葛洲坝采购制度

PAGE葛洲坝采购制度一、总则（一）目的为规范葛洲坝采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于葛洲坝集团及其所属各单位的物资采购、工程设备采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算等。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.选择供应商，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调处理合同纠纷。5.建立供应商档案，评估供应商绩效。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作。3.质量部门：对采购物资和设备的质量进行检验和监督。4.法务部门：为采购活动提供法律支持，审核采购合同等法律文件。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目进度和实际需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门接到采购申请表后，对采购需求进行汇总分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资或服务的价格、运输费用、税费等各项费用。2.采购预算经财务部门负责人审核签字后，提交给采购决策委员会审批。（四）采购方式选择1.根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.招标采购适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资或服务。询价采购适用于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足且价格比较透明的物资或服务。竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资或服务。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资或服务。（五）采购实施1.招标采购采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间等信息。供应商报名后，采购部门对供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。采购部门向合格供应商发放招标文件，供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.询价采购采购部门向多家供应商发出询价函，询价函应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。供应商收到询价函后，在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表、技术专家、财务专家等组成。采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，供应商按照谈判邀请书要求提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、理由、拟采购的货物或者服务的说明、预算金额、拟定的唯一供应商名称、地址等信息。单一来源采购申请表经采购部门负责人审核签字后提交给采购决策委员会审批。采购决策委员会批准后，采购部门与唯一供应商进行谈判，签订采购合同。（六）合同签订与履行1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。3.供应商按照采购合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务，采购部门组织验收。验收合格后，采购部门按照合同约定支付货款。（七）采购监督与评估1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购秩序。2.供应商评估采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，建立供应商绩效档案。根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响项目进度和质量。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等可能导致企业利益受损。4.合规风险：采购活动违反法律法规和相关政策，可能面临法律责任和行政处罚。（二）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商进行实地考察。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的检验和验收。3.合同风险应对加强采购合同管理，制定合同模板，明确合同条款，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。建立合同执行跟踪机制,及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，避免合同纠纷。4.合规风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。建立采购合规审查机制，对采购活动进行全过程合规审查，确保采购活动合法合规。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面进行评估。2.通过公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判等方式，从符合准入标准的供应商中选择合适的供应商。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）供应商关系维护1.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商激励机制，对长期合作、表现优秀的供应商给予一定的优惠政策和奖励。六、采购信息化管理（一）建立采购信息管理系统1.利用信息化技术，建立采购信息管理系统，实现采购需求、采购计划、采购合同、供应商管理等采购业务的信息化管理。2.采购信息管理系统应具备信息发布、在线招标、在线询价、在线谈判、合同管理、