机关单位档案室制度

PAGE机关单位档案室制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位档案室的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关单位的档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映机关单位的工作活动和历史面貌。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立健全档案查阅利用制度，为机关单位工作和社会利用提供便利。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.热爱档案管理工作，责任心强，具有良好的职业道德和保密意识。（二）档案管理人员具体职责1.档案收集负责收集机关单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。定期对各部门的文件材料进行检查和督促，确保应归档的材料及时归档。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐规范。3.档案保管负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案进行修复和复制。4.档案鉴定按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对失去保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后进行销毁。5.档案查阅建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录。按照规定为查阅档案的人员提供服务，确保查阅工作的顺利进行。对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄密。6.档案统计定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。分析档案统计数据，为档案管理工作提供参考依据。7.档案信息化建设负责档案信息化系统建设和维护，确保档案信息的安全和有效利用。对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。利用档案信息化系统，实现档案的在线查阅和利用。三、档案收集（一）收集范围1.机关单位在履行职能活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与本机关单位工作有关的文件、资料。3.下级机关报送的重要文件、资料。4.机关单位召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.机关单位开展业务工作形成的工作计划、总结、报告、统计报表等。6.机关单位签订合同、协议等形成的文件材料。7.机关单位的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。8.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的材料及时收集齐全。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对电子文件材料，应按照规定进行收集和存储，确保其真实性和可读性。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年归档完毕。2.对重大活动、重要项目形成的文件材料，应及时收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、时间等进行分类。3.人事档案：按照干部档案管理规定进行分类。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行分类。5.基建档案：按照工程项目进行分类。（二）编号方法1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方法。2.科技档案：采用项目代号分类号流水号的编号方法。3.人事档案：按照干部档案管理规定的编号方法进行编号。4.财务档案：按照会计档案管理办法的编号方法进行编号。5.基建档案：采用工程项目代号分类号流水号的编号方法。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案内容和保管情况，便于查阅和利用。五、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施。3.库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放整齐有序。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的温湿度记录，采取相应的措施调节温湿度。5.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，严禁无关人员进入。（三）档案数字化1.按照国家有关规定，对重要档案进行数字化处理。2.建立电子档案数据库，实现档案信息的存储、检索和利用。3.对电子档案进行备份，确保档案信息的安全。六、档案鉴定（一）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合机关单位的实际情况，确定档案的保管期限。2.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理人员和相关业务人员组成。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对鉴定意见进行审核，报经机关单位领导批准。（三）销毁处理1.对失去保存价值的档案，编制销毁清册，报经批准后进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。3.销毁清册应永久保存。七、档案查阅（一）查阅范围1.机关单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅机关单位档案，须经机关单位领导批准。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、目的等。2.档案管理人员应根据查阅登记表，为查阅人员提供相应的档案。3.查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。（三）查阅限制1.涉及机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.未经批准，查阅人员不得对档案进行拍照、复印、摘录等。八、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出情况。2.档案的整理、保管情况。3.档案的查阅、利用情况。（二）统计方法1.定期对档案进行统计，填写档案统计报表。2.利用档案信息化系