档案信息管理制度

PAGE档案信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，充分发挥档案信息在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案信息实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案信息的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案信息应如实反映公司各项工作的实际情况，确保信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案信息的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案信息的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化档案信息管理流程，提高档案信息的检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案信息管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案信息管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案信息管理制度。2.负责公司各类档案信息的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全公司档案信息数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案信息的检索和利用效率。4.负责公司档案信息的安全保管，定期对档案信息进行检查、清点和维护，确保档案信息的完整和安全。5.按照规定的期限和范围，向有关部门和人员提供档案信息查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.组织开展公司档案信息管理工作的培训和宣传，提高员工的档案信息管理意识和业务水平。7.负责公司档案信息的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案信息进行清理和销毁。（二）各部门职责1.负责本部门档案信息的收集、整理和保管工作，定期向综合管理部门移交应归档的档案信息。2.明确本部门档案信息管理人员，负责本部门档案信息管理工作的具体实施，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.严格执行公司档案信息管理制度，确保本部门档案信息的真实、准确、完整和安全。4.根据工作需要，及时向综合管理部门提出档案信息查阅、借阅申请，并配合做好相关工作。（三）档案信息管理人员职责1.热爱档案信息管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守档案信息管理的各项规章制度。2.负责档案信息的日常管理工作，包括档案信息的收集、整理、分类、编目、装订上架、保管、检索、利用等。3.熟练掌握档案信息管理的业务知识和技能，不断提高档案信息管理工作的效率和质量。4.严格遵守档案信息安全保密制度，确保档案信息的安全和保密。5.积极参与档案信息管理工作的培训和学习，不断更新知识结构，提高自身业务水平。三、档案信息的分类与编号（一）档案信息分类公司档案信息分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、规定、办法等文件，公司行政办公会议纪要、工作计划、总结等文件，公司印章、证照管理文件，公司对外联络、接待等文件，公司行政事务处理文件等。2.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等文件，员工劳动合同、社保、公积金等文件，员工薪酬福利、绩效考核等文件，员工人事档案、培训档案、考核档案等，公司人力资源规划、人才储备等文件。3.财务审计类：包括公司财务预算、决算、报表等文件，公司财务管理制度、会计核算办法等文件，公司资金管理、资产管理、成本控制等文件，公司审计报告、审计工作底稿等文件，公司税务申报、缴纳等文件。4.市场营销类：包括市场调研、市场分析、市场策划等文件，公司产品宣传资料、广告策划方案等文件，公司销售合同、订单、客户信息等文件，公司市场营销活动记录、促销方案等文件，公司市场竞争对手分析、行业动态等文件。5.技术研发类：包括公司研发项目立项、可行性研究报告等文件，公司研发项目计划、进度报告等文件，公司研发项目技术文档、实验数据等文件，公司知识产权管理文件，公司技术创新成果、专利申请等文件。6.生产管理类：包括公司生产计划、生产调度、生产统计等文件，公司生产工艺、操作规程、质量标准等文件，公司设备管理、维护、检修等文件，公司安全生产、环境保护等文件，公司生产现场管理、5S管理等文件。7.质量管理类：包括公司质量管理体系文件，公司质量手册、程序文件、作业指导书等文件，公司质量检验计划、检验报告、不合格品处理等文件，公司质量改进措施、质量事故处理等文件。8.合同管理类：包括公司各类合同的签订、履行、变更、终止等文件，合同评审记录、合同台账等文件，合同纠纷处理文件。9.项目管理类：包括公司各类项目的立项、可行性研究报告等文件，项目计划、进度报告、质量报告等文件，项目预算、决算、成本控制文件。10.其他类：包括除上述各类档案信息之外的其他具有保存价值的文件，如公司荣誉证书、获奖文件、重大活动记录等。（二）档案信息编号1.档案信息编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：公司全宗号为[公司名称简称首字母大写]。3.目录号：根据档案信息分类，每一大类档案信息赋予一个目录号，目录号采用两位数字表示，如行政管理类为01，人力资源类为02，以此类推。4.案卷号：在每一类档案信息中，按照形成时间顺序或重要程度等因素，将相关档案信息组成案卷，并赋予一个案卷号，案卷号采用三位数字表示，从001开始编号。5.件号：在每一案卷中，对每份档案信息进行编号，件号采用两位数字表示，从01开始编号。6.例如，一份行政管理类档案信息，其编号为：[公司名称简称首字母大写]0100101。四、档案信息的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的信息。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件。3.公司员工个人在工作中形成的与公司业务相关的重要文件、资料等。4.公司获得的荣誉证书、获奖文件、重大活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案信息收集责任人，负责本部门档案信息的及时收集和整理，并确保档案信息的完整性和准确性。。2.档案信息收集应遵循及时、全面、准确的原则，确保档案信息不遗漏、不丢失。3.对于重要的档案信息，应在形成后及时收集，并进行妥善保管。4.收集的档案信息应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理方法1.档案信息整理应按照档案信息分类和编号的要求，对收集到的档案信息进行分类、排序、编目、装订等工作。2.每份档案信息应编制一份目录，目录应包括档案信息的编号、题名、日期、保管期限等内容。3.档案信息应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度顺序等。4.对于纸张破损、字迹模糊等不符合保存要求的档案信息，应进行修复或复制，确保档案信息的可读性。5.