档案馆纸质档案抢救与修复制度

档案馆纸质档案抢救与修复制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《档案事业发展“十四五”规划》等行业法律法规，参照集团母公司关于档案管理的指导意见及企业内部控制管理要求制定。结合公司档案管理实际，为有效预防档案毁损风险、规范抢救修复工作流程、保障纸质档案安全，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案形成、收集、整理、保管、利用等全生命周期中涉及纸质档案抢救与修复的业务场景，包括但不限于档案日常维护、突发事件处置、重要档案抢救等情形。第三条本制度中下列术语定义：（一）“档案专项管理”指公司为确保纸质档案安全、完整、可用的全过程管理活动，包括风险识别、预防控制、应急处置、修复维护等环节。（二）“档案毁损风险”指因自然因素（如霉变、虫蛀、脆化）或人为因素（如不当处理、遗失）导致档案损毁或信息失真的潜在风险。（三）“档案合规”指抢救修复工作符合国家法律法规、行业标准和公司内部制度要求，确保档案管理合法有效。第四条档案抢救与修复工作遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则，坚持预防为主、抢救结合，确保档案抢救工作科学规范、高效协同。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案抢救与修复工作负总责，统筹资源保障和重大事项决策；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度并监督执行。第六条设立档案抢救与修复工作领导小组（以下简称“领导小组”），由分管领导牵头，档案管理部门、信息技术部门、后勤保障部门及相关部门负责人组成。领导小组履行统筹协调、决策审批、监督评价等职能，定期召开会议研究解决重大问题。第七条档案管理部门为档案抢救与修复工作的牵头部门，负责制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，并制定年度抢救修复计划。信息技术部门负责配合开展数字化抢救技术支持。后勤保障部门负责提供应急物资和场地支持。第八条专责部门包括档案管理部门及信息技术部门，负责业务合规审核、流程优化、技术指导、风险处置，确保抢救修复工作符合规范要求。第九条业务部门及下属单位承担本领域档案抢救与修复的主体责任，落实日常风险防控，配合完成档案交接、应急处置等工作。第十条基层执行岗位员工必须履行档案抢救与修复的合规操作责任，包括：严格执行档案处理规程、及时上报异常情况、参与应急演练等。岗位人员需签署合规承诺书，明确个人责任义务。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案日常巡查与鉴定档案管理部门应建立纸质档案定期巡查制度，每季度对库存档案开展全面检查，重点排查霉变、破损、字迹模糊等问题。鉴定结果需经领导小组审批后纳入档案管理台账。第十二条抢救修复方案制定对鉴定为抢救等级的档案，牵头部门需编制专项修复方案，明确修复范围、技术方法、周期预算、人员分工，经领导小组审批后方可实施。第十三条专业机构选择与监管抢救修复工作应委托具有资质的专业机构实施，通过招标方式确定合作单位，签订服务协议并明确质量标准。档案管理部门全程监督修复过程，验收合格后方可入库。第十四条恢复性保护措施修复过程中需采取恒温恒湿、避光保存等控制措施，禁止使用易造成二次损害的材料或工艺。修复档案需附具修复说明，建立完整的工作记录。第十五条数据迁移与备份抢救修复完成后，优先开展数字化迁移工作，确保原始档案安全前提下实现电子化存储。数字化成果需进行双备份，存储于不同物理环境的专用服务器。第十六条应急处置流程发生火灾、水浸等突发事件时，应立即启动应急预案：第一时间隔离现场、限制出入、联系专业机构进行抢救，同时保存现场证据并上报领导小组。第十七条资金使用规范抢救修复经费纳入公司年度预算，实行专款专用。采购材料、服务需严格履行审批程序，支出凭证由档案管理部门备案管理。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新档案抢救与修复制度应每年审核一次，根据法规变化、技术进步或业务调整及时修订，修订后由领导小组审定并发布。第十九条风险识别预警每年组织专项风险评估，识别关键环节风险点（如修复材料老化风险、数字化数据丢失风险），分级建立预警清单并定期通报。第二十条合规审查嵌入将抢救修复工作纳入业务决策审查环节，涉及重大抢救项目需经领导小组前置审查，未经审查的项目不得实施。第二十一条风险应对处置一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调资源，明确牵头部门、响应时限及协同要求。突发事件处置结果需提交领导小组备案。第二十二条责任追究对违反本制度的行为，视情节轻重采取警示谈话、绩效扣减、纪律处分等措施。造成重大损失的，依法依规追究相关责任。第二十三条评估改进每年开展专项管理有效性评估，通过问卷调查、现场检查等方式收集反馈，形成评估报告并纳入改进计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障各级领导需明确分管领域的抢救修复工作责任，领导小组每半年召开例会，研究解决重大问题并协调资源。第二十五条考核激励机制将抢救修复工作纳入部门绩效考核，优秀项目予以表彰奖励；对失职渎职行为，取消年度评优资格并严肃处理。第二十六条培训宣传每年开展全员档案安全培训，管理层重点学习合规履职要求，基层员工重点掌握操作规范，培训考核不合格者不得上岗。第二十七条信息化支撑开发档案抢救修复管理平台，实现流程线上审批、进度实时监控、数据自动归档，提升管理效率。第二十八条文化建设编制《档案抢救修复合规手册》，通过宣传栏、内部刊物等渠道普及知识，营造“人人重档、人人护档”的氛围。第二十九条报告制度每月形成工作简报，内容涵盖抢救修复项目进展、风险事件处置、制度执行情况等，