机关档案员岗位责任制度

PAGE机关档案员岗位责任制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关各项工作中的作用，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于本机关全体档案员岗位。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规以及档案管理行业标准制定。二、档案员岗位职责（一）档案收集1.负责收集本机关在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于上级文件、本机关发文、会议文件、工作计划与总结、业务报表、合同协议等。2.定期深入各部门，了解工作进展情况，督促相关人员及时整理和移交应归档的文件材料，确保文件收集的完整性和及时性。3.对收集到的文件材料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合归档要求的文件，确保归档文件的质量。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行科学分类，如文书档案可分为党群工作、行政管理、业务工作等类别，再根据具体情况进一步细分二级、三级类目。2.对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，准确记录文件的题名、日期、文号、责任者等信息，便于查找和利用。3.进行装订、编页、装盒等工作，确保档案的整齐、美观和牢固，便于长期保存。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等，确保档案的安全保管环境。2.按照档案保管期限表，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，提出销毁意见，经批准后进行销毁。3.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，并向上级报告。（四）档案利用1.编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题索引等，为档案利用提供便利条件。2.热情接待档案利用者，根据利用者的需求，迅速、准确地提供所需档案，并做好利用登记工作，记录利用者姓名、单位、利用目的、利用时间、档案名称及数量等信息。3.对涉及机密的档案，严格按照保密制度进行管理，履行借阅审批手续，确保档案信息不泄露。（五）档案信息化建设1.负责档案管理信息化系统的日常维护和管理，及时录入、更新档案信息，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.利用信息技术手段，对档案进行数字化处理，提高档案的检索效率和利用价值。3.加强对档案信息化安全的管理，采取数据备份、用户权限管理、防火墙设置等措施，防止档案信息被篡改或丢失。三、档案管理流程（一）文件材料的形成与积累1.各部门在开展工作过程中，应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的原始性和完整性。2.按照文件材料的形成规律，及时对文件进行分类整理，定期向档案员移交。（二）档案的整理与归档1.档案员收到各部门移交的文件材料后，按照档案整理规范进行分类、编号、编目等工作。2.将整理好的档案装入档案盒，填写盒脊标签，按照档案存放顺序上架排列，建立档案实体分类体系。（三）档案的保管与保护1.档案员将档案存放在专门的库房内，按照档案保管要求进行温湿度控制、防虫防潮等工作。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全。（四）档案的利用与服务1.利用者如需查阅档案，需填写档案利用申请表，经相关部门负责人批准后，到档案员处办理查阅手续。2.档案员根据利用者的需求，提供相应的档案，并做好利用登记工作。3.对档案利用过程中发现的问题，及时进行记录和反馈，以便对档案管理工作进行改进。（五）档案的鉴定与销毁1.档案员定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限表和实际情况，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经机关负责人批准后，按照规定程序进行销毁，并在销毁清册上签字确认。四、档案管理制度（一）档案借阅制度1.严格履行档案借阅审批手续，借阅者需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，到档案员处办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的责任。（二）档案保密制度1.档案员应严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。2.未经批准，不得擅自将档案带出档案库房，不得在非保密场所谈论档案内容。3.对档案管理系统的用户账号和密码要严格保密，防止他人非法获取档案信息。（三）档案安全制度1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。（四）档案统计制度1.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。（五）档案鉴定制度1.成立档案鉴定小组，由机关负责人、档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行定期鉴定。2.档案鉴定小组按照档案保管期限表和实际情况，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经机关负责人批准后，按照规定程序进行销毁。五、档案工作考核与奖惩（一）考核内容1.档案收集工作的完整性和及时性。2.档案整理工作的质量和规范性。3.档案保管工作的安全性和稳定性。4.档案利用工作的服务质量和效率。5.档案信息化建设工作的进展和成效。（二）考核方式1.定期考核与不定期抽查相结合，每年对档案员的工作进行一次全面考核，平时进行不定期抽查。2.考核采用自评、互评和上级评价相结合的方式，确保考核结果的客观公正。（三）奖励措施1.对档案工作成绩突出的档案员进行表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.在职务晋升、职称评定等方面，优先考虑档案工作表现优秀的档案员。（四）