中国央企采购制度规范

PAGE中国央企采购制度规范一、总则（一）目的为加强中国央企采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家有关法律法规和政策规定，结合央企实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于中国央企及其所属各级全资、控股子企业（以下统称企业）的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开公正公平原则：采购活动应当公开透明，接受社会监督，保证所有参与采购的供应商机会均等，公正对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取私利。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善企业采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。3.建立和管理供应商库，对供应商进行评估、考核和动态管理。4.负责采购项目的招标、询价、竞争性谈判等采购方式的组织和实施。5.监督采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的争议和问题。6.定期统计分析采购数据，为企业决策提供依据。（二）需求部门职责1.根据企业生产经营需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、交货期等要求。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同谈判。4.负责采购项目的验收工作，对采购产品的质量、数量、规格等进行检验和确认。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的安排和管理。2.审核采购合同付款条款，按照合同约定及时支付采购款项。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议和决策支持。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况和采购程序的合规性。2.审查采购项目的招标、询价、竞争性谈判等采购方式的合法性和公正性。3.对采购合同的签订、执行和变更进行审计，防范采购风险。4.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.企业各部门应当根据年度生产经营计划、项目预算和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、采购预算等内容。2.采购计划编制完成后，应当按照企业内部审批流程进行审核和批准。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的紧迫性等。3.采购管理部门应当对各部门提交的采购计划进行汇总和平衡，结合企业库存情况和市场供应情况，制定企业年度采购计划。年度采购计划应当报企业管理层审批后实施。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整、设计变更等原因需要调整采购计划的，需求部门应当及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容和预计影响。2.采购计划调整申请应当按照企业内部审批流程进行审核和批准。审核内容包括调整原因的合理性、调整内容的必要性、调整对采购成本和交货期的影响等。3.采购管理部门应当根据批准的采购计划调整申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式选择（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标采购方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.招标采购应当按照国家有关法律法规和政策规定，通过公开招标、邀请招标等方式进行。公开招标应当发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。3.招标采购应当编制招标文件，招标文件应当包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应当明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、付款方式、售后服务等实质性内容。4.招标采购应当组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人，并向招标人提交评标报告。5.招标人应当根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。招标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。（二）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购应当向三家以上具备相应资格的供应商发出询价通知书，询价通知书应当包括采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、报价要求等内容。3.供应商应当在规定的时间内提交报价文件，报价文件应当包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购管理部门应当对供应商的报价文件进行评审，选择报价合理、技术规格和商务条款满足要求的供应商作为成交供应商。4.采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同，采购合同应当明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、付款方式、售后服务等内容。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应当成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当按照谈判文件规定的谈判程序进行谈判，确定成交供应商。3.谈判文件应当明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、付款方式、售后服务等实质性内容。谈判小组应当与供应商进行谈判，要求供应商对谈判文件的实质性内容进行响应，并根据谈判情况调整采购需求和谈判文件。4.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购人应当自成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当由采购部门组织论证，论证内容包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等。论证报告应当报企业管理层审批后实施。3.