工行档案管理制度

PAGE工行档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国工商银行（以下简称“工行”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业务经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工行各级机构及全体员工在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工行档案实行集中统一管理，确保档案管理的科学性、规范性和系统性。2.真实性原则：档案应真实反映工行各项业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存工行在业务经营、管理等过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门总行设立专门的档案管理部门，负责全行档案工作的统筹规划、组织协调、指导监督和档案的集中保管等工作。各级分支机构应根据实际情况设立相应的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本机构档案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善工行档案管理制度、办法和操作规程。2.负责编制档案管理工作规划和年度计划，并组织实施。3.指导、监督和检查各级机构档案管理工作，开展档案工作培训和业务交流。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的开发、应用和维护，实现档案信息的数字化管理和共享。6.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案实体安全。7.参与重大业务活动和项目，提供档案支持和服务。（三）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、编研和利用等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。3.负责指导和督促本部门员工做好文件材料的收集、整理和归档工作，确保业务档案的完整、准确。（四）员工职责1.员工应按照档案管理规定，及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保个人手中无应归档而未归档的文件材料。2.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。3.积极配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供真实、准确的信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类业务文件，包括业务合同、协议、报表、凭证、审批文件等。2.行政管理文件，如公文、会议纪要、工作计划、总结等。3.人事档案，包括员工履历、任免文件、考核记录、培训资料等。4.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.科技档案，包括系统开发文档、技术方案、设备资料等。6.其他具有保存价值的文件材料，如声像档案、实物档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般可分为综合类、业务类、人事类、财务类、科技类等。2.立卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷，每个案卷应编有案卷标题，准确反映案卷内容。3.编号：对每个案卷进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。4.编目：编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数等信息，以便快速检索档案。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和工行档案管理规定，结合业务发展和历史研究需要，对档案进行科学鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断其保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映工行主要职能活动和历史面貌的，对工行发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案鉴定表进行审核，确定档案的保管期限。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，经审批后进行销毁。五、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案实体安全。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫防鼠药品等。3.建立库房管理制度，并严格执行，定期对库房进行检查和维护。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。2.对档案装具进行编号，便于管理和查找。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于快速检索和调阅。2.对电子档案应进行备份存储，并采用异地存储等方式确保数据安全。（四）安全防护1.建立档案安全保密制度，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识。2.采取加密存储、身份认证、访问控制等技术手段，确保档案信息安全。3.制定档案应急预案，定期进行演练，应对突发情况，保障档案安全。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和工行档案管理规定提供档案利用服务。2.服务至上原则：以满足业务经营、管理决策和历史研究等需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.保密安全原则：在提供档案利用服务过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全。（二）利用范围1.内部查阅：供工行内部员工查阅档案，用于业务办理、工作参考、历史研究等。2.外部查阅：根据法律法规和相关规定，经批准可供外部单位查阅档案。（三）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要，可办理档案借阅手续，借阅期限一般不超过规定时间。3.复制：根据利用者需求，可提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（四）利用程序1.内部查阅：利用者填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：利用者提交查阅申请，经工行相关部门审核，报行领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.借阅：利用者填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期满后，应及时归还档案。七、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和相关部门报送，为档案管理决策提供数据支持。（二）编研工作1.根据工行发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等。2.编研成果应经审核后出版发行或内部使用，为工行各项工作提供参考依据。八、档案的信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：办理档案借阅手续，跟踪借阅情况。4.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息安全。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表。（三）数据管理1.建立档案数据库，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对档案数据进行备份，采用异地存储等方式防止数据丢失。（四）系统维护1.配备专业技术人员，负责档案信息化管