内蒙古局档案三合一制度

PAGE内蒙古局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强内蒙古局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于内蒙古局机关及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导原则。档案管理工作在内蒙古局党组的统一领导下进行，明确分管领导和主管部门，确保档案工作的顺利开展。2.分级管理原则。实行内蒙古局、各单位两级档案管理体制，各单位负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作，并接受内蒙古局档案部门的监督指导。3.完整准确原则。全面收集反映内蒙古局各项工作活动的文件材料，保证档案内容真实、准确、完整，能够客观反映工作历史全貌。4.便于利用原则。优化档案整理和保管方式，建立科学合理的检索体系，提高档案查询和利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构内蒙古局设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。各单位应明确档案管理岗位，指定专人负责本部门档案工作。（二）职责分工1.内蒙古局档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定内蒙古局档案管理制度和业务规范。负责组织、指导和监督各单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。集中统一管理内蒙古局机关形成的各类档案，定期接收各单位移交的应归档档案。开展档案信息化建设，建立和维护档案数据库，实现档案信息资源共享。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。参与内蒙古局重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。2.各单位档案管理职责贯彻执行内蒙古局档案管理制度，建立健全本单位档案管理工作制度和流程。负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。按照规定的时间和要求，将应归档档案移交内蒙古局档案管理部门。积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息服务。配合内蒙古局档案管理部门做好档案业务检查、统计、鉴定等工作。三、文件材料的形成与积累（一）文件材料形成要求1.各部门和工作人员在履行职责过程中，应及时形成、收集和整理与工作相关的文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹清晰，签署完备。3.电子文件应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）文件材料积累措施1.建立文件材料形成登记制度，对文件材料的名称、来源、日期、形成部门等进行详细记录，便于跟踪和管理。2.定期开展文件材料清理工作，对无用的文件材料进行及时销毁，避免积压和浪费。3.加强对工作人员的宣传教育，提高其对文件材料积累工作重要性的认识，自觉做好文件材料的收集和整理工作。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方案1.文书档案按年度机构保管期限分类。即先按年度将档案分为不同年份，再在每个年份下按机构分类，最后按保管期限分为永久、长期、短期。保管期限划分：永久保存的文书档案主要是反映内蒙古局主要职能活动和历史面貌的重要文件材料；长期保存期限为1650年，短期保存期限为15年以下。2.科技档案按项目专业分类。根据内蒙古局承担的科研项目、工程建设项目等进行分类，每个项目下再按专业分为科研文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.会计档案按年度类别分类。按会计年度将会计档案分为不同年份，再在每个年份下按类别分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。4.人事档案按类别个人档案分类。分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等类别，每个类别下按个人建立档案。（三）整理方法1.文书档案整理对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。编目时应准确填写档号、文号、责任者、题名、日期、页数等项目，确保目录清晰、准确。装订应采用线装或胶装方式，保持文件整齐、牢固。2.科技档案整理对项目文件材料进行系统整理，建立项目档案卷内目录和备考表。按照项目文件材料的形成顺序进行排列，编制项目档案总目录。对重要的科技档案应进行数字化处理，建立电子档案备份。3.会计档案整理对会计凭证进行分类整理，按月份或季度装订成册，加具封面和封底。会计账簿应按年度整理，保持账簿的完整性。财务报告和其他会计资料应按类别整理，编目成册。4.人事档案整理对人事档案材料进行分类、排序，补充完善相关材料。建立人事档案目录，便于查找和利用。对人事档案进行数字化扫描，建立人事档案信息系统。五、档案保管（一）保管场所1.内蒙古局档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品架等，并定期进行维护和检查。3.各单位应根据实际情况，设置相对独立的档案保管场所，确保档案安全。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对不同载体的档案应分别保管，电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。3.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立内蒙古局档案鉴定工作领导小组，由分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门人员为成员。领导小组负责制定档案鉴定工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.文书档案鉴定标准根据文件材料的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断文件材料是否需要保存及保管期限。重要的政策性文件、法规性文件、会议文件等应永久保存；一般性文件根据其保存价值确定为长期或短期保存。2.科技档案鉴定标准对科研项目、工程建设项目等档案，根据项目的重要性、技术水平、经济效益等因素进行鉴定。具有重大科研成果、重要工程价值的档案应永久保存；一般项目档案根据其保存价值确定保管期限。3.会计档案鉴定标准按照国家有关会计档案保管期限的规定进行鉴定。会计凭证、会计账簿等一般保存期限为30年，财务报告等重要会计资料应永久保存。4.人事档案鉴定标准根据人事档案管理规定，对档案材料进行审核和鉴定，剔除不应归档或已失去保存价值的材料。反映个人重要经历、政治历史、业务能力等方面的档案材料应长期保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，提前通知各单位提交需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作领导小组成员对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经内蒙古局分管领导批准后进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计。包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等各类档案的数量统计。2.档案整理情况统计。如已整理档案的数量、整理进度等。3.档案利用情况统计。包括查阅档案的人次、卷次、利用目的等。4.档案保管情况统计。如档案库房面积、温湿度记录、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理信息系统，实现档案统计数据的自动化采集和分析，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。2.内蒙古局内部应定期发布档案统计分析报告，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.内蒙古局机关及所属各单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位及相关单位的档案。2.外单位因工作需要，经内蒙古局档案管理部门批准，可查阅、借阅相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的利用，应严格按照国家有关规定执行。（二）利用方式1.查阅档案。利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅档案。因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.档案复制。利用者如