建设局采购制度

PAGE建设局采购制度一、总则（一）目的为规范建设局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建设局机关及所属各单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.公正原则：采购活动应公正对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构建设局成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定采购方式、采购文件、采购合同等重大事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构建设局设立采购办公室，作为采购的执行机构。采购办公室负责具体采购活动的组织实施，其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购领导小组的决策。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购文件的编制、审核和发放。5.组织开标、评标、定标等工作。6.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。7.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购监督机构建设局纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.受理对采购活动的投诉和举报。3.查处采购活动中的违法违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各业务部门根据本部门的工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，编制采购预算草案。2.采购办公室对各业务部门的采购预算草案进行汇总、审核，结合财政部门下达的预算控制指标，编制建设局年度采购预算草案，报采购领导小组审批。3.采购预算草案经采购领导小组审批后，报财政部门审核。财政部门审核通过后，下达建设局年度采购预算。（二）预算执行1.采购办公室严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，由采购办公室提出调整申请，说明调整的原因、内容和金额，报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，报财政部门备案。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，记录采购项目的预算执行情况，包括采购金额、支付金额、结余金额等。3.纪检监察部门对采购预算执行情况进行监督，防止出现超预算采购、挪用预算资金等问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应按照规定确定邀请招标的供应商名单，编制投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应按照规定成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应按照规定组织单一来源采购论证，确定单一来源采购的供应商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应按照规定成立询价小组，制定询价通知书，组织询价，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各业务部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室对采购申请表进行审核，核实采购项目的必要性、可行性和预算合理性。2.对于金额较小的采购项目，采购办公室审核后报采购领导小组授权的领导审批。3.对于金额较大或重大采购项目，采购办公室审核后提交采购领导小组审议，经采购领导小组批准后实施。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购办公室编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，经采购办公室负责人审核签字，报采购领导小组审批。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购办公室应按照规定在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的相关信息。2.招标公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、采购方式以及对供应商的资格要求等内容。3.采购办公室应及时收集、整理供应商的报名信息，对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。（五）采购评审1.根据采购方式的不同，采购办公室组织相应的采购评审活动，包括开标、评标、谈判、询价等。2.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购办公室主持，所有投标人参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。3.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.谈判应按照谈判文件规定的程序和方法进行，谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.询价应符合询价通知书的要求，询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（六）采购合同签订1.采购办公室根据采购评审结果，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。2.中标供应商或成交供应商应在规定的时间内与采购办公室签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、纪检监察部门等备案。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关业务部门和人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行检查，填写验收报告。3.验收合格的采购项目，采购办公室应及时办理付款手续；验收不合格的采购项目，采购办公室应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和及时性。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，包括付款金额、付款时间、付款方式等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与供应商协商签订。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购办公室应将合同草案报采购领导小组审核，经采购领导小组批准后签订正式合同。（二）合同履行1.采购办公室和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购办公室应及时了解供应商的合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同。3.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物或提供服务，确保货物或服务的质量符合合同要求。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间等，经采购领导小组批准后生效。3.采购办公室应及时将合同变更情况通知财务部门、纪检监察部门等相关部门。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，采购合同终止。2.采购合同终止后，采购办公室应组织相关人员对合同履行情况进行总结和评价，清理合同档案。3.采购办公室应按照规定办理合同终止后的相关手续，如退还履约保证金、结算货款等。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，主要包括：1.采购申请表、采购预算、采购计划等文件。2.采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。3.供应商报名资料、投标文件、报价文件等。4.开标、评标、谈判、询价等采购评审记录。5.中标通知书、成交通知书、采购合同等。6.采购验收报告、付款凭证等。7.其他与采购活动有关的文件和资料。（二）档案整理1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和系统性。3.采购档案整理完成后，应编制档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案资料的安全和完整。2.采购档案的保管期限应按照国家和地方有关规定执行，一般不少于十五年。3.采购档案保管期间，应建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续，防止档案资料的丢失和损坏。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门定期对采购活动进行监督检查，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和审核情况、采购合同的签订和履行情况等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金专款专用，合理使用。3.采购办公室应建立内部监督机制，对采购活动的各个环节进行自我监督，发现问题及时整改。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购办公室提出质疑。采购办公室应在规定的时间内对质疑进行答复。2.供应商对质疑答复不满意的，可以向纪检监察部门投诉