核心区建设档案管理制度

PAGE核心区建设档案管理制度一、总则（一）目的为加强核心区建设档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在核心区建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于核心区内所有参与建设项目的部门、单位及个人形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：核心区建设档案由专门的档案管理机构集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映核心区建设的全过程，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集核心区建设各阶段、各方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案记录要准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。5.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立核心区建设档案管理中心，负责核心区建设档案的日常管理工作。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定核心区建设档案管理的各项规章制度。2.负责核心区建设档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.指导和监督核心区内各部门、单位及个人的档案管理工作。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度。（三）各部门、单位及个人职责1.各部门、单位应指定专人负责本部门、单位档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.参与核心区建设的个人应将在工作中形成的各类档案资料及时移交所在部门或单位，不得据为己有。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.工程规划文件：包括总体规划、详细规划、建筑设计方案、施工图设计文件等。3.工程建设文件：包括工程招投标文件、施工合同、工程监理文件、工程施工记录、工程变更文件、工程竣工验收文件等。4.设备采购文件：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备验收文件等。5.科研项目文件：包括科研项目立项文件、科研项目研究报告、科研项目成果鉴定文件等。6.其他相关文件：包括与核心区建设有关的会议纪要、领导批示、往来函件等。（二）收集要求1.各部门、单位及个人应按照档案管理中心的要求，及时将各自形成的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间顺序、内容性质等进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门、单位整理好的档案资料应定期移交档案管理中心，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理中心对接收的档案资料进行审核，审核合格后进行归档。3.归档后的档案应按照分类编号顺序排列上架，便于保管和查找。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映核心区建设重大历史事件、重要决策、重要成果等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映核心区建设主要过程和基本情况，在较长时间内对核心区建设和管理有查考利用价值的档案，应长期保管，保管期限一般为30年。3.短期保管：凡是反映核心区建设一般情况，在较短时间内对核心区建设和管理有查考利用价值的档案，应短期保管，保管期限一般为10年。（三）保管要求1.档案管理中心应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.核心区内各部门、单位及个人因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位及社会各界因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门或单位负责人签字同意后交档案管理中心。2.档案管理中心对查阅申请表进行审核，审核合格后提供档案查阅服务。3.查阅档案应在档案管理中心指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理中心。4.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理中心同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、利用。2.档案查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去利用价值的档案，经鉴定小组审核后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理中心编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报核心区建设主管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理中心派人监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立核心区建设档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数据库。2.系统开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.安全保障：建立档案管理信息系统的安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、打印等功能，方便档案管理人员和利用人员使用。2.档案管理人员应定期对档案数据库进行备份，确保档案数据的安全。3.加强对档案管理信息系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题。八、监督与检查（一）监督检查机构核心区建设主管部门负责对核心区建设档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需