会议室出租免责协议书

会议室出租免责协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX商务中心有限公司

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层

甲方法定代表人/负责人：张三

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX企业服务有限公司

乙方地址：XX省XX市XX区XX街XX号XX写字楼XX层

乙方法定代表人/负责人：李四

乙方联系方式/p>

**协议简介**

为满足乙方对高品质会议服务的需求，甲方作为专业的会议场所提供方，根据乙方的具体要求，同意出租其名下位于XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层的会议室及相关设施，供乙方用于商务洽谈、产品发布、团队培训等商业活动。乙方经充分了解甲方提供的会议室条件及相关服务内容，并自愿承租，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议。

本协议的签订基于双方对会议室租赁市场行情、租赁用途、服务标准及风险责任的共同认知。甲方承诺提供的会议室设施符合国家相关安全标准，并配备必要的服务支持；乙方承诺按照约定用途使用会议室，并遵守甲方的管理规定。双方均应基于本协议内容履行各自义务，任何一方违反约定均需承担相应责任。本协议的签订及履行，双方均表示已仔细阅读并完全理解协议条款，且不存在任何歧义或争议。

在租赁期间，甲方将提供会议室的使用权，并配合乙方完成会议筹备工作；乙方则需按照约定支付租金，并确保会议室设施得到妥善使用。双方的合作背景为甲方拥有专业的会议场地资源，而乙方有明确的会议服务需求，基于此前提条件，双方达成本协议以明确权利义务，保障交易安全。本协议的签订不仅确立了双方的法律关系，也为后续的合同履行提供了法律依据，确保会议租赁活动顺利进行。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲方作为会议室出租方与乙方作为会议室承租方之间的权利与义务，确保乙方能够按照约定使用甲方提供的会议室及相关设施，同时保障甲方的合法权益。本协议涉及的具体内容包括但不限于：会议室的租赁期限、租金支付方式、会议室的使用规则、设施设备的维护与管理、违约责任的处理以及争议解决方式等。通过本协议的签订，双方旨在建立稳定、透明的合作关系，为乙方的会议活动提供专业、便捷的服务，并促进双方在会议租赁领域的长期合作。本协议的履行将有助于规范双方的行为，减少潜在的风险，确保会议租赁活动的顺利进行。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

（1）"会议室"：指甲方提供给乙方使用的具有会议功能的场所，包括主会场、分会场及其他辅助用房。

（2）"租赁期限"：指乙方承租会议室的时间段，自本协议生效之日起至约定的终止日期。

（3）"租金"：指乙方为使用会议室而需支付的费用，包括基本租赁费、服务费及其他可能产生的费用。

（4）"服务费"：指甲方为提供会议相关的配套服务而收取的费用，如设备租赁、人员配备等。

（5）"违约责任"：指任何一方违反本协议约定时，应承担的法律责任及相应的赔偿措施。

（6）"不可抗力"：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等。

（7）"争议"：指双方在履行本协议过程中发生的任何分歧或纠纷。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权按照本协议约定收取租金及其他应得费用，并有权监督乙方对会议室的使用情况是否符合本协议规定。

（2）甲方应确保所提供的会议室及其附属设施符合国家相关安全标准，并具备良好的使用条件，包括但不限于空调、照明、音响设备、投影仪等。

（3）甲方有义务在租赁期限开始前，配合乙方完成会议室的准备工作，包括但不限于场地布置、设备调试及人员培训等。

（4）甲方应提供必要的会议服务支持，如茶歇、文具、网络接入等，具体服务内容可由双方另行约定。

（5）甲方有义务维护会议室的清洁卫生，并定期进行检查和维修，确保设施的正常运行。

（6）甲方应保障乙方的合理隐私权，未经乙方同意，不得擅自进入会议室或翻阅乙方会议资料。

（7）甲方有权在紧急情况下，为保障安全或公共利益，暂时限制乙方对会议室的使用，但应提前通知乙方并尽量减少影响。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照本协议约定使用租赁的会议室，并享有会议室及其附属设施的正常使用权。

