三方协议书 调档函

三方协议书调档函1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京恒远房地产开发有限公司，注册地址位于北京市朝阳区光华路1号恒远大厦A座15层，法定代表人为张伟，联系电话甲方是一家经国家工商行政管理机关核准登记成立的房地产开发企业，主要业务范围包括房地产开发、销售、租赁及物业管理。甲方基于自身业务发展需要，需委托乙方协助办理相关档案调取事宜，以完成项目后续开发工作。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，甲乙双方经友好协商，就档案调档事宜达成如下协议，以兹共同遵守。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：北京市档案服务中心，注册地址位于北京市海淀区中关村南大街5号档案大厦B座3层，法定代表人为李明，联系电话乙方是经北京市档案管理局批准成立的专业档案服务机构，具备档案调取、整理、复制及咨询服务的专业资质。乙方根据甲方需求，承诺提供合法、高效的档案调档服务，协助甲方获取项目所需历史档案资料。双方基于平等自愿、诚实信用的原则，本着互利共赢的目的，签订本协议，明确双方权利义务，确保档案调档工作顺利进行。

协议简介：

本协议的签订背景源于甲方在北京朝阳区光华路地块进行房地产开发项目的推进过程中，需调取该地块在1998年至2020年间的历史规划、土地使用、拆迁安置等关键档案资料，以用于项目可行性研究及后续审批流程。由于相关档案分散存放在北京市档案馆及各区县档案管理部门，且部分档案年代久远，整理难度较大，甲方经市场调研后选择委托具备专业资质的乙方提供档案调档服务。乙方作为档案服务领域的专业机构，拥有丰富的调档经验和广泛的档案资源渠道，能够为甲方提供系统化、规范化的档案调取解决方案。双方通过本协议明确合作前提：甲方负责提供档案调取的具体需求清单及授权证明，乙方负责按照约定条件和时限完成档案调取工作，并确保档案资料的完整性与准确性。本协议的履行将直接服务于甲方房地产开发项目的顺利进行，为后续的土地开发、规划审批及工程建设提供必要的历史依据。协议的达成不仅体现了双方在档案服务领域的专业合作，也符合国家关于档案资源合理利用及信息共享的相关政策要求，具有明确的现实意义和实际操作性。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案调取事宜中的权利与义务，确保乙方能够根据甲方的需求，合法、高效地完成指定档案的调取、整理与提供工作，从而支持甲方房地产开发项目的顺利进行。协议范围具体包括：乙方应甲方要求，负责调取并交付与甲方北京朝阳区光华路地块项目相关的，时间跨度自1998年至2020年期间的历史档案资料，涵盖但不限于土地规划审批文件、土地使用权变更登记记录、拆迁安置协议书、工程竣工验收证明等关键性档案。乙方需确保调取档案的真实性、完整性和可用性，并按照约定格式进行整理和复制，最终交付给甲方使用。本协议旨在通过双方协作，为甲方项目审批及后续开发工作提供必要的历史档案支持，明确档案调取的具体流程、责任分工和交付标准，保障合作顺利进行。

第二条定义

在本协议中，除非上下文另有明确解释，下列词语具有以下含义：

“档案”：指由机关、团体、企事业单位及其他在公务活动或生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于文件、照片、纸、录音、录像等。

“调档”：指依据甲方授权，由乙方通过合法途径向相关档案管理部门申请并获取指定历史档案资料的行为。

“完整档案”：指调取的档案资料符合原始形成时的状态，无缺页、无涂改、无重要信息缺失，能够全面反映相关历史事实。

“约定时限”：指本协议附件中明确规定的各项工作的完成时间节点，包括需求确认、档案调取、资料整理、交付等环节的期限。

“授权证明”：指甲方开具的，证明其有权调取相关档案并委托乙方执行此行为的正式文件，包括但不限于法定代表人身份证明、项目开发授权书、调档申请函等。

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权力和义务：

3.1.1权力：

（1）甲方有权要求乙方根据其提供的档案需求清单，全面、准确地完成档案调取工作。

（2）甲方有权对乙方提交的档案资料进行初步验收，并就资料的完整性、准确性提出意见。

（3）在乙方违反本协议约定，未能按时、按质完成档案调取任务时，甲方有权要求乙方限期整改，并有权根据违约情况追究相应责任。

（4）甲方有权根据项目实际需要，在合理范围内对档案调取范围或具体要求进行补充或调整，并通知乙方执行，但由此可能产生的额外费用由双方另行协商确定。

3.1.2义务：

（1）甲方应向乙方提供清晰、具体的档案调取需求清单，列明所需档案的名称、时间范围、关键信息等，并作为本协议附件一。

（2）甲方应按照乙方要求，及时、完整地提供调档所需的授权证明文件，包括但不限于法定代表人身份证明、营业执照副本复印件、项目开发相关批准文件、正式的调档委托书等，并确保上述文件的真实有效性。

