县精准扶贫档案制度

PAGE县精准扶贫档案制度一、总则（一）目的为了加强我县精准扶贫档案管理，确保精准扶贫工作中形成的各类文件材料真实、完整、准确、系统，全面反映我县精准扶贫工作历程和成效，为后续的扶贫工作决策、经验总结、问题研究以及历史查证提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我县各级扶贫工作机构、参与精准扶贫工作的相关部门（单位）以及涉及扶贫项目实施、贫困对象帮扶等工作所形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映精准扶贫工作实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖精准扶贫工作全过程的各类文件、资料、记录等应全面收集，确保档案体系完整。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编号，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）县扶贫开发领导小组办公室职责1.负责统筹协调全县精准扶贫档案管理工作，制定档案管理制度和工作规范。2.指导、监督和检查各乡镇（街道）、各部门（单位）精准扶贫档案管理工作。3.负责收集、整理、保管县级精准扶贫工作中形成的重要档案资料。4.组织开展档案业务培训和交流活动。（二）各乡镇（街道）扶贫工作机构职责1.负责本辖区内精准扶贫档案的收集、整理、归档和保管工作。2.按照县级档案管理要求，建立健全本辖区档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。3.定期向县级扶贫开发领导小组办公室报送档案管理工作情况。4.配合县级部门做好档案资料的查阅、利用等工作。（三）各部门（单位）职责1.负责本部门（单位）在精准扶贫工作中形成档案资料的收集、整理、归档和保管。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作与业务工作同步推进。3.按照规定向县级扶贫开发领导小组办公室和相关部门移交档案资料。4.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案分类与归档范围（一）综合管理类档案1.政策文件：国家、省、市、县出台的关于精准扶贫的政策法规、规划纲要、实施方案等文件。2.工作计划与总结：年度、阶段性扶贫工作计划、总结，专项扶贫工作方案、总结等。3.会议记录：扶贫工作会议、领导小组会议、专题研讨会等会议的记录、纪要。4.统计报表：扶贫对象信息统计、扶贫项目资金统计、脱贫成效统计等各类报表。5.考核评估：扶贫工作考核方案、考核结果、评估报告等。（二）精准识别类档案1.贫困对象识别资料：贫困户申请书、家庭情况调查表、民主评议记录、公示材料、审核审批文件等。2.动态管理资料：贫困对象进出库资料，包括新增贫困户识别、返贫户认定、脱贫户退出等相关材料。（三）精准帮扶类档案1.帮扶责任人资料：帮扶责任人基本信息、帮扶计划、帮扶记录、帮扶成效等。2.帮扶措施档案：产业扶贫、就业扶贫、教育扶贫、健康扶贫、住房安全保障、社会保障兜底等各类帮扶措施实施过程中形成的文件、协议、记录、照片等。3.扶贫项目档案：项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案、招投标文件、项目合同、工程进度记录、资金拨付凭证、竣工验收报告等。（四）资金管理类档案1.资金筹集与分配：扶贫资金来源文件、资金分配方案、资金下达通知等。2.资金使用与监管：资金使用计划、报账凭证、审计报告、监督检查记录等。（五）脱贫成效类档案1.脱贫户档案：脱贫户脱贫认定资料，包括收入核算表、“两不愁三保障”达标证明、脱贫总结等。2.贫困村出列档案：贫困村出列申报材料、出列验收报告、相关指标完成情况证明等。3.贫困县摘帽档案：贫困县摘帽申报材料、摘帽验收报告、各项考核指标完成情况证明等。（六）特殊载体档案1.照片档案：反映精准扶贫工作重要活动、场景、成果等具有保存价值的照片，应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。2.音像档案：扶贫工作中的录音、录像资料，如工作汇报视频、实地调研影像等，应附文字说明。3.电子档案：以电子数据形式存在的各类精准扶贫档案，应按照相关标准进行整理和存储，确保数据安全和可读取。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门（单位）和相关责任人应按照档案归档范围，及时收集本部门（单位）在精准扶贫工作中形成的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.对收集到的档案资料，应进行认真核对，确保资料真实、准确、完整，对不符合要求的资料应及时补充或更正。3.涉及多个部门（单位）共同完成的扶贫项目或工作，主办部门应负责组织相关部门（单位）共同收集、整理档案资料，并明确各部门（单位）的归档责任。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案，对档案进行科学分类，同一类别的档案应集中整理。3.每份档案应保持其完整性，不得随意拆分、抽取或丢失文件材料。（三）整理方法1.分类编号：按照档案分类方案，对各类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。2.装订编目：对纸质档案进行装订，去除金属物，破损文件应进行修复。编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.电子档案整理：对电子档案按照文件类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，同时编制电子档案目录，确保电子档案与纸质档案对应一致。五、档案保管与保护（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（二）保管方式1.纸质档案应采用符合国家标准的档案装具进行存放，按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，存储设备应定期进行检查和维护，确保数据安全。同时，应建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份到不同存储介质，并异地存放。3.特殊载体档案应根据其特点进行妥善保管，照片档案应冲印或打印成照片册进行存放，音像档案应刻录成光盘进行保存，电子档案应按照相关标准进行存储和管理。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案实体安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案使用寿命。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案损坏、丢失或泄密。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：本部门（单位）工作人员因工作需要查阅精准扶贫档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.外部查阅：上级部门、其他地区或单位因工作需要查阅我县精准扶贫档案的，应出具正式查阅函，经县扶贫开发领导小组办公室负责人批准后，按照规定办理查阅手续。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行查阅。3.特殊情况查阅：司法机关因办案需要查阅精准扶贫档案的，应按照法定程序办理查阅手续，档案管理人员应协助司法机关做好查阅工作，并做好记录。（二）查阅程序1.查阅申请人应填写档案查阅申请表，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员应根据查阅要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印、拍照、摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行核对，确保档案完整无损。（三）利用规定1.精准扶贫档案的利用应遵循合法、合理、保密的原则，不得损害国家利益、集体利益和个人利益。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，及时总结档案利用工作经验，为档案资源开发利用提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则，对档案的真实性、完整性、准确性、系统性进行综合评估。2.遵循保管期限规定，结合档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由县扶贫开发领导小组办公室负责人、档案管理人员以及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行逐卷审查鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，核实档案形成时间、来源、记录事项等信息，判断档案是否符合归档范围和保管期限要求。2.结合精准扶贫工作实际，评估档案对当前和今后工作的利用价值，如是否具有政策研究、经验借鉴、历史查证等方面的作用。3.参考国家和地方有关档案保管期限的规定，对档案的保管期限进行重新审定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经县扶贫开发领