（2）乙方应按照本协议约定支付租金及其他应得费用，并确保支付方式合法、及时。

（3）乙方在使用会议室前，应向甲方提交详细的会议方案，包括会议时间、参会人数、所需设备等，以便甲方做好准备工作。

（4）乙方有义务合理使用会议室及其附属设施，不得损坏或滥用，如因乙方原因造成设施损坏，应承担修复费用或赔偿责任。

（5）乙方应自行负责会议期间的安保工作，包括但不限于参会人员的签到、秩序维护等，并确保会议活动的安全进行。

（6）乙方有义务遵守甲方的管理规定，如按时使用、不擅自改变会议室用途、不携带危险品等。

（7）乙方在租赁期间，应妥善保管会议室内的物品及资料，如有遗失或损坏，应承担相应责任。

（8）乙方如需延长租赁期限或增加服务内容，应提前与甲方协商并签订补充协议。

（9）乙方在会议结束后，应按时归还会议室，并确保场地清洁，恢复原状。

（10）乙方如需使用甲方提供的特殊服务，应提前预约并支付相应费用，具体服务标准和价格由双方另行约定。

（11）乙方应配合甲方进行会议室的检查和维修工作，如遇设备故障或其他问题，应及时通知甲方处理。

（12）乙方在租赁期间，如需转让会议室使用权，应提前通知甲方并获得书面同意，并承担相应责任。

第四条价格与支付条件

双方经协商一致，确定本协议项下会议室的租赁价格及支付条件如下：

（1）租金标准：乙方承租会议室的租金采用包干制或计时制，具体标准以双方另行签订的附件《会议室租赁报价单》为准。该报价单已详细列明不同类型会议室的租赁单价、服务内容及费用明细，为本协议不可分割的一部分。

（2）支付方式：乙方应通过银行转账方式将租金及服务费支付至甲方指定的以下银行账户：

开户名称：XX商务中心有限公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XXXXXX

（3）支付时间：

a.首期租金及押金应在本协议签订之日起XX日内一次性支付；

b.后续租金应在每个租赁周期开始前XX日内支付；

c.如采用计时制租赁，则应在每次会议结束后XX日内，根据实际使用时长结算并支付费用；

d.所有支付均应以人民币结算，甲方在收到款项后应及时开具等额发票。

（4）价格调整：除非双方另有约定，本协议项下的租金价格在租赁期限内保持不变。如遇国家政策调整、市场行情重大变化等情况，双方可友好协商是否需要调整价格，并以书面形式确认。

（5）押金条款：乙方应在本协议签订时向甲方支付相当于XX个月租金的押金。若乙方在租赁期间未发生任何违约行为，且结清所有费用后，甲方应在租赁期满后XX日内无息退还押金；若乙方存在违约行为，甲方有权从押金中扣除相应赔偿金，不足部分乙方仍需补足。

第五条履行期限

（1）本协议的租赁期限自XX年XX月XX日起至XX年XX月XX日止，共计XX个月/天。具体起止日期以本协议及附件中载明的为准。

（2）租赁期限届满前XX日，如乙方有意续租，应向甲方提出书面申请，双方应协商确定续租期限及租金事宜。在同等条件下，乙方享有优先续租权。

（3）会议使用时间：乙方每次使用会议室的时间安排应提前XX日告知甲方，并遵守甲方的场地使用规则。原则上每次会议使用时长不超过XX小时，如需延长使用，应另行协商并支付额外费用。

（4）协议终止：除本协议另有约定外，任何一方提前终止本协议，均应向对方支付相当于XX个月租金的违约金。若因不可抗力导致协议无法继续履行，本协议自动终止，双方互不承担违约责任，但已产生的费用仍需结清。

