孝感市档案管理制度

PAGE孝感市档案管理制度一、总则（一）目的为加强孝感市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于孝感市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门孝感市设立专门的档案管理部门，负责全市档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）各单位档案管理职责1.设立档案管理岗位：各单位应明确档案管理岗位，指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.建立健全档案管理制度：各单位应根据本制度，结合自身实际情况，建立健全本单位的档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。3.开展档案管理工作：各单位档案管理人员应按照档案管理的相关规定和要求，认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的规范管理。4.提供档案利用服务：各单位应积极为档案利用者提供优质、高效的服务，按照规定及时为利用者查阅、借阅档案提供便利条件。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等各类公文。2.科技档案：涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的档案材料。4.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.声像档案：照片、录音、录像等反映单位重要活动和工作场景的资料。6.实物档案：具有保存价值的奖杯、奖状、证书、印章等实物。（二）档案收集要求1.及时收集：各部门应在文件材料形成或办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.完整齐全：档案管理人员应认真核对档案材料，确保收集的档案内容完整、齐全，无遗漏。3.真实准确：收集的档案材料应真实反映工作实际情况，数据准确，字迹清晰。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：对每一类档案进行编号，便于档案的管理和查找。3.装订：将零散的档案材料进行整理装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，方便档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案库房建设：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房环境要求：库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）档案保管设备1.档案装具：配备标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放整齐、有序。2.防护设备：安装防火、防盗、防虫、防潮等防护设备，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机等。（三）档案保管措施1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，及时发现并处理问题。2.安全管理：严格执行档案库房的安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房，确保档案库房的安全。3.数字化管理：积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，便于档案的查阅和利用，同时也能有效保护纸质档案原件。五、档案的利用（一）利用范围1.内部查阅：本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外部查阅：外单位因工作需要，按照规定办理相关手续后查阅档案。（二）利用手续1.内部查阅：本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位查阅档案，应提前向孝感市档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围等，经档案管理部门审核同意后，办理查阅登记手续，并按照指定的时间和地点查阅档案。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，确需摘抄、复制、拍摄的，应另行办理审批手续。（三）利用服务1.提供便利：档案管理部门应积极为档案利用者提供便利条件，及时准确地提供所需档案。2.现场指导：在档案利用过程中，档案管理人员应现场指导利用者查阅档案，解答相关疑问。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案价值：根据档案的内容、来源、时间等因素综合判断档案的保存价值。2.保管期限：确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确无保存价值的档案，档案管理部门应编制销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核、单位负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.统计内容：档案管理部门应定期对档案的收集数量、整理情况、保管状况、利用情况等进行统计。2.统计报表：按照规定的格式和要求，编制档案统计报表，及时向上级档案管理部门报送，并留存归档。（二）档案移交1.移交范围：单位撤销、合并或职能调整时，应按照规定将档案移交给有关部门或单位。2.移交