行政会议记录材料保管办法

行政会议记录材料保管办法一、总则（一）目的规范。为加强行政会议记录材料的规范化管理，确保材料安全、完整、可追溯，特制定本办法。1.适用范围本办法适用于本单位所有行政会议记录材料的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程管理。包括但不限于会议通知、议程、签到表、发言记录、决议文件、附件资料等。2.基本原则（1）统一管理原则。行政会议记录材料由综合办公室统一归口管理，其他部门不得擅自处置。（2）安全保密原则。涉密材料必须严格按照保密规定执行，非涉密材料不得擅自扩大传阅范围。（3）完整准确原则。会议记录材料必须真实反映会议情况，不得遗漏重要内容。（4）及时高效原则。材料收集、整理、归档应在会议结束后5个工作日内完成。二、组织职责（一）职责划分。综合办公室是行政会议记录材料保管工作的责任主体，各部门按照职责分工提供支持配合。1.综合办公室职责（1）制定和完善会议记录材料保管制度，并组织实施。（2）负责会议记录材料的收集、整理、分类、编号、归档。（3）建立会议记录材料电子台账，实现信息化管理。（4）定期检查材料保管情况，确保材料安全。（5）按规定销毁过期或无保存价值的材料。2.各部门职责（1）按照会议要求提供相关材料，确保材料内容真实、完整。（2）指定专人负责本部门会议记录材料的初步整理和移交。（3）配合综合办公室开展材料核查和归档工作。三、材料收集与整理（一）收集要求。会议记录材料应在会议结束后立即收集，不得拖延或遗失。1.必须收集的材料（1）会议通知：包括会议时间、地点、议题、参会人员等。（2）会议议程：明确会议各环节安排。（3）签到表：记录参会人员名单及签到情况。（4）发言记录：完整记录主要发言内容和决议事项。（5）决议文件：正式形成的会议决议或纪要。（6）附件资料：与会议议题相关的补充材料。2.收集流程（1）会议结束后，会议组织部门立即整理材料。（2）综合办公室派专人到场核对材料完整性。（3）材料交接时双方签字确认，建立收集登记表。3.整理要求（1）材料按会议时间顺序排列，重要文件置于首位。（2）纸质材料使用统一文件夹存放，电子材料统一存入指定云盘。（3）对破损或字迹模糊的材料进行修补或扫描备份。四、编号与归档（一）编号规则。会议记录材料必须按照统一规则编号，便于检索和管理。1.编号组成编号采用“YYYYMMDD-XX”格式，其中：（1）“YYYYMMDD”代表会议召开日期。（2）“XX”代表材料顺序号，按材料类型区分。2.分类编号（1）会议通知：01-05（2）会议议程：06-10（3）签到表：11-15（4）发言记录：16-20（5）决议文件：21-25（6）附件资料：26-303.归档要求（1）纸质材料使用统一档案盒，盒内放置目录清单。（2）电子材料按编号建立文件夹，内含扫描件和原始文档。（3）重要会议材料应双套保管，一套存放档案室，一套异地保管。五、保管与安全（一）保管要求。会议记录材料必须妥善保管，确保安全。1.保管环境（1）纸质材料存放于恒温恒湿档案室，温度控制在10-25℃，湿度控制在45%-60%。（2）电子材料存储在专用服务器，定期备份至异地存储设备。（3）涉密材料应加锁保管，设置双Key授权。2.保管期限（1）一般会议材料保管期限为5年。（2）重要会议材料保管期限为10年。（3）具有永久保存价值的材料移交档案馆。3.安全措施（1）档案室配备消防、防潮、防虫设施。（2）电子材料设置访问权限，定期更换密码。（3）重要材料实行双人双锁管理。六、利用与查阅（一）利用程序。查阅或借用会议记录材料必须履行审批手续。1.查阅条件（1）工作需要查阅，需填写《材料查阅申请表》。（2）研究需要查阅，需经分管领导批准。（3）公开需要查阅，需按信息公开规定执行。2.查阅流程（1）申请人填写申请表，注明查阅目的和材料范围。（2）综合办公室审核，必要时与会议组织部门沟通。（3）查阅时必须有专人陪同，并在登记簿记录。3.借用规定（1）一般材料不得外借，特殊情况需经主管领导批准。（2）借用时间不超过3个工作日，不得复制或摘录。（3）归还时检查材料完整性，如有损坏需赔偿。七、销毁管理（一）销毁条件。达到保管期限或无保存价值的材料应按规定销毁。1.销毁范围（1）超过保管期限的材料。（2）内容重复或已公开的材料。（3）经鉴定无保存价值的材料。2.销毁程序（1）综合办公室编制销毁清册，注明材料编号、数量、日期。（2）销毁前在档案室公示，接受监督。（3）采用碎纸机销毁，确保无法复原，销毁后双方签字确认。3.销毁记录（1）销毁清册永久保存。（2）销毁过程录像存档。（3）碎纸机定期维护，确保销毁效果。八、监督与责任（一）监督机制。定期对会议记录材料保管工作进行监督检查。1.监督方式（1）综合办公室每季度自查，形成报告。（2）办公室分管领导每半年抽查，随机抽取材料检查。（3）审计部门每年专项检查，重点关注涉密材料。2.责任追究（1）因保管不善造成材料丢失、损毁的，追究直接责任人责任。（2）违反保密规定造成泄密的，按保密法处理。（3）玩忽职守导致材料积压或利用困难的，给予行政处分。九、附则（一）解释权。本办法由综合办公室负责解释。