（5）关键时间节点：

a.本协议生效日：XX年XX月XX日；

b.首期租金支付日：XX年XX月XX日；

c.年度审核日：每年XX月XX日，双方应对协议履行情况进行回顾并确认下一年度安排；

d.紧急情况响应时间：甲方应在接到乙方紧急报修通知后XX小时内响应，XX小时内到达现场处理。

第六条违约责任

**一、甲方违约责任**

1.未能按约定提供符合标准的会议室或相关设施，导致乙方会议无法正常进行，甲方应承担以下责任：

（1）退还乙方已支付但未使用的租金，并按该部分租金的XX%支付违约金；

（2）若因设施故障或维护不当给乙方造成直接经济损失，甲方应予以赔偿，赔偿上限不超过乙方当次会议预计费用的XX倍；

（3）若甲方违约行为导致乙方错过重要会议机会，甲方应额外支付XX万元违约金，并承担乙方因此遭受的额外损失。

2.未经乙方同意擅自提高租金或变更服务内容，乙方有权解除协议，甲方应退还已收费用并支付相当于XX个月租金的违约金；

3.甲方工作人员未按约定提供必要协助或故意拖延服务，经乙方书面催告后仍无改善，乙方有权要求减免相应服务费用，并按该部分费用的XX%支付违约金；

4.甲方违反保密义务，泄露乙方会议信息给第三方造成损害，应承担全部赔偿责任，并支付XX万元违约金，同时乙方有权单方解除协议。

**二、乙方违约责任**

1.逾期支付租金：每逾期一日，乙方应按逾期金额的XX‰支付违约金，逾期超过XX日，甲方有权解除协议，并要求乙方支付相当于XX个月租金的违约金及所有应付费用；

2.未按约定用途使用会议室：如将会议室用于非法活动、危险作业或超出约定范围，甲方有权立即停止服务、解除协议，并要求乙方支付XX万元违约金，已产生的费用不予退还；

3.损坏会议室设施：乙方应负责修复或赔偿，赔偿标准按市场价或甲方维修报价双倍计算，金额最高不超过XX万元；

4.擅自转租或分租：乙方应向甲方支付相当于XX个月租金的违约金，甲方有权解除协议，并追究其法律责任；

5.未按时归还会议室：每逾期一日，乙方应按日租金的XX%支付场地占用费，逾期超过XX日，甲方除追缴费用外，还有权加收XX%的滞纳金，并解除协议；

6.乙方在租赁期间擅自变更协议条款或拒绝履行义务，甲方有权要求其纠正，若乙方拒不配合，甲方有权单方解除协议，并要求赔偿由此产生的直接损失，赔偿金额不超过协议总金额的XX%。

**三、违约金与赔偿的适用**

1.双方约定的违约金条款具有法律效力，任何一方违约时均应按约定承担；

2.若违约金不足以弥补守约方实际损失，守约方有权要求赔偿差额部分；

3.因不可抗力导致的违约，违约方不承担违约责任，但应积极采取措施减少损失，并在事后提供有效证明。

**四、协议解除与后果**

1.除本协议另有约定外，任何一方严重违约导致协议目的无法实现时，守约方有权单方解除协议，并要求违约方承担相应责任；

2.解除协议后，乙方应立即停止使用会议室并结清所有费用，甲方有权收回场地并限制乙方未来租赁资格；

3.因违约解除协议的，违约方应将协议期间产生的收益优先用于补偿守约方损失，不足部分仍需赔偿。

第七条不可抗力

（1）本协议所称“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律变更、政策调整）、流行病疫情、网络攻击、电力或通讯中断等。

（2）任何一方因不可抗力导致无法履行本协议项下全部或部分义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，并提供相关证明文件。通知应详细说明不可抗力事件的影响范围及预计持续时间。

（3）双方应根据不可抗力事件的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。如不可抗力持续超过XX日，双方均有权单方解除协议，已产生的费用按实际使用情况结算，多退少补。

（4）因不可抗力造成的损失，由双方各自承担，互不追责。但若不可抗力是因一方过错造成的，该方仍需承担相应责任。

（5）不可抗力消除后，受影响方应尽快恢复履行协议，并通知对方相关情况。如恢复履行对守约方造成额外成本，受影响方应予以补偿。

（6）双方应对不可抗力事件采取合理措施减少损失，否则应对扩大的损失承担相应责任。

第八条争议解决

（1）凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权选择以下第XX种方式解决：

1.向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；

2.提交XX仲裁委员会，按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。

（2）仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁过程中，仲裁费及其他相关费用由败诉方承担。

（3）在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受争议影响的条款。任何一方未经对方书面同意，不得单方中止履行协议，但法律另有规定的除外。

（4）若选择诉讼方式，管辖法院为甲方所在地人民法院；若选择仲裁方式，仲裁地点为XX仲裁委员会所在地。

（5）争议解决期间，双方应避免采取任何可能损害对方利益的行为，包括但不限于泄露商业秘密、散布不实信息或采取报复性措施。

（6）双方同意，在争议解决过程中，应将所有证据材料完整保存，并配合争议解决机构的工作，以高效、公平地解决争议。

第九条其他条款

（1）通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件或双方确认的其他电子传输方式送达。通知在以下时间视为送达：专人递送，送达时；挂号信，寄出后XX日；传真或电子邮件，发送成功后。地址以本协议首页载明的为准，任何一方变更地址应提前XX日书面通知对方。

（2）协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意并签署补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。任何口头承诺或约定均不构成对本协议的修改，除非另有书面证据。

（3）保密条款：双方应对在本协议履行过程中获知的对方商业秘密、技术信息、客户资料等一切未公开信息承担保密义务，未经对方书面许可，不得向任何第三方披露或用于本协议约定目的之外的其他用途。保密期限为本协议有效期内及协议终止后XX年。

（4）完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达