组织部档案保管制度规定

PAGE组织部档案保管制度规定一、总则（一）目的为加强组织部档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于组织部各类档案的保管工作，包括但不限于干部人事档案、组织工作文件档案、会议档案、活动档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则组织部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确、完整，如实反映组织部各项工作的历史过程和实际情况。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及党和国家机密以及个人隐私的档案信息进行严格保密，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的服务效能，为组织部各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置组织部设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和组织部实际情况，制定和完善档案保管、利用、保密等各项管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责组织部各类档案的收集、整理工作，确保档案材料齐全、完整、分类准确、编目规范。3.档案保管建立健全档案保管设施，确保档案安全存放，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。4.档案利用服务为组织部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.档案鉴定与销毁按照规定对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。7.档案统计与分析定期对档案管理工作进行统计，分析档案利用情况和存在问题，为档案管理决策提供依据。8.培训与指导对组织部各部门档案管理工作进行业务培训和指导，提高整体档案管理水平。三、档案收集（一）收集范围1.干部人事档案包括干部履历表、自传、鉴定、考核、考察材料、学历学位、专业技术职务（职称）、党团材料、奖励处分、工资待遇、任免、出国（境）等材料。2.组织工作文件档案组织部制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、领导讲话等。3.会议档案组织部召开的各类会议的通知、议程、报告、决议、记录、纪要等材料。4.活动档案组织部组织开展的各类活动的方案、通知、宣传资料、活动记录、照片、视频等材料。5.其他档案与组织部工作相关的其他具有保存价值的文件、资料、图表及实物等。（二）收集要求1.及时收集各部门应在工作完成后及时将应归档的材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.齐全完整收集的档案材料应齐全、完整，能够全面反映组织部各项工作的真实情况，不得遗漏重要材料。3.真实准确档案材料内容必须真实、准确，符合实际情况，不得弄虚作假或随意涂改。4.规范整理移交的档案材料应按照规定的分类标准和整理方法进行初步整理，确保材料的规范性。（三）收集程序1.部门移交各部门指定专人负责档案材料的收集和整理，定期将整理好的档案材料移交档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案管理部门接收档案管理部门对移交的档案材料进行核对，检查材料的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收，并在档案移交清单上签字确认。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等内在联系进行整理，保持文件之间的有机联系。2.分类科学合理根据档案的性质、内容和用途，进行科学分类，便于档案的保管和利用。3.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.分类按照档案的类别进行分类，如干部人事档案分为履历类、自传类、鉴定类等；组织工作文件档案分为政策法规类、工作计划类、工作总结类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理流程1.初步审核档案管理部门对接收的档案材料进行初步审核，检查材料的完整性和规范性，不符合要求的及时退回原部门补充或修正。2.分类整理按照整理原则和方法，对审核合格的档案材料进行分类、编号、编目和装订等整理工作。3.质量检查整理完成后，对档案整理质量进行检查，确保整理工作符合要求。4.上架存放将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。五、档案保管（一）保管设施建设1.档案库房建设专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案安全存放。2.档案装具配备符合标准的档案装具，如档案柜、档案架等，用于存放档案，装具应坚固耐用，便于档案的存放和管理。3.温湿度控制设备安装温湿度控制设备，确保库房内温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.消防设备配备必要的消防设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保消防设备完好有效。5.安全监控设备安装安全监控设备，对档案库房进行24小时监控，确保档案库房安全。（二）档案存放1.分类存放按照档案的类别和编号顺序，将档案分类存放在档案装具中，便于查找和管理。2.标识清晰在档案装具上标明档案类别、编号、起止年度等信息，便于快速定位和查找档案。3.定期盘点定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号等信息，确保档案账实相符。（三）档案保管期限1.永久保管对涉及党和国家机密、重大历史事件、重要干部人事任免等具有长远保存价值的档案，实行永久保管。2.定期保管对其他档案根据其重要程度和保存价值，确定保管期限，定期保管期限分为30年、10年。（四）档案安全管理1.保密制度严格执行档案保密制度，对档案管理人员进行保密教育，签订保密责任书，防止档案信息泄露。2.借阅审批档案借阅必须经过严格的审批程序，填写借阅申请表，经相关领导批准后方可借阅。3.归还检查档案借阅归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。4.安全检查定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案安全。六、档案利用（一）利用范围1.组织部内部组织部各部门因工作需要查阅、借阅档案，为组织决策、工作开展提供参考依据。2.外部单位因工作需要并经相关部门批准，外部单位可以查阅组织部部分公开的档案资料。（二）利用方式1.查阅档案利用者可以在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅根据工作需要，档案利用者可以办理档案借阅手续，将档案借出使用，但必须在规定的时间内归还。（三）利用程序1.申请档案利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。2.审批申请表经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人审批，重要档案需经组织部领导批准。3.查阅或借阅审批通过后，档案利用者按照规定到档案管理部门查阅或借阅档案，并在档案利用登记表上签字确认。4.归还档案利用者使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（四）利用限制1.保密限制涉及党和国家机密以及个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.利用范围限制档案利用应严格按照规定的利用范围进行，不得超出范围使用档案。3.保护档案原件档案利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案原件，如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复制。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值。2.客观公正鉴定工作应客观、公正，不受主观因素影响，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的保存价值确定保管期限。2.综合分析综合考虑档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素，对档案进行综合分析，确定其保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核后，报组织部领导批准。3.销毁实施按照批准的销毁清