行政会议筹备协调管理办法

行政会议筹备协调管理办法一、总则（一）目的依据。为规范行政会议筹备与协调工作，提升会议组织效率，确保会议质量，依据《党政机关会议管理暂行办法》及相关规定制定本办法。本办法适用于本机关各类行政会议的筹备、协调与管理工作。（二）适用范围。本办法涵盖行政会议的策划、准备、实施、总结等全流程管理，包括但不限于决策类会议、部署类会议、调研类会议等。涉及部门应严格遵照执行。（三）基本原则。坚持高效务实、精简节约、规范有序、协同联动原则，确保会议筹备工作科学化、制度化、标准化。二、组织架构（一）领导小组。成立行政会议筹备协调管理工作领导小组，由机关主要领导任组长，分管领导任副组长，办公室、财务处、后勤处等部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调重大会议筹备工作。（二）办公室职责。机关办公室为会议筹备协调管理部门，具体负责：1.制定会议筹备工作方案；2.协调各部门落实筹备任务；3.监督检查筹备进度与质量；4.统筹会议物资、场地、设备保障；5.撰写会议相关文件材料。（三）部门分工。各相关部门按职责分工承担会议筹备任务：1.财务处负责会议经费预算与审批；2.后勤处负责场地布置、设备维护；3.保卫处负责会议安全保卫；4.宣传处负责会议宣传报道。三、会议分类与标准（一）会议类型划分。根据会议性质与层级，分为：1.重大会议：需机关主要领导出席的决策类会议；2.专题会议：针对特定事项的研究部署会议；3.例行会议：定期召开的部门协调会议；4.外事会议：涉及外部单位的合作会议。（二）筹备标准要求。各类会议筹备应达到：1.文件准备：会议通知、议程、材料等3日前完成审核；2.场地布置：提前5日完成场地确认与布置方案；3.经费控制：预算执行率不超过±5%；4.人员保障：确保会议服务人员配备充足。四、筹备流程管理（一）会前准备1.筹备启动。办公室根据会议通知，10日内完成筹备方案编制，报领导小组审批；2.任务分解。按部门职责将筹备任务清单化，明确完成时限与责任人；3.风险预判。对可能出现的突发情况制定应急预案，包括设备故障、人员缺席等；4.预算编制。财务处依据会议规模编制经费预算，经审批后执行。（二）会中保障1.人员服务。确保会议服务人员提前30分钟到岗，做好签到、引导工作；2.设备调试。技术保障组提前2小时完成音响、投影等设备调试；3.现场监督。领导小组派员全程监督会议秩序与筹备落实情况；4.疫情防控。严格落实会议场所消毒、人员测温等防疫措施。（三）会后处置1.档案归档。会议结束后5日内完成会议记录、影像资料等归档工作；2.经费结算。财务处15日内完成经费决算，报领导小组审批；3.评估总结。办公室组织召开筹备工作评估会，形成书面报告；4.问题整改。对发现的问题制定整改措施，纳入下阶段工作改进。五、协调机制建设（一）信息通报。建立筹备工作日报制度，各部门每日17时前向办公室报送工作进展；（二）联席会议。遇重大会议筹备，每周召开联席会议协调解决重点问题；（三）督查督办。领导小组每月对筹备工作完成情况进行督查，对滞后环节实施督办；（四）考核评价。将筹备工作纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩。六、监督与问责（一）监督方式。通过现场检查、随机抽查、第三方评估等方式实施监督；（二）问责情形。对存在以下情形的予以问责：1.超期未完成筹备任务；2.经费违规使用；3.会议出现重大失误；4.违反保密规定。（三）处理程序。对违规行为按以下程序处理：1.初步核实。办公室接到举报后3日内完成核实；2.事实认定。组织相关部门进行事实调查；3.处理决定。依据相关规定作出处理决定；4.结果反馈。将处理结果书面反馈举报人。七、附则（一）解释权。本办法由机关办公室负责解释；（二）实施日期。本办法自印发之日起施行；