还机关单位档案部门。（三）利用要求。文件利用应当符合以下要求：1.文件利用者应当遵守机关单位的规定，不得将文件材料带出机关单位。2.文件利用