宝武档案管理制度

PAGE宝武档案管理制度一、总则（一）目的为加强宝武档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宝武集团总部及所属各子公司、分公司、事业部等单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：宝武档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司在各个阶段形成的各类档案。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全。（四）管理职责1.集团档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定宝武档案管理制度并组织实施。负责集团档案工作的统筹规划、协调指导和监督检查。集中管理集团重要档案，开展档案的整理、鉴定、保管、利用等工作。组织档案信息化建设，推进档案信息资源的开发与利用。负责档案人员的业务培训和考核。2.各单位档案管理部门职责贯彻执行集团档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。负责本单位档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。指导本单位各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。定期向集团档案管理部门报送档案工作情况。3.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定向本单位档案管理部门移交。配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、利用等工作。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.各单位及部门应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，确保文件材料的真实、完整、准确。2.文件材料的形成应遵循公司各项业务活动的流程，做到及时、规范、有序。（二）文件材料的收集范围1.反映公司生产经营、管理决策、技术创新等活动的各类文件材料，包括但不限于：公司章程、董事会决议、股东会决议等。生产计划、统计报表、质量记录等。技术研发报告、专利文件、工艺文件等。市场营销文件、客户资料、合同协议等。财务管理文件、审计报告、税务资料等。人力资源管理文件、员工档案、培训记录等。行政管理文件、会议纪要、工作简报等。2.上级机关、相关单位发来的与公司有关的文件材料。3.公司对外交往中形成的各类文件材料，如信函、传真报告等。（三）文件材料的收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应及时备份，防止丢失。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据公司内部机构设置，将档案分为不同的类别。3.按问题分类：按照文件材料所反映的问题进行分类。4.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订。2.编页号：对装订后的文件材料逐页编号。3.编目：编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限的档案，经鉴定小组审核后，可进行销毁或继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定档案的清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，对档案进行相应处理，并做好记录。五、档案的保管（一）保管场所1.集团档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备等。2.各单位应根据实际情况，设立档案库房或档案专柜，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。4.对电子档案应进行备份，并采取数据安全防护措施，防止数据丢失或损坏。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各单位及部门因工作需要，可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经公司批准，可查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.内部查阅、借阅档案，需填写《档案查阅、借阅申请表》，经本单位负责人批准后，到档案管理部门办理手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信和查阅、借阅申请表，经公司领导批准后，到档案管理部门办理手续。（三）利用方式1.档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。2.利用者应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、涂改、复印或销毁档案。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.各单位应定期向集团档案管理部门移交档案，移交时间和要求由集团档案管理部门另行规定。2.移交档案时，应编制档案移交清单，双方签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化规划1.集团档案管理部门应制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务和措施。2.信息化建设应与公司整体信息化建设相协调，实现档案信息资源的共享和利用。（二）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备数据安全防护、权限管理、备份恢复等功能