总工会采购制度

PAGE总工会采购制度一、总则（一）目的为了规范总工会的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会机关及所属各单位（以下统称“各单位”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：各单位和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门总工会设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、执行和监督，指导各单位的采购工作。其主要职责包括：1.研究制定采购政策、制度和流程，并组织实施。2.审核各单位的采购计划和采购申请，统筹安排采购任务。3.建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和评价。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和争议。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）采购执行部门各单位为采购执行部门，负责本单位采购项目的具体实施。其主要职责包括：1.根据工作需要，编制本单位的采购计划和采购申请，报采购管理部门审核。2.按照批准的采购计划和采购方式，组织开展采购活动，包括采购文件编制、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。4.整理和归档采购项目的相关文件和资料，建立采购档案。（三）采购监督部门总工会设立采购监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理部门和采购执行部门执行采购制度和流程的情况。2.审查采购文件、采购合同等重要文件，确保其合法合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.参与重大采购项目的开标评标等活动，实施现场监督。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各单位应根据工作实际需要，结合年度工作计划和预算安排，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制应遵循合理性、必要性和可行性原则，避免盲目采购和重复采购。对于大额采购项目和涉及重大民生的采购项目，应进行充分的市场调研和论证。3.采购计划编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应根据总工会的整体工作安排和资源配置情况，对采购计划进行综合平衡和审核，提出调整意见。（二）采购预算管理1.采购预算是采购计划实施的资金保障，各单位应按照规定编制采购预算，并纳入本单位年度预算管理。采购预算应根据采购项目的实际需求和市场价格行情进行合理估算，确保预算的准确性和可靠性。2.采购预算一经批准，必须严格执行。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。3.采购管理部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对采购项目的预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，并按照招标公告规定的时间、地点和程序组织开标评标活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购评审专家库中，通过随机方式抽取评标专家。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定，并严格按照规定的程序进行评审。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各单位根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、拟采用的采购方式等内容。2.采购申请表经本单位负责人签字并加盖公章后，报采购管理部门审核。采购管理部门应在规定时间内完成审核，并根据审核结果报相关领导审批。3.对于重大采购项目和涉及金额较大的采购项目，采购申请应提交总工会党组会议或主席办公会议审议批准。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应符合法律法规和行业标准的要求，确保文件内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。对于复杂的采购项目，采购执行部门可以组织相关专家进行论证和审核。3.采购文件编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应重点审核采购文件的合法性、合规性、公正性和合理性，提出修改意见。（三）采购信息发布与报名1.采购执行部门按照规定在指定媒体上发布采购信息，包括采购公告、招标文件等。采购信息应全面、及时、准确地公开采购项目的基本情况、采购要求、采购方式、报名时间、地点、联系方式等内容。2.供应商应在规定的报名时间内，按照采购文件的要求提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等。采购执行部门应及时对报名供应商进行资格审查，确定符合条件并参与采购活动的供应商名单。（四）开标评标与谈判1.采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标或谈判活动。开标评标活动应邀请所有报名供应商参加，谈判活动应邀请符合资格条件的供应商参加。2.开标评标过程中，采购执行部门应按照规定的程序进行唱标、评标等活动，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分的谈判，确定成交供应商。3.开标评标或谈判活动应做好记录，包括开标评标时间、地点、参与人员、唱标内容、评标结果、谈判过程等，记录应真实、准确、完整，并由参与人员签字确认。（五）中标成交结果公示与公告1.采购执行部门在开标评标或谈判结束后，应及时将中标成交结果在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、中标成交标的等信息。2.公示期满无异议的，采购执行部门应将中标成交结果报采购管理部门备案，并在指定媒体上发布中标成交公告。中标成交公告应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、中标成交标的、采购执行部门联系方式等内容。（六）合同签订与履行1.采购执行部门应在中标成交公告发布后，按照规定的时间与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量提供货物、工程和服务。供应商应按照合同约定的时间、地点和要求交付货物、工程和服务，并提供相应的售后服务。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（七）验收与付款1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格的，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收时间、验收人员、验收内容、验收结论等信息，并由验收人员签字确认。验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改，整改后重新组织验收。3.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，采购执行部门应审核供应商提供的发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商库，对申请入库的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行动态管理，对不符合条件或出现违规行为的供应商，及时清理出库。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门在采购项目完成后，应对供应商的履约情况进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的交货时间、质量标准、售后服务、合同履行情况等。2.采购执行部门应根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，在今后的采购活动中给予优先考虑；对于表现较差的供应商，限制其参与采购活动。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门或采购监督部门提出投诉。投诉应在规定的时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.采购管理部门或采购监督部门收到投诉后，应及时进行调查处理，并在规定的时间内将处理结果告知投诉人。对于投诉事项属实的，应依法依规对相关责任单位和责任人进行处理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收付款全过程的相关文件和资料，主要包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、开标评标记录、谈判记录、中标成交结果公示与公告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理和归档。档案整理应按照文件形成的时间顺序和类别进行分类，确保档案资料完整、有序。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。对于重要的采购档案，应进行备份或数字化处理，防止档案丢失或损坏。（三）档案查阅与使用1.各单位因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经本单位负责人批准后，到采购执行部门查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.外单位因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续，并经采购管理部门批准。查阅档案时，应有采购执行部门人员陪同，查阅内容仅限于与查阅目的相关的部分。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的合法性、采