社区档案制度管理

PAGE社区档案制度管理一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类档案的管理，包括但不限于社区组织建设、居民信息、社区活动、环境卫生、安全管理、社会保障等方面形成的文件、资料、图表、声像等各种载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案实行集中统一管理，由社区档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容应真实反映社区工作的实际情况，数据准确可靠，手续完备，不得弄虚作假。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则档案管理应便于社区工作人员和居民查阅利用，提高档案的利用效率，为社区工作和居民生活提供服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立社区档案管理领导小组，由社区主任担任组长，各分管副主任担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审议社区档案管理工作的重大事项，指导档案管理工作的开展，协调解决档案管理工作中的问题。（二）档案管理部门设立社区档案管理办公室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理办公室职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善社区档案管理制度。2.负责社区各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整、准确、系统。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。5.积极开发档案信息资源，为社区工作和居民提供档案查阅、咨询等服务，充分发挥档案的利用价值。6.组织开展档案业务培训，提高社区工作人员的档案意识和业务水平。7.完成上级档案管理部门和社区领导交办的其他档案管理工作任务。（三）各部门职责1.各部门负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，指定专人负责档案管理工作，并将档案管理工作纳入部门工作计划和岗位职责。2.在工作中形成的各类文件、资料、图表等，应及时整理、分类，定期移交档案管理部门。移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供所需的档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区党组织建设方面：包括党组织文件、会议记录、党员名册、党员活动资料等。2.社区居委会工作方面：包括居委会文件、工作计划、工作总结、会议记录、居民代表会议资料、社区自治章程、居民公约等。3.社区服务方面：包括社区服务项目资料、服务对象信息、服务记录、志愿者活动资料等。4.社区环境卫生方面：包括环境卫生管理制度、检查记录、整改通知、环境卫生宣传资料等。5.社区安全管理方面：包括安全管理制度、安全检查记录、隐患排查治理资料、应急预案、安全宣传资料等。6.社区社会保障方面：包括居民社会保障信息、低保户档案、特困人员档案、就业创业资料等。7.社区文化活动方面：包括文化活动计划、活动记录、活动照片、视频资料等。8.社区其他工作方面：包括各类合同协议、财务收支凭证、固定资产台账、来信来访记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案资料。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、社区服务类、环境卫生类、安全管理类、社会保障类、文化活动类、其他类等八大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023党群001”表示2023年党群工作类的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.库房应安装温湿度计、空调、除湿机等设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。（二）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，对档案的收进、移出、借阅、归还等情况进行详细记录。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新。5.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设备，严禁无关人员进入库房。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映社区主要职能活动和历史面貌的，对社区工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管凡是在相当长的时期内对社区工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对社区工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，并结合社区实际情况进行确定。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和社区档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务社区原则档案利用工作应围绕社区工作和居民需求，为社区建设、管理和服务提供支持和保障。3.保密安全原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.社区工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理部门查阅。2.居民因个人事务需要查阅与其自身相关档案的，应提交有效身份证件，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.因工作需要查阅档案的其他单位或个人，应持单位介绍信或相关证明材料，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅档案利用者可在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，应认真核对档案数量和质量，如发现问题，应及时报告档案管理部门。3.出具证明档案管理部门可为利用者出具与档案内容相关的证明材料，证明材料应加盖档案管理部门公章。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还时间等情况进行详细记录。档案利用登记册应长期保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.档案保管期限已满，且已失去保存价值的。2.重复、多余或不具备查考利用价值的。3.因保管不善，造成档案严重损坏，无法修复的。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案的题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。档案销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报社区领导审批。4.经社区领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。（四）销毁记录档案销毁后，应将档案销毁清册、销毁记录等相关资料整理归档，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社区档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对社区现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理系统建设开发或选用适合社区档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.网络安全管理加强档案信息化管理的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.档案管理系统应具备良好的兼容性和扩展性，能够满足社区档案管理工作的需要。3.加强档案信息化管理的培训，提高档案管理人员的信息化操作技能。4.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.社区档案管理领导小组定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，对不符合档案管理规定的部门，提出整改意见，并跟踪整改