部门档案管理制度6

PAGE部门档案管理制度6一、总则（一）目的为加强本部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为部门各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门所有科室、岗位及工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部门档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实准确原则：档案应如实反映部门工作活动的真实情况，数据准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，全面反映部门工作的全过程。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本部门各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.定期对档案进行检查、鉴定，确保档案的质量和安全。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。6.对下属科室的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）科室负责人职责1.负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.督促本科室工作人员及时将办理完毕的文件材料交档案管理人员归档。3.协助档案管理部门做好本科室档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、统计等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.积极为档案查阅、借阅人员提供优质服务，及时准确地查找所需档案。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的各类文件、报告、计划、总结、会议记录、合同协议、统计报表等。3.本部门工作人员在工作中形成的重要业务文件、技术资料、科研成果等。4.反映本部门历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.工作人员在办理完毕文件后，应及时将文件交本科室负责人审核签字，然后移交档案管理人员。3.对于重要文件、紧急文件，应优先收集归档。4.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。本部门档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案的备份和安全。2.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。3.电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库时间、数量、去向等信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本部门主要职能活动和历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映本部门一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作由档案管理部门组织，相关业务科室人员参加。3.鉴定时应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的价值，提出鉴定意见。4.经过鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报部门领导批准后销毁。销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅本部门档案的，须持单位介绍信，经部门领导批准后，方可查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，须经部门主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案管理人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.本部门工作人员因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外单位人员借阅本部门档案的，须持单位介绍信，经部门领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅重要档案或涉及机密的档案，须经部门主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并在《档案借阅登记表》上登记。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上注销登记。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应按时报送部门领导和上级档案管理部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.本部门撤销或合并时，应将档案移交给上级主管部门或指定的档案管理机构。2.工作人员调动工作时，应将本人保管的档案移交给所在科室负责人，由科室负责人统一移交档案管理部门。3.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和服务水平，为部门各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.建立档案数字化加工流程，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，确保数字化档案的质量。3.开发或选用适合本部门的档案信息化管理软件，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一