甘肃中小学档案管理制度

PAGE甘肃中小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强甘肃中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，结合甘肃中小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃省行政区域内各级各类中小学，包括公办、民办中小学及九年一贯制学校等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集学校在教育教学、行政管理、师资队伍建设、学生成长等方面形成的各类文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及学校机密、师生隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于学校各部门及师生查询利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.学校应设立独立的综合档案室，负责全校档案的集中统一管理。档案室应配备必要的办公设备，如档案柜、电脑、打印机、复印机等，确保档案管理工作的正常开展。2.档案室应根据学校规模和档案数量，合理划分档案库房、阅档室、办公区等功能区域，保证档案存放安全、有序，查阅方便。（二）人员配备1.学校应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校工作流程，具有较强的责任心和保密意识。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需调整时，应做好档案交接工作，确保档案管理工作的连续性。（三）职责分工1.档案管理机构职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。负责全校各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。开发利用档案信息资源，为学校教育教学、管理及各项工作提供档案资料支持和服务。指导学校各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对兼职档案员进行业务培训和工作指导。参与学校重大活动和重要工作，及时收集相关档案资料，确保档案的完整与准确。2.档案管理人员职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施维护档案的安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。按照规定办理档案的借阅、查阅手续，严格控制档案的流向，确保档案的合理利用和保密安全。负责档案信息的数字化录入和管理，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。协助档案管理机构开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录和统计。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治教育、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件。3.教育教学类：涉及学校教学计划、课程标准、教材教案、教学研究、学生学籍管理、考试成绩、教学成果等方面的资料。4.学生管理类：包含学生入学、转学、休学、毕业等学籍变动材料，学生奖惩、助学金申请、综合素质评价等相关文件。5.教师业务类：教师个人教学档案、培训记录、教学业绩考核、科研成果、师德师风建设等方面的材料。6.特殊载体类：如学校建设与发展的照片、录音、录像、光盘、实物档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、时间顺序、重要程度等进行分类整理，便于查找和利用。3.整理后的档案应符合国家档案整理标准，做到分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.分类：按照档案收集范围，将档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、教师业务类、特殊载体类等一级类目，在一级类目下再根据档案内容细分二级、三级类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。可采用年度类别顺序号的编号方式，如“2023行政管理001”，表示2023年行政管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于查询和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或涂改。四、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.档案架应坚固耐用，并根据档案类别和保管期限进行合理排列，便于档案的存放和查找。3.配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施设备，确保档案保管安全。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：对学校具有长远利用价值和历史查考意义的档案，列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，分别列为30年或10年保管。3.具体档案保管期限的划分按照国家档案保管期限表及教育行业相关规定执行。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员未经许可不得进入。档案管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案保管状况，发现问题及时处理。2.严格执行档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。档案借出时，应办理借阅手续，明确归还时间；归还时，应认真检查档案是否完好无损。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁档案。五、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因教育教学、管理、科研等工作需要，可查阅利用相关档案。2.师生个人因学习、研究、证明身份等正当理由，可申请查阅本人相关档案。3.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅与本单位业务相关的档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案进行查阅。查阅档案时，利用者应在阅档室内进行，不得擅自将档案带出阅档室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构负责人批准。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，确保档案安全完整。（三）利用手续1.校内各部门查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号，经部门负责人签字后，提交档案管理机构。档案管理机构审核同意后，安排查阅。2.师生个人查阅本人档案，应持有效身份证件，填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字后，到档案管理机构办理查阅手续。3.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理机构应安排专人陪同，确保档案安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的历史价值、现实利用价值、完整性、准确性等因素，综合判断档案是否仍具有保存意义。2.对涉及学校重要历史事件、重大决策、关键业务等方面的档案，应适当延长保管期限；对已失去利用价值、重复或内容虚假的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写《档案鉴定销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息。2.《档案鉴定销毁清册》经学校分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时，应采用焚烧、粉碎等有效的销毁方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排监销人员在场监督，并在《档案鉴定销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案鉴定销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，对档案信息进行深度挖掘和分析，为学校决策提供数据支持和参考依据。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家档案数字化标准要求，一般不低于200dpi。扫描后的图像应清晰、完整，色彩还原准确。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等处理，确保图像质量。同时，对图像进行命名和存储，命名应遵循唯一性和系统性原则，便于检索和管理。3.数据录入：将档案的目录信息、元数据等录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。录入的数据应准确、完整，与扫描图像一一对应。4.挂接存储：将处理后的图像文件与录入的数据库信息进行挂接，实现档案信息的数字化存储和管理。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的及时更新和准确维护。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行模糊查询和精确查询，方便快速查找所需档案信息。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，如档案数量统计、保管期限分布统计、利用情况统计等，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，不同用户根据其职责和需求，具有不同的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据安全与维护1.在档案信息化管理系统中设置数据备份机制，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.加强对档案信息化管理系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，防止网络攻击和病毒入侵。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性，及时处理系统运行过程中出现的问题。八、监督与检查（一）监督机制1.学校建立档案管理工作监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。2.学校纪检监察部门负责对档案管理工作中的违规行为进行监督检查，对违反档案管理制度的单位和个人，依法依规追究责任。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定要求。2.档案管理机构和人员的配备情况，档案管理人员的业务能力和工作责任心。3.档案库房的保管条件，档案的安全状况，消防、防盗、防潮、防虫等设施设备的运行情况。4.档案信息化管理系统的建设和运行情况，档案数据的安全与维护情况。（三）检查方式1.定期检查：学校每年组织一次档案管理工作全面检查，对档案管理工作进行综合评估。2.不定期抽查：档案管理机构根据工作需要，不定期对各部门的档案管理情况进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点环节或存在的突出