事业单位采购监督制度

PAGE事业单位采购监督制度一、总则（一）目的为加强事业单位采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，实现采购资金的合理使用，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购监督管理机构及职责（一）采购监督管理委员会1.组成：由单位领导、相关部门负责人以及专业技术人员等组成。2.职责研究制定采购监督管理制度和政策，指导采购工作的开展。审议采购计划、采购方式、采购文件等重要事项。监督采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。对采购违规行为进行调查处理，提出处理意见和建议。（二）采购部门1.职责负责编制采购计划，明确采购需求，组织采购活动的实施。选择合适的采购方式，编制采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。建立采购档案，妥善保存采购活动的相关资料。（三）财务部门1.职责负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行核算和监督。（四）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性和效益性。对采购项目进行绩效审计，评价采购资金的使用效果。对采购违规行为进行调查，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出采购需求，填写采购申请表。2.采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容。3.采购部门对各部门提交的采购申请表进行汇总、审核，结合单位实际情况和资金状况，编制年度采购计划。4.年度采购计划应报采购监督管理委员会审议通过后实施。（二）采购计划的调整1.因工作需要确需调整采购计划的，由提出调整需求的部门填写采购计划调整申请表。2.采购计划调整申请表应说明调整原因、调整内容、调整预算等情况。3.采购部门对采购计划调整申请表进行审核，报采购监督管理委员会批准后实施。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：招标公告发布：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。招标文件编制与发售：采购部门编制招标文件，发售给合格投标人。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。投标文件编制与提交：投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前提交至采购部门。开标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行。评标：采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人名单。中标公告：采购部门在指定的媒体上发布中标公告，公告内容应包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额等。合同签订：采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：发出投标邀请书：采购部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间及开标时间和地点等。报名及资格审查：被邀请供应商按照投标邀请书要求报名，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。招标文件编制与发售：采购部门编制招标文件，发售给合格投标人。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。投标文件编制与提交：投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前提交至采购部门。开标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行。评标：采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人名单。中标公告：采购部门在指定的媒体上发布中标公告，公告内容应包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额等。合同签订：采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组：采购部门组织成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源采购供应商：采购小组对采购项目进行论证，论证后确定单一来源采购供应商，并将结果报采购监督管理委员会批准。签订采购合同：采购部门与单一来源采购供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组：采购部门组织成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同草案等内容。2.采购文件的编制应符合国家法律法规和政策规定，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。3.采购文件编制完成后，应报采购监督管理委员会审核。审核通过后的采购文件方可发售给供应商。（二）采购文件的发售1.采购部门按照规定的时间、地点和方式发售采购文件。2.采购文件的售价应合理，不得高于编制和印刷成本。3.供应商购买采购文件时，应填写购买登记表，采购部门应做好登记记录。（三）采购文件的澄清与修改1.在采购文件发售期间，供应商对采购文件有疑问的，可以向采购部门提出澄清要求。采购部门应及时给予答复，并以书面形式通知所有购买采购文件的供应商。2.在投标截止时间前，采购部门可以对采购文件进行修改。修改后的采购文件应以书面形式通知所有购买采购文件的供应商，并相应延长投标截止时间。六、采购活动实施管理（一）开标、评标、谈判等活动的组织1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点和方式组织开标、评标、谈判等采购活动。2.开标、评标、谈判等活动应在采购监督管理委员会的监督下进行，确保活动的公正、公平、公开。3.采购部门应做好开标、评标、谈判等活动的记录工作，记录内容应包括活动的时间、地点、参与人员、活动过程等。（二）评审专家的管理1.采购部门建立评审专家库，评审专家应从评审专家库中随机抽取。2.评审专家应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务，具有良好的职业道德。3.采购部门应向评审专家提供采购文件和相关资料，组织评审专家进行评审培训，确保评审专家熟悉评审程序和评审标准。4.评审专家在评审过程中应客观、公正地履行职责，遵守评审纪律，不得泄露评审信息。（三）采购合同的签订与履行1.采购部门根据评标结果或谈判结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、审计部门备案。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商出现违约行为的，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。七、采购监督检查（一）内部监督检查1.采购监督管理委员会定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购文件的编制与发售、开标、评标、谈判等活动的组织、采购合同的签订与履行等。2.审计部门定期对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性和效益性，评价采购资金的使用效果。3.财务部门对采购资金进行监督管理，审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金专款专用。（二）外部监督检查1.接受财政部门、审计部门、监察部门等有关部门的监督检查。2.主动接受社会公众的监督，对社会公众提出的意见和建议，及时进行整改。（三）监督检查结果的处理1.对监督检查中发现的问题，采购监督管理委员会应及时责令采购部门进行整改。2.对采购违规行为，采购监督管理委员会应按照有关规定进行调查处理，追究相关人员的责任。3.对采购活动中的先进经验和做法，应及时进行总结推广，提高采购管理水平。八、采购档案管理（一）采购档案的内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）采购档案的整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。2