单一来源采购应当与供应商进行协商，协商内容包括采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、付款方式、售后服务等。协商一致后，采购管理部门应当与供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.企业应当建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和程序。供应商准入条件应当包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购管理部门应当对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购管理部门应当对通过资格审查的供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、售后服务体系等。4.采购管理部门应当根据资格审查和实地考察情况，对符合准入条件的供应商进行登记，建立供应商库。（二）供应商评估与考核1.企业应当建立供应商评估与考核制度，定期对供应商进行评估和考核。评估与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.采购管理部门应当根据采购合同执行情况、验收报告、用户反馈等信息，对供应商进行评估和考核。评估与考核结果应当记录在供应商档案中。3.采购管理部门应当根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于评估与考核结果优秀的供应商，可以给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评估与考核结果不合格的供应商，应当及时进行整改，整改后仍不合格的，应当取消其供应商资格。（三）供应商动态管理1.企业应当建立供应商动态管理制度，及时更新供应商库信息。对于供应商的资质变化、生产经营情况变化、产品质量变化等信息，采购管理部门应当及时进行核实和更新。2.采购管理部门应当定期对供应商库进行清理，对于长期未合作、不再符合准入条件的供应商，应当及时从供应商库中删除。3.企业应当鼓励供应商不断改进产品质量、提高服务水平，与供应商建立长期稳定的合作关系。采购管理部门应当定期与供应商进行沟通和交流，了解供应商的需求和意见，共同解决合作中存在的问题。六、采购合同管理（一）采购合同签订1.采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同应当符合国家法律法规和政策规定，不得损害企业利益和社会公共利益。2.采购合同签订前，采购管理部门应当对采购合同条款进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性、严密性等。采购合同条款应当明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。3.采购合同签订时，采购管理部门应当与供应商进行谈判，确保合同条款符合企业利益和采购需求。谈判过程中，采购管理部门应当充分了解供应商的意见和要求，及时调整合同条款，达成双方共识。4.采购合同签订后，采购管理部门应当将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。备案内容包括采购合同的编号、签订日期、采购项目名称、供应商名称、合同金额、交货时间、付款方式等。（二）采购合同执行1.采购合同生效后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应当跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门应当按照采购合同约定，及时接收采购产品，并组织验收。验收内容包括采购产品的规格、数量、质量、外观等方面。验收合格后需求部门应当出具验收报告。3.财务部门应当按照采购合同约定，及时支付采购款项。支付采购款项时，财务部门应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。4.供应商应当按照采购合同约定，按时、按质、按量交付采购产品，并提供售后服务。供应商交付的采购产品不符合合同约定的，应当承担违约责任，负责更换、修理、退货等，并赔偿企业因此造成的损失。（三）采购合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因市场变化、生产经营调整、设计变更等原因需要变更采购合同的，双方应当协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更的时间、双方的权利和义务等。2.采购合同变更协议签订后，采购管理部门应当将变更协议副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。备案内容包括变更协议的编号、签订日期、采购合同编号、变更内容、变更原因、变更时间等。3.如因不可抗力、政策调整、供应商违约等原因需要解除采购合同的，双方应当协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应当明确解除合同的原因、解除合同的时间、双方的权利和义务等。4.采购合同解除协议签订后，采购管理部门应当将解除协议副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。备案内容包括解除协议的编号、签订日期、采购合同编号、解除原因、解除时间等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.企业应当建立采购风险识别与评估制度，定期对采购活动进行风险识别与评估。风险识别与评估内容包括采购计划风险、采购方式风险、供应商风险、采购合同风险、验收风险、付款风险等方面。2.采购管理部门应当根据采购活动的特点和实际情况，采用适当的方法进行风险识别与评估。风险识别方法可以包括问卷调查、访谈、案例分析、数据分析等；风险评估方法可以包括定性评估、定量评估、综合评估等。3.采购管理部门应当根据风险识别与评估结果，对采购风险进行分类和分级。采购风险分类可以包括市场风险、信用风险、质量风险、法律风险等；采购风险分级可以根据风险发生的可能性和影响程度分为高风险、中风险、低风险。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的采购风险，企业应当制定相应的风险应对措施。风险应对措施可以包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险采购项目，企业应当采取风险规避措施，如取消采购项目、选择其他采购方式、更换供应商等。3.对于中风险采购项目，企业应当采取风险降低措施，如加强采购计划管理、严格供应商选择、完善采购合同条款、加强验收管理、严格付款审核等。4.对于低风险采购项目，企业可以采取风险接受措施，如定期对采购风险进行监控和评估，及时发现和处理风险事件。5.企业应当建立采购风险预警机制，及时发现和预警采购风险事件。采购管理部门应当定期对采购风险进行分析和评估，及时向企业管