写字楼档案资料管理制度

写字楼档案资料管理制度一、总则（一）目的规范。为加强写字楼档案资料管理，确保档案资料安全、完整、有序，发挥档案资料作用，特制定本制度。写字楼档案资料管理应遵循统一领导、分级负责、安全保密、规范有序的原则，确保档案资料真实、准确、完整、系统。二、适用范围（一）机构界定。本制度适用于写字楼所有部门、全体员工及外来单位涉及写字楼档案资料的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等全过程管理。（二）档案类型。包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。三、组织机构与职责（一）领导小组。成立写字楼档案资料管理领导小组，由行政部经理担任组长，各部门负责人为成员，全面负责档案资料管理工作的组织领导。领导小组职责：1.审定档案资料管理制度；2.协调解决档案资料管理中的重大问题；3.监督考核档案资料管理工作。（二）归档部门。各部门负责人是本部门档案资料管理的第一责任人，负责本部门档案资料的形成、收集、整理和初步保管。归档部门职责：1.贯彻执行档案资料管理制度；2.指定专人负责档案资料日常管理；3.定期向档案室移交档案资料。（三）档案室。档案室是写字楼档案资料集中保管和利用的机构，由行政部指定专人负责，主要职责：1.接收、整理、保管各部门移交的档案资料；2.编制档案资料检索工具；3.提供档案资料利用服务；4.定期检查档案资料保管状况；5.办理档案资料的借阅、复制和销毁手续。四、档案资料的形成与收集（一）形成要求。档案资料必须真实反映工作活动，内容完整、准确、系统，格式规范，用语规范，符合档案管理要求。（二）收集范围。包括但不限于以下内容：1.上级机关文件；2.会议记录、决议、纪要；3.工作计划、总结、报告；4.规章制度、操作规程；5.合同协议、往来函电；6.人事档案、职称评定材料；7.财务凭证、报表；8.设备仪器档案；9.声像资料；10.其他具有保存价值的资料。（三）收集流程。1.各部门指定专人负责档案资料的收集；2.定期检查、清点、收集本部门形成的档案资料；3.将收集到的档案资料及时移交档案室；4.档案室对移交的档案资料进行审核、登记、编号。五、档案资料的整理与分类（一）分类原则。按照档案资料的自然形成规律和特点，结合写字楼实际情况，采用分类法进行整理。（二）分类体系。1.文书档案；2.科技档案；3.会计档案；4.声像档案；5.电子档案。（三）整理方法。1.保持档案资料的有机联系；2.区分保管期限；3.按年度、机构、保管期限进行分类；4.编制分类大纲。（四）编号规则。1.档号结构：分类号-年度-机构号-顺序号；2.分类号用大写字母表示；3.年度用4位阿拉伯数字表示；4.机构号用2位阿拉伯数字表示；5.顺序号用4位阿拉伯数字表示。六、档案资料的保管与安全（一）保管要求。1.档案库房应符合“八防”要求，即防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温；2.档案柜应排列整齐，编号清晰；3.档案资料应定期检查、清点、维护。（二）安全措施。1.档案库房应设置门禁系统，限制人员进出；2.重要档案资料应采取加密、备份等措施；3.定期进行安全检查，消除安全隐患；4.制定应急预案，应对突发事件。（三）借阅管理。1.建立档案资料借阅登记制度；2.借阅档案资料应填写借阅申请表，经部门负责人批准后办理借阅手续；3.借阅档案资料应妥善保管，不得损毁、涂改；4.借阅期限一般为30天，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。七、档案资料的利用与统计（一）利用方式。提供档案资料查阅、复印、摘录等服务。（二）利用程序。1.利用者填写档案资料利用申请表；2.档案管理员审核申请表；3.提供档案资料并做好登记；4.利用完毕后，检查档案资料状况并办理归还手续。（三）统计要求。1.建立档案资料利用统计台账；2.定期统计档案资料利用情况，分析利用规律；3.根据利用情况，调整档案资料管理策略。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则。按照国家档案局规定的保管期限进行鉴定。（二）鉴定程序。1.成立档案鉴定委员会；2.制定鉴定工作方案；3.对档案资料进行鉴定；4.编制档案资料鉴定意见书。（三）销毁要求。1.对失去保存价值的档案资料，应办理销毁手续；2.销毁档案资料应指定专人监督；3.销毁档案资料应做好记录，存档备查。九、电子档案管理（一）管理制度。1.电子档案与纸质档案一并管理；2.电子档案应定期备份；3.电子档案应设置访问权限；4.电子档案应做好防病毒、防篡改措施。（二）技术要求。1.电子档案应采用统一的文件格式；2.电子档案应添加元数据，包括题名、责任者、日期、关键词等；3.电子档案应建立索引，方便检索。（三）安全措施。1.电子档案应设置访问密码；2.电子档案应定期进行安全检查；3.电子档案应制定灾难恢复计划。十、监督与考核（一）监督检查。1.档案资料管理领导小组定期对档案资料管理工作进行监督检查；2.行政部对各部门档案资料管理工作进行日常监督；3.发现问题及时整改。（二）考核评价。1.将档案资料管理工作纳入各部门绩效考核；2.对档案资料管理工作优秀的部门和个人进行表彰；3.对档案