（3）甲方应积极配合乙方与相关档案管理部门的沟通协调工作，如需甲方提供补充材料或协助办理内部审批手续，甲方应及时响应。

（4）甲方应按照本协议第五条约定，按时足额支付乙方提供的档案调取服务费用。

（5）甲方对乙方提供的档案资料负保密责任，不得超出本协议约定范围使用或泄露，除非获得相关政府部门或乙方的额外授权。

（6）甲方应指定专门联系人负责与乙方的沟通协调，确保信息传递准确、及时。

3.2乙方的权力和义务：

3.2.1权力：

（1）乙方有权要求甲方提供明确的档案调取需求清单和有效的授权证明文件，作为开展工作的前提条件。

（2）乙方有权根据档案管理部门的规定和工作流程，自主决定档案调取的具体方式、路径和所需时间，但需确保符合法律法规要求。

（3）在档案调取过程中，如遇到需要甲方补充信息、协调关系或支付额外费用等情况，乙方有权向甲方提出合理要求，并要求甲方在合理期限内予以配合或处理。

（4）乙方有权按照本协议第五条约定，向甲方收取已完成档案调取服务所产生的费用。

（5）对于甲方超出约定范围的使用请求或可能导致档案信息泄露的行为，乙方有权拒绝，并保留向甲方追究违约责任的权利。

3.2.2义务：

（1）乙方应严格按照甲方提供的档案需求清单和授权证明，负责完成指定档案的调取工作。乙方应利用自身专业优势和专业渠道，尽最大努力确保档案调取的全面性和及时性。

（2）乙方应严格遵守国家及北京市关于档案管理的法律法规，依法依规进行档案调取，并确保整个过程的合规性。乙方需妥善保管调取过程中接触到的所有档案资料和相关信息，防止丢失、损毁或泄露。

（3）乙方应将调取到的档案资料进行系统整理、核对，确保档案的完整性和基本准确性。根据甲方要求，可提供档案的复印件或数字化扫描件，但原件原则上应妥善保管或按甲方要求返还。

（4）乙方应在收到甲方授权证明和需求清单后，根据档案的性质、数量和难易程度，向甲方提供明确的档案调取周期预估，并严格按照本协议第六条约定的履行期限完成工作。

（5）乙方应指派专门的项目负责人与甲方对接，负责档案调取工作的具体执行、进度汇报和问题沟通，确保项目顺利推进。

（6）乙方有义务对在调档过程中知悉的甲方商业秘密和非公开信息承担保密责任，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露或用于任何其他用途。保密期限为本协议履行期间及协议终止后三年。

（7）乙方应确保提供的档案资料清晰可辨，能够满足甲方查阅、复印或用于项目开发的基本需求。如因乙方原因导致档案资料损毁或无法使用，乙方应承担相应赔偿责任。

（8）乙方应在档案交付时应附具调档过程说明和档案清单，详细列明所提供档案的名称、数量、时间等信息，供甲方核对。

第四条价格与支付条件

甲方同意根据乙方完成本协议项下档案调取服务的工作量及标准，向乙方支付服务费用。具体费用构成及支付方式如下：

4.1费用构成：乙方服务费用总额为人民币叁拾万元整（¥300,000.00）。该费用包含乙方为完成本协议约定的档案调取、整理、初步核对及提供复印件或数字化文件等所有服务内容所产生的成本和利润。具体费用明细可能根据档案调取的实际难度、涉及部门数量、档案数量及类型等因素由双方在附件中进一步细化，但最终总额以双方确认的报价为准。

4.2支付方式：甲方应通过银行转账方式将服务费用支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：北京市档案服务中心

开户银行：中国工商银行北京海淀支行

银行账号：6222020100123456789

4.3支付时间：

（1）甲方应在收到乙方开具的符合要求的正式发票后十五（15）日内，一次性支付全部服务费用。

（2）如双方事先约定分阶段支付，则按附件二《支付计划表》约定的金额和节点支付。若无特别约定，则本条第一项所述方式为唯一支付方式。

（3）甲方支付服务费用前，乙方有权要求甲方提供等额或高于服务费用的预付款或担保，具体条件由双方协商确定并在附件中明确。

（4）甲方支付的款项应被认定为是对乙方履行本协议项下义务的对价，直至乙方完全履行完毕协议约定的所有服务并经甲方最终验收合格。

第五条履行期限

5.1协议有效期：本协议自甲乙双方授权代表签字并盖章之日起生效，至乙方完成所有档案调取服务并交付给甲方，且甲方就该部分服务费用支付完毕之日终止。但本协议的保密条款、争议解决条款等根据其性质应继续有效的条款，将在主协议终止后继续有效。

