企业档案室管理制度上墙

PAGE企业档案室管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司企业档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司企业档案室负责集中管理公司各类档案，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项工作的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.及时归档原则。各部门及员工应及时将办理完毕的文件材料整理归档，不得积压。4.方便利用原则。档案管理应便于公司内部各部门及员工查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司决策提供依据。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交公司档案室。3.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，如实提供相关档案信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，严格执行档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。5.积极为公司各部门及员工提供档案查阅、利用等服务，及时准确地提供所需档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、投标书等文件。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等文件。5.公司在科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品资料、工艺文件等。6.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。7.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。（二）收集要求1.各部门及员工应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和准确性，不得擅自涂改、伪造。3.对收集的文件材料应进行分类整理，便于后续的归档工作。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订。对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。4.编目。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查阅和检索。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交公司档案室。2.对于一些重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档移交。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。2.档案应编制详细的移交清单，清单内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）移交程序1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，将整理好的档案移交给公司档案室。2.公司档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。3.档案交接双方在档案移交清单上签字确认，完成档案移交工作。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的企业档案室，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、法规性文件、年度综合报表、重要会议记录、重大项目资料等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司的一般性文件、业务档案、设备档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司的一般性事务文件、临时性文件等。（四）档案的检查与维护1.档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、更换老化的档案装具等。3.定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确无误。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅。公司内部人员可直接到档案室查阅档案，查阅时应遵守档案室的管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅。因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室。（三）利用登记1.档案室应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用部门、利用人姓名、利用档案名称、数量、用途、归还日期等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，以便更好地了解档案的利用需求，为档案管理工作提供参考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.对销毁清单进行公示，公示期为[X]个工作日，公示无异议后，报公司领导批准。3.由档案室会同相关部门指定专人负责档案的销毁工作，销毁过程应进行详细记录，包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查考。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止泄密。3.查阅、借阅机密档案时，应严格履行审批手续，查阅、借阅人员应在指定地点进行查阅，不得将档案带出档案室。（二）安全管理