发改局档案管理制度

PAGE发改局档案管理制度一、总则（一）目的为加强发改局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在发改工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改局机关各科室、所属事业单位以及本局各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。发改局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案应如实反映发改工作的历史面貌和实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.方便利用原则。档案管理应遵循方便查阅、便于利用的原则，提高档案的使用效率。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门发改局设立专门的档案管理科室，负责全局档案的集中统一管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各科室做好文件材料的收集、整理和归档工作。3.负责档案信息的开发利用，为发改工作提供档案资料支持和服务。4.加强档案库房管理，确保档案的安全和完整，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.负责档案管理设备的维护和管理，保证设备的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与发改工作有关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、合同协议、项目资料等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、图表、照片、音像资料等。5.本局参与或主办的各类活动形成的文件材料，如调研活动、培训活动、宣传活动等。6.本局所属事业单位报送备案的重要文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件内容的准确无误。3.对于重要文件材料，应及时向档案管理科室移交，不得积压或擅自留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和统计。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷册。3.会计档案按照会计年度和档案类别进行整理，装订成册。4.电子档案应按照相关标准进行整理，建立电子档案数据库，并与纸质档案相对应。四、档案的归档与保管期限（一）归档要求1.各科室应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并向档案管理科室移交。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理科室应对移交的档案进行认真核对，符合要求的予以接收，并办理归档手续。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对发改工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年两种。凡是在相当长时期内本局需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内本局需要查考利用的档案，列为10年保管。（三）保管期限的确定1.档案管理科室应根据档案的内容、性质和价值，按照有关规定确定档案的保管期限。2.对于保管期限不明确的档案，应组织相关人员进行鉴定，确定合理的保管期限。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可以查阅本局档案。外单位查阅本局档案，须持单位介绍信，经档案管理科室负责人批准后方可查阅。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。（三）利用方式1.查阅人员可以在档案管理科室指定的地点查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理科室负责人批准。2.对于重要档案的查阅和利用，应实行审批制度，由档案管理科室负责人报分管领导批准后方可进行。3.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经档案管理科室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。3.对仍在保密期限内的档案，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.经分管领导批准后，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等。3.档案销毁清册一式两份，一份留存档案管理科室，一份报上级档案管理部门备案。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理科室和相关业务科室人员共同监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理科室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级档案管理部门和本局领导报告档案工作情况。（二）移交工作1.本局撤销或合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给上级主管部门或同级档案管理部门。2.本局所属事业单位撤销或合并时，应将档案移交给本局档案管理科室。3.档案移交时，应办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立完善的档案信息管理系统，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.对档案进行数字化处理，实现档案信息的快速检索和利用。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。4.定期对档案管理软件和设备进行维护和更新，保证系统的正常运行。九、档案管理的监督与检查（一）监督检查机构发改局办公室负责对本局档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作情况是否符合要求。3.档案管理设备的运行情况和安全保护措施落实情况。4.档案统计工作的开展情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题，组织专项检查。（四）检查结果处