5.2关键时间节点：

（1）需求确认与授权：甲方应在协议生效后三（3）日内向乙方提供完整的档案调取需求清单（附件一）及所有必要的授权证明文件。乙方应在收到全部有效文件后二（2）日内确认需求，并向甲方发出确认函。

（2）档案调取工作启动：乙方在收到甲方确认函后五（5）日内，开始着手进行档案调取的准备工作，包括但不限于与相关档案管理部门联系、准备申请材料等。

（3）档案调取完成与交付：乙方承诺在协议生效后六十（60）日内完成所有指定档案的调取工作，并将整理好的档案资料（包括纸质件及/或数字化文件）交付给甲方。此期限已考虑了可能涉及多个部门、档案查找难度及整理时间等因素，若遇特殊情况需延长，经双方书面协商同意后方可延期，但最长不得超过十五（15）日。

（4）甲方验收：甲方应在收到乙方交付的全部档案资料后十（10）日内完成验收。验收合格，双方签署验收确认书；如发现问题，甲方应在十（10）日内以书面形式详细指出，乙方应在收到通知后十（10）日内予以补充或更正。

（5）费用支付：甲方应在本协议第五条4.3款约定的支付时间节点内支付相关费用。

第六条违约责任

6.1甲方违约责任：

6.1.1若甲方未能按时提供本协议项下所需的档案调取需求清单或有效的授权证明文件，导致乙方无法按时开始工作，每逾期一日，甲方应向乙方支付合同总价款千分之一（0.1%）的违约金，但累计违约金不超过合同总价款的百分之五（5%）。逾期超过三十（30）日，乙方有权解除协议，并要求甲方支付已完成工作部分的费用及累计违约金。

6.1.2若甲方未能按照本协议约定按时足额支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付逾期支付金额千分之一（0.1%）的违约金。逾期超过三十（30）日，乙方有权暂停档案调取工作的后续进行，直至甲方付清全部款项及违约金；若甲方仍拒不支付，乙方有权解除协议，并要求甲方支付合同总价款百分之一百（100%）的违约金，并保留向甲方追偿因此造成的一切损失（包括但不限于乙方为催收产生的费用）的权利。

6.1.3若甲方超出本协议约定的范围使用乙方提供的档案资料，并因此造成信息泄露、侵权纠纷或对乙方声誉造成损害，甲方应承担全部责任，并赔偿乙方因此遭受的所有经济损失和商誉损失，乙方有权要求甲方支付合同总价款百分之五百（500%）的违约金。

6.1.4甲方提供的档案需求清单不准确或授权证明文件存在虚假，导致乙方已完成的调取工作需要全部或部分重复，或给乙方造成其他损失，甲方应承担由此产生的全部额外费用，并支付合同总价款百分之五十（50%）的违约金。

6.2乙方违约责任：

6.2.1若乙方因自身原因未能按照本协议第五条约定的履行期限完成档案调取工作并交付给甲方，每逾期一日，应向甲方支付合同总价款千分之一（0.1%）的违约金。逾期超过三十（30）日，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付的服务费用，并支付合同总价款百分之二十（20%）的违约金。此违约金旨在补偿甲方因项目进度延误所遭受的直接损失。逾期违约金的累计上限为合同总价款的百分之三十（30%）。

6.2.2乙方提供的档案资料存在伪造、篡改、遗失或未能达到约定完整性、可用性标准，无法满足甲方基本使用需求，甲方有权要求乙方立即更换或补充，并赔偿因此造成的直接损失。若乙方拒绝更换或补充，或在合理期限内未能修复，甲方有权解除协议，要求乙方退还全部已支付费用，并支付合同总价款百分之百（100%）的违约金。乙方还应承担因其违约行为给甲方造成的所有间接损失和商誉损害。

6.2.3乙方在调档过程中泄露甲方商业秘密或非公开信息，应立即停止违约行为，并向甲方支付合同总价款百分之五百（500%）的违约金，且该违约金不足以弥补甲方损失的，乙方应赔偿甲方全部实际损失（包括直接损失和可预见的间接损失）。

6.2.4乙方在收到甲方正确的需求清单和授权证明后，无正当理由（如不可抗力）拖延或拒绝开始工作，甲方有权要求乙方支付合同总价款百分之十（10%）的违约金，并有权单方解除协议，乙方应退还甲方已支付但尚未提供服务的费用，并支付上述违约金。

6.3不可抗力导致的违约：若任何一方因不可抗力（定义见本协议第十条）原因未能履行其在本协议下的全部或部分义务，该方不承担违约责任，但应在不可抗力发生后立即通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。因不可抗力造成的损失，双方各自承担。

6.4不可预见费用：若在协议履行过程中，出现双方无法预见、无法避免且无法克服的特殊情况（如档案管理部门政策重大调整导致调档费用或难度骤增），导致乙方成本显著增加，经双方书面确认后，乙方有权向甲方提出合理费用调整请求，双方应就新增费用进行协商，达成一致后书面补充协议。若协商不成，任何一方有权单方解除协议，但应给予对方合理通知期。

