煤矿档案制度汇编

PAGE煤矿档案制度汇编一、总则（一）目的为加强煤矿档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿生产、建设、管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于本煤矿各部门、各单位及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。煤矿档案工作实行集中统一领导，由综合档案室归口管理全矿档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则。各部门、各单位应确保档案的形成过程真实、内容完整、数据准确，全面反映煤矿各项工作的历史面貌。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，为煤矿生产经营和管理决策提供有力支持。4.安全保密原则。加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本煤矿档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本煤矿各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作，定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整和安全。4.指导和监督各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务质量。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的形成和积累工作，指定专人负责档案管理，确保档案的及时收集、整理和移交。2.按照档案管理要求，对本部门、本单位形成的文件材料进行分类整理，定期向综合档案室移交应归档的档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅档案。4.加强对本部门、本单位档案管理人员的管理，保持人员相对稳定，确保档案工作的正常开展。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等操作，确保档案的有序存放和安全保管。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续，及时催还档案，防止档案丢失或损坏。4.积极开展档案编研工作，编写档案检索工具和参考资料，为档案利用提供便利。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作，确保档案信息的准确和安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映煤矿生产、建设、经营、管理等各项活动的文件材料，包括上级文件、本矿文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、技术资料、图纸等。2.煤矿在科研、技术改造、工程建设等项目中形成的文件材料，如项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。3.煤矿财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等会计档案。4.煤矿人事管理工作中形成的员工档案、任免文件、考核记录、培训资料等人事档案。5.煤矿在安全生产、环境保护、质量管理等方面形成的文件材料，如安全规程、环境监测报告、质量标准等。6.煤矿的声像档案，包括照片、录音、录像等，记录煤矿重要活动、工程建设、设备运行等情况。7.煤矿获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对重要文件材料应实行双套制收集，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体符合要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录，装订成册。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷，编制卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计年度保管期限进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，分类存放各类材料。5.声像档案：按照内容时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物等信息，编制声像档案目录。6.实物档案：对实物进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，妥善保管。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对已超过保管期限、失去保存价值的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和清查，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对确无保存价值的档案进行销毁处理。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经矿长批准后，由档案管理人员和监销人员共同在指定地点对档案进行销毁，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.根据档案的保管期限和重要程度，合理调整档案的保管位置。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案信息泄露。六、档案利用（一）利用范围1.本煤矿内部各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、业务合作等需要查阅本煤矿相关档案。3.司法机关、行政机关因办案、执法等需要查阅本煤矿档案。（二）利用程序1.本煤矿内部人员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经矿长批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案需出具相关证明文件，经矿长批准后，按照规定程序查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，明确借阅期限和归还时间。2.档案管理人员应根据利用者的需求，提供必要的帮助和服务，如复印、摘录档案内容等。（四）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息，确保档案利用的可追溯性。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务质量，为煤矿生产经营和管理决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理系统，建立档案数据库。2.档案信息检索：利用档案管理系统提供的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。3.档案利用服务：通过网络平台为利用者提供档案查阅、借阅、下载等服务。4.档案安全管理：采取数据备份、加密存储传输、用户认证等措施，确保档案信息安全。（三）