工程招投标文书归档保管流程规范

工程招投标文书归档保管流程规范一、总则（一）目的规范。为加强工程招投标文书管理，确保文书真实、完整、安全，依据国家相关法律法规，制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有工程招投标活动的文书归档保管工作，包括但不限于招标文件、投标文件、开评标记录、合同文本等。（三）基本原则。坚持统一管理、分级负责、安全保密、便于查阅的原则，确保文书归档保管工作规范化、制度化。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。由综合管理部负责工程招投标文书的统一归档保管工作，配备专职档案管理员。（二）职责划分。综合管理部负责文书的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等全流程管理；工程管理部负责提供业务指导，确保文书内容符合业务要求；财务部负责与文书相关的财务资料归档；技术部负责电子文书的归档保管。（三）人员要求。档案管理员必须具备专业知识和技能，熟悉档案管理相关法律法规，经培训考核合格后方可上岗。三、归档范围与要求（一）归档范围。工程招投标活动过程中形成的各类文件材料，包括但不限于：1.招标文件：招标公告、招标说明书、投标须知、技术规范、评标标准等。2.投标文件：投标函、商务部分、技术部分、报价表、资质证明文件等。3.开评标记录：开标记录表、评标委员会成员签到表、评标过程记录、中标候选人公示等。4.合同文本：合同协议书、合同附件、补充协议等。5.其他相关文件：答疑函件、澄清文件、变更文件、验收报告等。（二）归档要求。归档文书必须符合以下要求：1.完整性：确保文书内容完整，无缺页、无破损、无涂改。2.真实性：文书内容真实反映招投标活动过程，无伪造、无篡改。3.准确性：文书格式规范，文字准确，数据无误。4.系统性：文书按时间顺序或项目分类整理，便于查阅。四、归档流程与操作（一）文书收集。工程管理部在招投标活动结束后10个工作日内，将相关文书收集齐全，提交至综合管理部。（二）文书整理。综合管理部对收集到的文书进行整理，包括：1.分类：按项目名称、时间顺序或文书类型分类。2.编目：编制文书目录，注明文书名称、编号、日期、页数等信息。3.装订：将文书装订成册，确保牢固、平整。（三）文书鉴定。综合管理部对整理好的文书进行鉴定，确定保管期限，一般分为永久、长期（10-30年）、短期（30年以下）三个等级。（四）文书移交。鉴定后的文书由综合管理部填写《文书移交清单》，经工程管理部、财务部等相关部门审核签字后，移交档案室保管。（五）电子文书归档。电子文书必须与纸质文书同步归档，确保电子文件格式规范、存储安全、可读性强。综合管理部应建立电子档案管理系统，实现电子文书的有效管理和利用。五、保管与安全（一）保管环境。档案室应具备防潮、防火、防虫、防鼠、防盗、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。（二）保管要求。纸质文书应存放于档案柜内，摆放整齐，不得挤压、折叠。电子文书应存储在专用服务器上，定期备份，确保数据安全。（三）安全措施。档案室应安装监控设备，限制人员进出，重要文书应采取加密、加密锁等安全措施。定期进行安全检查，发现隐患及时整改。六、利用与查阅（一）查阅申请。单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，报综合管理部审批。（二）查阅程序。查阅人员应凭身份证件登记，在档案管理员指导下查阅，不得涂改、损毁、复制档案。查阅涉密档案的，应遵守保密规定，不得擅自拍照、录像。（三）借阅管理。因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字后，报综合管理部审批。借阅时间一般不超过30天，特殊情况需延长借阅时间的，应重新办理审批手续。七、销毁管理（一）销毁条件。保管期满的文书，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。销毁前应编制《档案销毁清册》，经单位主要负责人签字批准。（二）销毁程序。销毁时应有两人以上监销，确保档案安全销毁，不得流失。纸质文书应采用碎纸机销毁，电子文书应彻底删除，确保数据无法恢复。（三）销毁记录。销毁完成后，应填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、销毁人、监销人等信息，由综合管理部存档备查