6.5赔偿责任的限制：除本协议明确约定的违约责任外，任何一方对于因对方违约行为所遭受的间接损失、预期利益损失、利润损失等不予承担赔偿责任，但法律另有规定的除外。任何一方在知道或应当知道对方存在违约行为时，未及时采取补救措施导致损失扩大的，不得就扩大的损失要求赔偿。双方均应保证其提供的保险有效且充足，以覆盖本协议履行可能产生的风险，具体保险要求可由一方在签订前提出。

第七条不可抗力

7.1定义：本协议所称“不可抗力”是指，不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、罢工、政府行为（如法律、法规的变更、政策调整、禁令等）、流行病疫情、网络攻击、电力或通讯中断以及其他类似事件。

7.2通知与证明：任何一方因不可抗力而无法履行或无法完全履行本协议项下义务时，应在不可抗力事件发生后七（7）日内书面通知对方，详细说明不可抗力事件的情况及其预计持续的时间，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、保险理赔通知等）。通知应送达本协议首页载明的地址。

7.3责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行或延迟履行本协议项下部分或全部义务的，该方不承担违约责任。受影响方应根据不可抗力事件的影响，合理调整履行期限或部分或全部解除协议。若不可抗力事件持续超过三十（30）日，双方应协商是否继续履行协议或终止协议。

7.4协商处理：双方应本着诚实信用的原则，就不可抗力事件带来的影响和后续处理方式进行友好协商。在不可抗力影响消除后，应及时恢复履行本协议，并可根据实际情况协商调整协议的部分条款。

7.5损失承担：因不可抗力造成的直接损失（如为应对不可抗力事件而额外支出的合理费用），由各方自行承担。双方均应采取合理措施减少不可抗力事件造成的损失。任何一方不得因对方遭受不可抗力损失而拒绝履行本协议的其他非关联义务。

7.6不可抗力终止：不可抗力事件及其影响消除后，通知方应立即书面通知对方，表明不可抗力已不再存在，本协议的履行应自通知送达对方时恢复正常。

第八条争议解决

8.1争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议的订立、效力、解释、履行、违约责任、争议解决方式等，均应首先通过友好协商解决。协商应本着公平合理、注重实效的原则进行，由双方授权代表在协议有效期内进行。

8.2协商不成处理：若双方在收到对方书面争议通知后三十（30）日内未能通过协商解决争议，任何一方均有权选择以下一种方式解决争议，且选择一经确定，未经对方书面同意不得变更：

（1）调解：可提交北京仲裁委员会或双方认可的第三方调解机构进行调解。调解应遵循自愿、公平、中立的原则。达成调解协议的，制作调解书或根据协议内容制作补充协议，经双方签署后具有约束力。

（2）仲裁：提交北京仲裁委员会，按照该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点在北京。

（3）诉讼：向协议签订地（北京市朝阳区）有管辖权的人民法院提起诉讼。

8.3争议解决原则：无论采用何种争议解决方式，双方均应遵守中华人民共和国法律及相关司法解释。解决争议时，应注重事实，遵守契约精神，并尽量减少争议解决对协议正常履行及其他非争议事项的影响。

8.4专属管辖（如选择诉讼）：若选择诉讼方式，本协议约定北京市朝阳区人民法院为专属管辖法院。任何一方在本协议签订前或签订后，就本协议项下任何争议向其他法院提起诉讼的，该法院对该争议无管辖权，除非另一方明确书面同意。选择仲裁或调解的，本条款不适用。

8.5保密：双方在争议解决过程中知悉的对方商业秘密或其他非公开信息，均应承担保密义务，除法律规定或争议解决机构要求披露外，不得向任何第三方泄露。争议解决完成后，该保密义务持续有效。

8.6争议解决的法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为免歧义，不包括香港、澳门特别行政区及台湾地区法律）。

第九条其他条款

9.1通知：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首页载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前七（7）日书面通知对方。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过传真发送的，成功发送后视为送达；通过邮寄发送的，寄出后三（3）日视为送达。以专人递送或挂号信方式发送的，签收日或投递日（以邮戳或快递记录为准）后三（3）日视为送达。法律或本协议另有约定的除外。

9.2协议变更：对本协议的任何修改、补充或变更，均须经双方授权代表签署书面文件，方为有效。任何口头约定或非书面形式的变更均不产生法律效力。

9.3完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解和安排。本协议的任何条款均不能被视为对其他条款的放弃，除非有明确书面约定。

9.4可分割性：若本协议任何条款被认定为无效、非法或不可执行，该条款应被视为从本协议中删除，但本协议的其他条款及其效力不受影响。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款。

9.5独立性：本协议各条款