团城乡档案三合一制度

PAGE团城乡档案三合一制度一、总则（一）目的为加强团城乡档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于团城乡各部门、各行政村及所属企事业单位在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则团城乡档案实行集中统一管理，由乡档案管理部门负责全乡档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门、各行政村及所属企事业单位应确保所形成档案的完整、准确，如实反映工作活动的全过程，不得遗漏、篡改档案内容。3.安全保密原则档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立健全档案检索体系，优化档案整理方式，提高档案查阅效率，为全乡各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡档案管理制度并组织实施。2.负责全乡档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，对各部门、各行政村及所属企事业单位的档案工作进行监督、指导和检查。3.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务水平。5.定期向乡领导汇报档案工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。（二）各部门、各行政村及所属企事业单位职责1.建立健全本部门、本行政村及所属企事业单位的档案管理制度，明确档案管理责任人，确保档案工作有人抓、有人管。2.负责收集、整理本部门、本行政村及所属企事业单位在工作活动中形成的各类档案，并按照规定定期向乡档案管理部门移交。3.配合乡档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案信息服务，支持全乡各项工作的开展。4.加强对本部门、本行政村及所属企事业单位档案管理人员的管理和培训，提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁。5.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定为利用者提供档案信息服务，严格执行档案查阅、借阅审批制度，确保档案的安全保密。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，建立健全档案检索体系，提高档案查阅效率。7.做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、统战工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括乡政府工作报告、工作计划、工作总结、会议纪要、决议决定、规章制度、人事任免、机构编制、信访工作等方面形成的文件材料。3.经济发展类：包括农业、工业、商业、财政、税收、统计、审计等方面形成的文件材料。4.社会事务类：包括民政、教育、文化、卫生、体育、计划生育、社会保障等方面形成的文件材料。5.乡村建设类：包括乡村规划、基础设施建设、环境保护、土地管理等方面形成的文件材料。6.其他类：包括上级机关下发的与本乡工作相关的文件材料，以及本乡在对外交往、合作交流等活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各行政村及所属企事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对在工作活动中形成的各类文件材料，应按照档案收集范围的要求，及时进行收集整理，不得积压、延误。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。4.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.区分不同价值，便于保管和利用。对具有重要保存价值的档案应重点整理，妥善保管。3.便于计算机管理，采用科学合理的分类方法和编号系统，确保档案信息的准确录入和快速检索。（四）整理方法1.文书档案整理分类：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据文件内容所涉及的部门或问题进行划分；保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。编号：采用“年度机构（问题）保管期限件号”的编号方法。例如：2023党政办永久001，表示2023年度党政办形成的永久保管的第1件档案。编目：编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.科技档案整理分类：按照项目、专业、阶段等进行分类。例如，工程项目档案可分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。编号：采用项目代号、分类号、案卷号等编号方法。例如：XX项目工程设计001，表示XX项目工程设计方面的第1卷档案。编目：编制科技档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、密级、保管期限等项目，并根据需要编制卷内目录、备考表等。3.会计档案整理分类：按照会计年度、类别进行分类。类别包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。编号：采用“年度类别序号”的编号方法。例如：2023会计凭证001，表示2023年度的第1册会计凭证。编目：编制会计档案目录，包括档号、年度、类别、序号、题名、日期、保管期限等项目。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合国家相关标准，确保档案存放整齐、有序。3.库房应设置温湿度控制设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应选用质量可靠、存储容量大的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.对特殊载体档案，如照片、录音带、录像带、光盘等，应单独存放，并采取相应的保护措施，确保档案的安全和完整。（三）保管期限1.档案保管期限应根据国家相关规定和档案的实际价值确定，分为永久、长期、短期三种。2.对反映本乡主要职能活动和历史面貌的重要档案，应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期保管；对在较短时间内需要查考利用的档案，可列为短期保管。3.档案保管期限的划分应准确合理，避免随意延长或缩短保管期限。对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，严禁在档案库房内吸烟、使用明火，严禁将易燃、易爆物品带入档案库房。3.加强对档案信息的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。4.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.对已超过保管期限的档案，应根据档案的内容、价值、利用情况等进行全面鉴定，确定是否仍具有保存价值。2.对反映本乡重要历史事件、重要人物、重要决策等具有重要历史价值和现实意义的档案，应永久保存。3.对在一定时期内具有查考利用价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行销毁。4.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、机构（问题）、保管期限、文号、责任者、日期、页数等信息，并经鉴定工作小组组长审核签字。4.将《档案销毁清册》报乡领导审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的数据清除软件进行擦除，确保数据彻底删除。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，确保销毁工作的真实性和彻底性。六、档案统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出库存量、整理、鉴定、销毁等情况进行统计，及时准确地填报档案统计报表。2.统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容，统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。3.档案统计工作应做到及时、准确、全面，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅范围、审批程序和利用期限等规定。各部门、各行政村及所属企事业单位因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅、借阅申请表》，经本部门负责人或行政村负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批意见，为利用者提供档案信息服务。查阅、借阅档案时，利用者应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改损坏档案内容。3.对涉