广东档案制度

PAGE广东档案制度一、总则（一）目的为加强广东地区各类组织的档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护组织历史真实面貌，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于广东境内的所有公司、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“组织”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则组织的档案工作实行集中统一领导，统一管理各类档案，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映组织的各项活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整无缺。4.保密性原则对涉及组织机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于组织内部和外部的查阅利用，提高档案的使用效率，为组织的各项工作提供有效支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各组织应设立专门的档案管理部门，负责本组织档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案管理部门应配备与工作任务相适应的专业人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉组织的业务工作认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作确保档案的质量和安全，积极为组织提供档案信息服务。3.定期对档案进行清查核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题对破损、变质的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.开展档案宣传和教育工作，提高组织全体人员的档案意识指导各部门兼职档案人员做好档案工作，促进档案管理工作的整体水平提升。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失和损坏。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案组织在行政管理、党群工作、业务活动等方面形成的各种文件材料，包括收文、发文、请示、报告、会议记录、纪要、合同、协议等。2.科技档案组织在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、成果鉴定材料等。3.会计档案组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案组织员工的个人履历、学历学位、工作经历、考核奖惩、工资待遇、党团组织关系等材料。5.声像档案组织在各种活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。6.电子档案组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网页信息等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案管理人员应主动参与组织的各项活动提前了解文件材料的形成情况，及时督促有关部门和人员做好文件材料的收集工作。对于重要活动和项目，档案管理人员应全程跟踪，确保相关档案材料的完整收集。3.收集的档案材料应真实、准确、完整字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。对于不符合要求的文件材料，应及时进行补充、修正或更换。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学合理根据档案的种类、来源、时间等因素进行分类，确保分类清晰、层次分明。3.编号规范统一对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。先将文件按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构或问题进行排列。编目时，应编制卷内文件目录、备考表，填写案卷封面和脊背项目。2.科技档案按照项目专业阶段的分类方法进行整理。将科技项目档案按项目进行分类，每个项目下再按专业进行细分，最后根据项目进展阶段进行排列。编目时，应编制项目档案目录、卷内文件目录等。3.会计档案按照会计年度保管期限类别进行整理。将会计凭证按年度装订成册，会计账簿按年度整理归档，财务报表按年度和类别进行排列。编目时，应编制会计档案目录、卷内文件目录等。4.人事档案按照干部档案管理的有关规定进行整理。将员工档案材料按类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料等，然后进行排列、编目。编目时，应编制档案目录、档案材料目录等，并建立电子档案索引。5.声像档案按照载体形式时间内容的分类方法进行整理。将照片、录音、录像等声像材料按载体形式分开，再根据时间顺序进行排列，最后按内容进行编号和编目。编目时，应编制声像档案目录、内容说明等。6.电子档案按照电子文件的类别、来源、时间等因素进行分类整理。建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案进行销毁。2.鉴定工作应遵循全面的、历史的、发展的观点充分考虑档案的形成背景和未来利用需求，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门牵头，相关业务部门负责人和专业人员参加的档案鉴定小组，负责组织开展档案鉴定工作。鉴定小组应定期对档案进行鉴定，形成鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映组织主要职能活动和历史面貌的，对组织和国家具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管凡是反映组织一般工作活动，在较长时间内对组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管凡是反映组织局部工作活动，在较短时间内对组织工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（四）保管要求1.档案库房应符合安全保管要求具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全。2.档案应分类存放按照不同的档案种类、保管期限和年度进行排列，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜号等信息。3.定期对档案进行检查和清点发现问题及时处理，对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。对电子档案应定期进行备份，确保数据安全。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度非档案管理人员未经许可不得进入档案库房，档案库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。五、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则严格按照档案管理制度和审批程序进行，确保档案信息的安全和合理利用。2.查阅档案应填写查阅申请表注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅。（二）查阅范围1.本组织内部人员因工作需要查阅档案应根据工作实际需求，在规定的范围内查阅相关档案。查阅涉及机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格履行审批手续，并遵守保密规定。2.外部单位因工作需要查阅档案如司法机关、行政机关、审计部门等，应持有单位介绍信和相关证明文件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与工作相关的范围内，并不得擅自复制、摘抄档案内容。（三）借阅原则1.档案借阅应严格履行审批手续填写借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和组织分管领导审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过规定时间如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（四）查阅、借阅登记档案管理部门应建立查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等信息进行详细记录。查阅、借阅结束后，应及时收回档案，并检查档案的完整性和安全性。六、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案数量统计定期对各类档案的数量进行统计，包括档案的总卷（件）数、不同保管期限的档案数量、新增档案数量等。2.档案利用情况统计对档案的查阅、借阅次数、利用效果等进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。3.档案设备设施统计对档案库房的面积、温湿度、消防设备、防虫设备等进行统计，及时掌握档案设备设施的运行状况。（二）统计要求1.档案管理人员应认真做好档案统计工作确保统计数据的准确、及时和完整。统计报表应按时报送档案管理部门负责人和组织分管领导。2.统计数据应进行分析和总结发现档案管理工作中存在的问题，及时采取措施加以改进，提高档案管理工作水平。（三）移交规定1.组织撤销、合并时应将档案移交给有关主管部门或新成立的组织，并办理档案移交手续。档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认。2.人员调动时应将个人保管的档案材料及时移交档案管理部门，办理档案交接手续。档案管理部门应对移交的档案材料进行审核，确保档案的完整和准确。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.实现档案信息资源共享通过网络平台，为组织内部和外部提供便捷的档案信息查询服务，促进档案信息的有效利用。（二）信息化管理要求1.档案信息管理系统应具备档案数据录入、存储、查询、统计、编目、借阅管理等功能并能与组织的其他业务系统进行数据交换和共享。2.电子档案应按照国家有关标准和规范进行著录和管理确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，应建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.加强档案信息化安全管理设置