雁塔区档案管理制度汇编

PAGE雁塔区档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强雁塔区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本区实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于雁塔区各机关、团体、企事业单位及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：各单位应如实收集、整理、归档各类文件材料，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集反映本单位各项工作活动的文件材料，保持档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门区档案局作为全区档案工作的主管部门，负责对全区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。各单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确、安全。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系。4.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作。5.积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案服务。6.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位人员的档案意识。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累、归档制度，明确各部门和人员在文件材料形成过程中的职责。2.工作人员在办理完毕文件材料后，应及时将其交本部门的兼职档案员进行初步整理。兼职档案员应定期将整理好的文件材料移交本单位档案管理部门。（二）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件等。2.本单位在各项业务活动中形成的文件材料，如业务合同、协议、技术文件、项目资料等。3.本单位机构设置、人员任免、奖惩等文件材料。4.本单位资产、基建、设备等方面的文件材料。5.本单位与其他单位签订的合作协议、往来信函等文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，进行分类整理。3.按照档案的类别和保管期限，编制档号，填写案卷目录、卷内文件目录等检索工具。4.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，如基建档案可按工程项目分类，设备档案可按设备型号分类。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。4.声像档案：根据载体形式、内容等进行分类，如照片档案可按年度专题分类，录音录像档案可按录制时间、主题分类。5.电子档案：按照信息内容、数据结构等进行分类，建立相应的分类体系。（二）编号方法1.档号结构：由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、案卷号等组成。2.全宗号：由区档案局统一编制，赋予每个立档单位唯一的标识。3.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期、短期，分别用“Y”“C”“D”表示。5.机构（问题）代码：根据本单位的机构设置或问题分类进行编码。6.案卷号：按顺序依次编写，每个类别下的案卷号从“1”开始。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮（水）、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如消防器材、防盗门窗、除湿机、防虫药品、温湿度计等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放、查找和搬运，能够有效保护档案。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架存放，并建立档案存放位置索引。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑其价值。3.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立由档案管理人员、业务部门人员、保密人员等组成的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.永久保管的档案：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。3.经本单位负责人审核批准后，方可进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.服务至上原则：以满足利用者需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，确保档案信息的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位有关的档案，须经本单位负责人批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案，应按照法定程序办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案查阅室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序和要求进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等。档案利用登记册应永久保存。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各单位应将电子文件纳入档案管理范畴，明确电子文件的形成、积累、归档要求。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保其规范性和可读性。3.对电子文件进行分类、编号，建立与纸质档案相对应的电子档案目录数据库。（二）电子档案的存储与保管1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，对电子档案进行备份存储。2.定期对电子档案进行检测和维护，确保其数据的完整性和可用性。3.建立电子档案的访问控制机制，设置不同的用户权限，防止电子档案信息泄露。（三）电子档案的利用与传输1.提供便捷的电子档案利用方