新华都采购制度

PAGE新华都采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范新华都的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，满足公司业务运营需求，保障公司利益，提高采购质量和效率，降低采购成本，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于新华都总部及各下属分支机构的所有采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司信誉。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，对采购活动的各个环节进行有效监督，防止权力滥用和腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购部门设置新华都设立独立的采购部门，负责公司采购活动的组织与实施。采购部门根据公司业务需求，合理设置采购岗位，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司业务发展规划和市场需求预测，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购品种、数量、时间等要求。2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立供应商数据库，维护良好的供应商合作关系。3.采购执行：按照采购计划，组织实施采购活动，包括采购谈判、合同签订、订单下达、交货跟踪等环节。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商比价、采购策略优化等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.采购质量控制：建立采购质量控制体系，对采购商品和服务的质量进行检验、验收，确保符合公司要求。6.采购风险管理：识别、评估采购过程中的风险，制定风险应对措施，防范采购风险。7.采购信息管理：及时收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供支持。8.与其他部门协作：与公司内部其他部门密切协作，共同完成公司业务目标。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购商品或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算、审核、支付等工作，对采购成本进行核算和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购商品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，提交相应层级的领导进行审批。3.审批通过后，采购部门将采购申请表返回需求部门，并开始采购执行工作。（三）供应商选择与采购谈判1.采购部门根据采购需求，在供应商数据库中筛选符合条件的供应商，或通过市场调研、招标等方式寻找新的供应商。2.向选定的供应商发送采购询价单，要求供应商提供报价和相关产品信息。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商进行采购谈判。4.在采购谈判过程中，明确采购商品或服务的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购合同由采购部门负责起草，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至公司法律顾问进行合法性审查。3.法律顾问审查通过后，采购合同由公司授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购商品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经采购部门负责人审核后发送给供应商。（六）交货与验收1.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，并在规定的交货期内将货物送达指定地点。2.需求部门负责对采购商品或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格等方面。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。如发现质量问题或其他不符合合同要求的情况，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。（七）采购付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，核实采购金额、付款方式、付款期限等信息。3.审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门，根据公司年度经营计划和采购需求预测，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并按照公司预算管理要求进行细化和分解。3.采购预算经公司管理层审核批准后，作为年度采购活动的控制依据。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因业务发展需要确需调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额，经公司管理层审核批准后执行。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向采购部门反馈。2.采购部门应根据财务部门反馈的信息，对采购预算执行情况进行跟踪和调整，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，通过市场调研和分析，及时调整采购策略；对于供应商风险，加强供应商管理，建立备用供应商；对于质量风险，加强采购质量控制，增加检验频次等。2.建立风险预警机制，对可能出现的风险进行及时预警，以便采取有效的应对措施。（三）风险监控与改进1.持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施。2.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，不断改进采购风险管理体系，提高风险管理水平。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：衡量采购价格的合理性和采购成本的控制效果，包括采购商品或服务的实际采购金额与预算金额的对比、采购价格与市场平均价格的对比等。2.采购质量：评估采购商品或服务是否符合公司质量要求，包括验收合格率、退货率等指标。3.采购效率：考核采购活动的执行效率，如采购周期、订单处理时间等。4.供应商满意度：了解供应商对公司采购工作的满意度，反映与供应商的合作关系。5.内部客户满意度：评估需求部门对采购工作的满意度，体现采购工作对公司内部业务的支持程度。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如季度、年度）对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报告。2.综合评估：结合财务部门、需求部门等相关部门的评价意见，对采购绩效进行综合评估。3.对比分析：将采购绩效指标与历史数据、行业标准进行对比分析，找出差距和改进方向。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对绩效优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对绩效不佳的部门和个人进行督促和整改。2.将采购绩效评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，与薪酬、晋升等挂钩。3.根据采购绩效评估中发现的问题，及时调整采购策略和工作流程，不断提高采购绩效水平。七、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门建立采购信息收集渠道，包括供应商信息、市场价格信息、行业动态信息等。2.定期收集、整理采购相关信息，确保信息的准确性和及时性。（二）信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析，为采购决策提供支持。如通过市场价格分析，制定合理的采购价格策略；通过供应商信息分析，优化供应商选择。2.建立采购信息数据库，实现采购信息的共享和查询，方便公司内部各部门使用。（三）信息安全