医院档案三纳入制度

PAGE医院档案三纳入制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案内容应真实反映医院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集医院在各个方面形成的档案，保证档案的种类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、医院商业秘密和个人隐私的档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案三纳入内容（一）纳入医院年度工作计划1.明确档案管理工作目标将档案管理工作纳入医院年度工作计划，制定明确的工作目标，如档案收集的完整性、整理的规范化、保管的安全性、利用的高效性等，确保档案管理工作与医院整体工作协调发展。2.制定具体工作任务根据档案管理工作目标，制定详细的工作任务，包括档案收集范围的确定、整理流程的规范、保管设施的建设、利用服务的开展等，明确各阶段的工作重点和责任人。3.将档案管理工作纳入绩效考核建立档案管理工作绩效考核机制，将档案管理工作目标和任务分解到各科室、部门及相关人员，纳入医院年度绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的科室和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行督促整改。（二）纳入医院各级各类人员岗位职责1.明确档案管理职责在医院各级各类人员岗位职责中，明确档案管理职责，如科室负责人负责本科室档案的收集、整理和移交，档案管理人员负责全院档案的集中管理和利用服务等，确保档案管理工作责任落实到每个岗位和人员。2.规定档案工作流程详细规定档案管理工作流程，包括档案的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、利用等环节，要求各级各类人员严格按照流程操作，保证档案管理工作的规范化和标准化。3.加强培训与考核定期组织医院各级各类人员参加档案管理知识培训，使其熟悉档案管理职责和流程，提高档案管理意识和能力。同时，将档案管理工作纳入人员考核内容，对履行档案管理职责不到位的人员进行相应的处罚。（三）纳入医院财务预算1.保障档案管理经费将档案管理所需经费纳入医院财务预算，确保档案管理工作有足够的资金支持，包括档案收集、整理、保管、数字化、设备购置、人员培训等方面的费用。2.合理安排经费使用根据档案管理工作实际需要，合理安排经费使用，优先保障档案管理基础设施建设、档案数字化建设、档案安全防护等方面的支出，提高经费使用效益。3.加强经费监督管理建立档案管理经费监督管理制度，加强对经费使用情况的监督检查，确保经费专款专用，防止经费浪费和滥用。三、档案收集（一）收集范围1.医疗档案包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等，全面反映患者的诊疗过程和医疗信息。2.教学档案涵盖教学计划、教学大纲、教案、课件、实习指导、考试试卷等，为医院教学工作提供支持。3.科研档案包含科研项目申请书、研究方案、实验数据、论文发表、成果鉴定等，记录医院科研工作的全过程。4.管理档案涉及医院行政管理、党团建设、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料，如会议纪要、规章制度、工作计划、工作总结等。（二）收集要求1.及时收集各科室、部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和时间要求，及时将档案收集齐全，确保档案的时效性。2.完整准确收集的档案应内容完整、信息准确，字迹清晰、图表规范，签字盖章齐全，保证档案的质量。3.分类整理对收集的档案进行分类整理，按照档案类别和保管期限分别存放，便于后续的整理、保管和利用。（三）收集流程1.科室收集各科室档案管理人员按照档案收集范围和要求，定期收集本科室形成的档案，进行初步整理和分类，填写档案移交清单。2.部门汇总医院各职能部门负责汇总本部门及下属科室移交的档案，对档案进行进一步审核和整理，确保档案的完整性和准确性。3.档案管理部门接收档案管理部门对各科室、部门移交的档案进行统一接收，核对档案移交清单，对不符合要求的档案及时返回相关科室、部门进行补充完善。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料形成规律按照文件材料的形成时间、来源、内容等特点，进行系统整理，保持文件材料之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于保管和查找利用，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将档案分为医疗、教学、科研、管理等类别，再在每个类别下进一步细分二级、三级类目，形成科学合理的分类体系。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于档案的标识和检索。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查阅和利用。（三）整理流程1.初步整理档案管理人员对接收的档案进行初步清理，去除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。2.详细分类按照分类原则和方法，对档案进行详细分类，确定每份档案的类别和保管期限。3.编号编目为档案编制编号，并按照编目要求编制档案目录，将档案装入档案盒，在档案盒上标注档案编号、题名、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管设施建设1.档案库房建设按照国家有关档案库房建设标准，建设符合要求的档案库房，确保库房安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。2.档案装具配备配备合适的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，保证档案存放有序，便于查找和管理。3.安全防护设备安装安装必要的安全防护设备，如消防设备、监控设备、温湿度控制设备等，保障档案的安全保管。（二）保管要求1.分类存放按照档案分类体系，将档案分类存放在档案库房内，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.定期检查定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现并处理问题。3.数字化管理对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和利用，提高档案管理效率和服务水平。（三）保管期限划分1.永久保管对医院具有重要历史价值、凭证作用和长远利用价值的档案，如医院历史沿革、重大事件记录、重要科研成果等，实行永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，如医疗病历、教学档案、科研档案等，分别确定相应的保管期限。六、档案利用（一）利用原则与范围1.利用原则遵循合法、合规、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供有效服务。2.利用范围医院内部各科室、部门及员工因工作需要，可查阅、借阅、复制相关档案；外部单位因工作需要，经医院批准，可查阅、借阅与本单位工作相关的档案。（二）利用流程1.申请利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号、利用方式等信息，提交所在科室、部门负责人审核签字。2.审批档案管理部门对利用申请表进行审批，根据利用者身份和利用目的，确定是否批准利用以及利用的范围和方式。3.查阅与借阅经批准后，利用者按照档案管理部门指定的时间和地点查阅或借阅档案，查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料；借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。4.复制利用者如需复制档案，应经档案管理部门同意，按照规定的程序和要求进行复制，复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用反馈1.意见收集档案管理部门定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，了解利用者的需求和满意度。2.改进措施根据利用者反馈的意见和建议，及时总结分析档案利用工作中存在的问题，制定改进措施，不断提高档案利用服务质量。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.鉴定原则按照国家有关档案鉴定标准和医院档案管理规定，对保管期满的档案进行鉴定，确保鉴定结果的客观性、准确性和公正性。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由医院分管领导担任组长，档案管理部门负责人、相关业务科室专家等为成员，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定方法与程序1.鉴定方法档案鉴定工作小组根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际利用价值，对保管期满的档案进行逐卷、逐件鉴定。2.鉴定程序首先，档案管理部门提出档案鉴定意见，列出拟销毁档案清单；然后，档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，提出鉴定结论；最后，报医院分管领导审批。（三）销毁流程1.编制销毁清册对经批准销毁的档案，编制销毁清册，