我国档案归档制度

PAGE我国档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则档案归档工作应遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则。确保档案能够全面反映公司/组织的历史面貌和工作成果，为公司/组织的各项决策、业务开展和历史研究提供可靠依据。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法、通知等文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件。4.公司/组织重要活动、庆典、接待等相关文件及资料。5.公司/组织工作计划、总结、报告等文件。6.公司/组织对外联络、合作、协议等文件。7.公司/组织人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关材料。8.公司/组织财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。9.公司/组织固定资产档案，包括购置、验收、使用、维护、处置等相关文件及资料。10.公司/组织印章管理档案，包括印章启用、变更、停用等相关文件及印模。（二）业务管理类档案1.公司/组织主营业务相关的市场调研、分析报告、项目策划书等文件。2.公司/组织业务合同、协议、订单等文件。3.公司/组织业务流程、操作规范、技术标准等文件。4.公司/组织业务项目的立项、审批、实施、验收等相关文件及资料。5.公司/组织业务往来信函、传真、电子邮件等文件。6.公司/组织业务宣传资料、广告策划、营销活动等相关文件及资料。7.公司/组织业务培训教材、课件、记录等文件。8.公司/组织业务数据统计报表、分析报告等文件。（三）科技研发类档案1.公司/组织科研项目立项申请书、可行性研究报告等文件。2.公司/组织科研项目研究方案、技术路线、实验记录等文件。3.公司/组织科研项目成果报告、专利申请文件、技术鉴定证书等文件。4.公司/组织自主研发的产品设计图纸、技术文档、工艺文件等文件。5.公司/组织引进的新技术、新工艺、新设备的相关文件及资料。6.公司/组织科技研发活动的会议记录、纪要、决议等文件。（四）其他类档案1.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.公司/组织员工的著作、论文、发明创造等个人成果档案。3.公司/组织与外部单位或个人的往来书信、照片、音像资料等具有保存价值的档案。4.其他对公司/组织具有重要意义和保存价值的文件及资料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集，不得延误或遗漏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（二）文件材料的整理1.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，确保分类准确、合理。2.每份文件材料应进行编号，并编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸张破损、字迹模糊的文件材料，应进行修复或复制，确保文件的可读性。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）文件材料的装订1.归档文件材料应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于幅面过大的文件材料，应进行折叠，使其尺寸符合装订要求。（四）文件材料的编目1.归档文件材料应编制归档目录，注明文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.归档目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独保存。3.电子文件应编制电子目录，注明文件名称、编号、日期、存储位置等信息，并与电子文件一同存储。（五）档案的装盒1.归档文件材料应装入档案盒，并在档案盒上注明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应按照一定的顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并按照档案类别、年度、保管期限等信息进行分类存储。四、档案归档时间（一）年度归档每年[具体日期]前，各部门应将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交公司/组织档案管理部门。（二）项目归档项目结束后[具体天数]内，项目负责人应将项目相关档案整理归档完毕，并移交公司/组织档案管理部门。（三）特殊情况归档对于一些特殊情况形成的档案，应在事件结束后[具体天数]内整理归档完毕，并移交公司/组织档案管理部门。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件。2.公司/组织重要会议记录、纪要、决议等文件。3.公司/组织重要业务合同、协议、订单等文件。4.公司/组织科研项目成果报告、专利申请文件、技术鉴定证书等文件。5.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。6.其他对公司/组织具有重大历史意义和长期保存价值的文件及资料。（二）定期保管1.30年保管公司/组织内部管理制度、规定、办法、通知等文件。公司/组织工作计划、总结、报告等文件。公司/组织人事档案，除永久保管的材料外，其他材料保管30年。公司/组织财务档案，除永久保管的材料外，其他材料保管30年。公司/组织固定资产档案，除永久保管的材料外，其他材料保管30年。公司/组织业务往来信函、传真、电子邮件等文件。公司/组织业务宣传资料、广告策划、营销活动等相关文件及资料。公司/组织业务培训教材、课件、记录等文件。公司/组织业务数据统计报表、分析报告等文件。公司/组织员工的著作、论文、发明创造等个人成果档案。其他对公司/组织具有重要意义和保存价值，但不需要永久保管的文件及资料。2.10年保管公司/组织一般性会议记录、纪要、决议等文件。公司/组织一般性业务合同、协议、订单等文件。公司/组织一般性工作计划、总结、报告等文件。公司/组织一般性人事档案材料。公司/组织一般性财务档案材料。公司/组织一般性固定资产档案材料。公司/组织一般性业务往来信函、传真、电子邮件等文件。公司/组织一般性业务宣传资料、广告策划、营销活动等相关文件及资料。公司/组织一般性业务培训教材、课件、记录等文件。公司/组织一般性业务数据统计报表、分析报告等文件。其他对公司/组织具有一定意义和保存价值，但不需要长期保管的文件及资料。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.公司/组织外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有关证明材料，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，并经公司/组织主管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。3.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司/组织主管领导批准，不得擅自复制、摘抄、传播。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人或公司/组织主管领导签字同意。2.档案管理部门根据查阅申请表，查找并提供相关档案。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件、电子文档等利用方式。2.对于需要复制档案的，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途、数量等信息，并经所在部门负责人或公司/组织主管领导签字同意后，方可到档案管理部门办理复制手续。3.档案管理部门应按照规定的收费标准收取档案复制费用。（四）归还与注销1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.档案管理部门应检查归还的档案是否完整、无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。3.对于查阅申请已完成或不再需要查阅的档案，档案管理部门应及时注销查阅申请记录。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.对于涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全。4.在档案查阅、利用过程中，档案管理人员应严格监督查阅人员的行为，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案安全管理，确保档案存储环境安全可靠。2.档案存储场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检查和维护。3.对于电子档案，应采取备份存储、数据加密等措施，防止数据丢失或损坏。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整、准确。5.发生档案安全事故时，档案管理部门应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要性、实用性等因素，按照国家有关法律法规和行业标准，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于确定为无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并经公司/组织主管领导签字同意后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对于纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