云南省档案管理制度

PAGE云南省档案管理制度一、总则（一）目的为了加强云南省档案管理工作，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，服务云南省经济社会发展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合云南省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南省行政区域内各级国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织以及个人形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则云南省档案管理工作实行统一领导，各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导；各单位按照职责权限，负责本单位档案的具体管理工作。2.集中管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，确保档案集中统一保管，便于开发利用。3.完整准确原则档案管理应保证档案的完整性和准确性，如实反映单位各项工作活动的历史面貌，维护档案的原始凭证作用。4.安全保密原则档案管理要确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密规定，保障档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）云南省档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定云南省档案工作的规章制度和业务标准，并组织实施。2.负责对全省档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，依法查处档案违法行为。3.组织开展档案宣传、教育、培训工作，提高档案人员业务素质和社会档案意识。4.负责全省档案信息化建设的规划、指导和协调，推进档案信息资源共享和开发利用。5.组织开展档案理论研究和学术交流活动，促进档案事业发展。（二）各单位档案管理部门职责1.贯彻执行国家和云南省有关档案工作的法律法规、规章制度和业务标准，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对本单位档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.按照规定向云南省档案行政管理部门和有关档案馆移交应进馆的档案。5.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展本单位档案鉴定、销毁工作，确保档案资源的优化配置。7.为单位各项工作提供档案信息服务，开展档案编研工作，开发利用档案资源，发挥档案的资政育人作用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位发文（含党组文件、行政文件、会议纪要等）、工作计划、总结、统计报表、财务账目、审计报告等。2.本单位各类会议文件、记录、纪要、决议等，重要会议的照片、录音、录像等资料。3.本单位开展业务工作形成的各类业务文件、合同协议、项目资料、科研成果、技术文件、产品样本等。4.本单位机构设置、人员编制、干部任免、职工奖惩、工资福利等方面的文件材料。5.本单位资产登记、清查、评估、处置等文件材料。6.本单位外事活动形成的文件材料，包括出国考察、接待来访、签订合作协议等相关资料。7.本单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片及相关文字说明。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.对重要文件材料，应在形成后及时收集归档，不得积压或散失。3.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。4.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照相关标准进行格式转换和存储。（三）整理方法1.分类档案应按照其形成规律和特点进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。文书档案可按照年度机构保管期限分类；科技档案可按照项目专业分类；会计档案按照会计年度形式分类；人事档案按照干部人事管理权限分类；业务档案按照业务类别分类。2.编号对分类后的档案应进行编号，编号应科学合理、便于管理和查询。文书档案编号可采用年度流水号的方式；科技档案编号可根据项目特点和专业要求制定编号规则；会计档案编号可按照会计凭证、账簿、报表等不同形式分别编号；人事档案编号应按照人事档案管理规定执行；业务档案编号应根据业务流程和档案内容进行编制。3.编目档案编目应包括编制档案目录、卷内文件目录等。档案目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应包含文件编号、题名、日期、页号等信息，确保编目准确、清晰，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应采用卷盒、卷皮等形式进行装订和保管，按照分类编号顺序排列上架存放。2.电子档案应按照相关标准进行存储，采用磁带、光盘、硬盘等存储介质，实行异地备份存储，确保电子档案数据安全。3.实物档案应进行妥善保管，可根据实物特点采用专柜存放、展览展示等方式，并建立实物档案登记台账，记录实物的名称、来源、日期等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久保管、定期保管两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对国家和社会具有长远保存价值的档案，如重要的法规性文件、年度综合报表、机构演变、人事任免等档案。2.定期保管的档案在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，如一般业务文件、一般性会议记录等档案，保管期限届满后，经鉴定可以销毁。（四）档案鉴定与销毁1.各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加，对档案的保存价值进行评估。2.档案鉴定工作应依据国家有关规定和本单位档案保管期限表，结合档案的实际情况，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。3.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并经单位负责人审核批准。4.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位档案管理部门负责人批准后，按照规定查阅相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应严格按照国家有关保密规定办理审批手续，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经单位负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过三个月，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，归还时应确保档案完整无损。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可为单位或个人出具档案证明。出具档案证明应依据档案原件，如实反映档案内容，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化处理，建立数字化档案资源库，实现档案信息资源的共享和远程利用。3.加强档案信息安全管理，保障档案信息化系统的安全稳定运行，防止档案信息泄露和被非法篡改。（二）建设内容1.档案信息化管理系统建设根据档案管理业务需求，开发或选用适合的档案信息化管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能，支持多用户同时在线操作，提高档案管理工作的协同性和便捷性。2.档案数字化工作制定档案数字化工作计划，按照相关标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作，建立数字化档案资源库。数字化档案应保证图像清晰、数据准确，与纸质档案内容一致。3.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密存储、身份认证等技术手段，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件发生。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。（三）数据管理1.档案信息化管理系统应建立完善的数据备份机制，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据安全。2.加强对档案数据的质量管理，定期对档案数据进行检查和核对，确保数据的准确性和完整性。对发现的数据错误或缺失，应及时进行修正和补充。3.建立档案数据共享机制，按照规定的权限和程序，实现档案数据在本单位内部各部门之间的共享，以及与上级主管部门、相关单位之间的数据交换和共享。七、监督与检查（一）监督检查主体云南省档案行政管理部门负责对全省档案管理工作进行监督检查，定期组织开展档案工作专项检查和综合评估，确保档案法律法规和各项制度的贯彻执行。各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查，建立健全档案管理工作考核机制，对档案管理部门和相关业务部门的档案工作进行定期考核和评价。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的工作流程和操作规范。2.档案管理机构和人员配备情况，档案管理人员的业务素质和工作能力。3.档案库房建设和设施设备配备情况，档案保管条件是否符合要求。4.档案信息化建设情况，档案信息化管理系统的运行和档案数字化工作进展。5.档案资源的开发利用情况，档案为单位各项工作和社会服务的效果。6.档案安全保密制度的落实情况，档案信息安全防护措施是否到位。（三）监督检查方式1.定期检查云南省档案行政管理部门和各单位应定期组织开展档案管理工作检查，制定检查计划，明确检查内容和标准，对档案管理工作进行全面检查。2.专项检查针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，如档案数字化工作、档案安全保密等，适时开展专项检查，深入查找问题，提出整改意见。3.日常监督档案行政管理部门和各单位应加强对档案管理工作的日常监督，通过实地查看、查阅资料、听取汇报等方式，及时发现和纠正档案管理工作中的不规范行为。（四）问