档案信息整理完成后，应及时移交综合管理部门进行统一保管。五、档案信息的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案信息。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案信息的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案信息受到污染和损坏。（二）保管方式1.档案信息应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案信息分类和编号的要求，进行分类存放，并建立相应的档案目录索引，便于查找和利用。2.电子档案应按照档案信息分类和编号的要求，进行分类存储，并建立电子档案数据库，实现电子档案的数字化管理。电子档案应定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。3.对于重要的档案信息，应采用多种保管方式进行备份，如纸质档案复印、电子档案刻录光盘等，以防止档案信息的丢失和损坏。（三）保管期限1.档案信息的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案信息，应永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司重要的规章制度、办法等文件，公司重大项目的立项、可行性研究报告等文件，公司获得的重要荣誉证书、获奖文件等。3.长期保管：凡是反映公司一般职能活动和工作情况的，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案信息，应长期保管。保管期限一般为15年至50年。如公司行政办公会议纪要、工作计划、总结等文件，公司人力资源管理中的员工劳动合同、社保、公积金等文件，公司财务审计中的财务报表、审计报告等文件，公司市场营销中的市场调研、市场策划等文件，公司生产管理中的生产计划、生产调度等文件，公司质量管理中的质量检验计划、检验报告等文件，公司合同管理中的各类合同文件，公司项目管理中的项目计划、进度报告等文件。4.短期保管：凡是反映公司日常工作中一般性事务的，在较短时间内对公司有参考价值的档案信息，应短期保管。保管期限一般为5年以下。如公司行政事务处理中的一般性文件，公司人力资源管理中的员工培训记录、考核记录等文件，公司财务审计中的一般性财务文件，公司市场营销中的一般性宣传资料，公司生产管理中的一般性设备维护记录，公司质量管理中的一般性质量改进措施，公司合同管理中的一般性合同附件，公司项目管理中的一般性项目文档。5.档案信息保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况进行综合考虑，并在档案信息整理时予以明确标注。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案信息进行检查和清点，确保档案信息的完整和安全。如发现档案信息有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度一般控制在45%60%之间。档案管理人员应定期对库房的温湿度进行监测和记录，并根据实际情况进行调整。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。档案管理人员应熟悉消防器材的使用方法和安全设施的操作规程，提高应对突发事件的能力。4.档案信息应按照规定的保管期限进行保管，到期后应按照规定的程序进行鉴定和销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁档案信息。六、档案信息的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案信息。2.公司外部单位因业务往来、合作交流等需要，经公司领导批准，可查阅、借阅公司相关档案信息。3.司法机关、行政机关等因办案、执法等需要，依法可查阅、借阅公司相关档案信息。（二）利用方式1.查阅：公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案信息时，应填写《档案信息查阅申请表》，注明查阅档案信息的名称、编号、查阅目的等内容，并经本部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。综合管理部门根据申请内容，在档案信息管理系统中进行查询，并安排档案管理人员提供相应的档案信息供查阅。查阅人员应在档案信息查阅登记本上进行登记，注明查阅时间、查阅人姓名、查阅档案信息名称等内容。查阅完毕后，应及时将档案信息归还档案管理人员，并在查阅登记本上注明归还时间。2.借阅：公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案信息时，应填写《档案信息借阅申请表》，注明借阅档案信息的名称、编号、借阅期限、借阅目的等内容，并经本部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。综合管理部门根据申请内容，对借阅申请进行审核，审核通过后，安排档案管理人员办理借阅手续。借阅人员应在档案信息借阅登记本上进行登记，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅档案信息名称、借阅期限等内容，并出具借阅凭证。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案信息，并按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案信息的完整性和安全性，如发现档案信息有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。3.复制：公司内部各部门及员工因工作需要复制档案信息时，应填写《档案信息复制申请表》，注明复制档案信息的名称、编号、复制内容、复制目的等内容，并经本部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。综合管理部门根据申请内容，对复制申请进行审核，审核通过后，安排档案管理人员办理复制手续。复制人员应在档案信息复制登记本上进行登记，注明复制时间、复制人姓名、复制档案信息名称、复制内容等内容，并出具复制凭证。复制的档案信息应与原件内容一致，复制人员应妥善保管复制的档案信息，并按照规定的用途使用。（三）利用要求1.查阅、借阅、复制档案信息时，查阅、借阅、复制人员应严格遵守档案信息安全保密制度，不得擅自将档案信息带出档案库房或泄露给无关人员。2.查阅、借阅、复制档案信息时，查阅、借阅、复制人员应爱护档案信息，不得擅自涂改、伪造、损毁档案信息。3.查阅、借阅、复制档案信息时，查阅、借阅、复制人员应按照规定的程序和要求进行操作，不得违规操作。4.档案管理人员应积极配合查阅、借阅、复制人员的工作，提供必要的档案信息服务，并对查阅、借阅、复制人员的利用行为进行监督和管理。七、档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案信息鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织公司成立档案信息鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案信息管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案信息进行定期鉴定，确定档案信息的保管期限和销毁范围。（三）鉴定内