民政厅档案管理制度

PAGE民政厅档案管理制度一、总则（一）目的为加强民政厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在民政工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民政厅机关各处室、直属事业单位及下属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则民政厅档案实行集中统一管理，由厅办公室负责档案管理工作的组织、协调和指导，各处室、直属事业单位及下属单位应明确专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实完整原则档案应如实反映民政工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为民政工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立民政厅档案管理领导小组，由厅长担任组长，分管办公室工作的副厅长担任副组长，各处室、直属事业单位负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室办公室作为档案管理的职能部门，负责档案管理工作的具体组织实施，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善民政厅档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计民政厅各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。6.对各处室、直属事业单位及下属单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训和交流活动。7.开发利用档案信息资源，为民政工作提供决策依据和参考资料。（三）各处室、直属事业单位及下属单位各处室、直属事业单位及下属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，确保档案管理工作落到实处。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交厅办公室。3.积极配合厅办公室开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发给民政厅的各类文件、指示、通知等。2.民政厅形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.民政厅与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。4.民政厅组织的各类会议、活动形成的文件、资料、照片、音像等。5.民政厅工作人员在工作中形成的各类业务文件、档案等。6.民政厅下属单位上报的各类文件、资料、统计报表等。（二）收集要求1.各处室、直属事业单位及下属单位应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理分类。2.对于重要文件、资料应实行双套制，即一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理的要求进行存储和管理。3.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照民政工作的职能和档案的内容，将档案分为综合类、业务类、人事类、财务类、基建类等类别。每个类别下再根据档案的具体内容进行细分。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如2023综合001，表示2023年综合类的第一份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不得压字、掉页。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.档案应装盒保管，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映民政工作重大历史事件、重要政策法规、重要业务活动等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管凡是在较长时间内对民政工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管凡是在较短时间内对民政工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本厅工作人员因工作需要，可查阅本厅保管的档案。外单位查阅档案，应按照规定履行审批手续。（二）查阅手续1.本厅工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息，经所在处室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向民政厅办公室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，并加盖查阅单位公章。经厅办公室负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅人应填写《档案查阅登记表》，并按照指定的时间和地点查阅档案。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。复印的档案材料应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门公章。4.查阅档案结束后，查阅人应将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）利用服务档案管理部门应积极主动地为利用者提供服务，根据利用者的需求，及时、准确地提供档案信息。对于重要的档案利用需求，应进行跟踪服务，确保利用效果。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人担任组长，档案管理人员、业务骨干等为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行鉴定和处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经厅办公室负责人审核、厅长批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。销毁时应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定两名以上监销人员在场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁时间、销毁方式等内容。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整，及时报送厅办公室负责人和上级档案管理部门。（二）移交工作1.各处室、直属事业单位及下属单位应按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交厅办公室。移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案类别、年度、数量、移交时间等信息，并双方签字确认。2.厅办公室应定期对接收移交档案进行核对和清点，确保档案的完整和准确。3.档案管理人员工作变动时，应办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，注明交接档案的类别、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平，为档案的查阅和利用提供更加便捷的服务。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、利用、统计、移交等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理局域网，实现档案管理部门与各处室、直属事业单位及下属单位之间的