档案销毁审批留痕管理制度

档案销毁审批留痕管理制度一、总则（一）目的规范。为规范档案销毁审批流程，确保档案销毁工作合法合规，实现销毁过程可追溯、可核查，特制定本制度。1.任何单位和个人不得擅自销毁档案，档案销毁必须严格遵循本制度执行。2.本制度适用于本单位所有门类和载体的档案销毁工作。3.档案销毁工作应当遵循合法、安全、及时、彻底的原则。（二）适用范围。本制度适用于本单位所有部门、所有门类、所有载体的档案销毁工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等各类档案。1.纸质档案销毁包括文件、资料、报表、图表等。2.电子档案销毁包括存储在计算机、服务器、移动存储设备等载体上的电子文件。3.声像档案销毁包括录音、录像、照片等。（三）法律依据。档案销毁工作应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法律法规的要求。1.档案销毁必须严格依法进行，任何单位和个人不得违反法律法规擅自销毁档案。2.档案销毁工作应当接受档案行政管理部门的监督和指导。二、组织机构与职责（一）职责划分。各部门负责人是本部门档案销毁工作的第一责任人，档案管理部门负责统筹协调全单位的档案销毁工作。1.档案管理部门负责制定档案销毁计划，审核档案销毁申请，监督档案销毁过程。2.各部门负责本部门档案的整理、鉴定和销毁申请。（二）人员职责。档案销毁工作涉及档案管理员、审批人员、监督人员、执行人员等，各岗位职责明确。1.档案管理员负责档案的整理、鉴定和销毁申请的初步审核。2.审批人员负责审核档案销毁申请，决定是否批准档案销毁。3.监督人员负责监督档案销毁过程，确保档案销毁工作合法合规。4.执行人员负责具体实施档案销毁工作。三、档案销毁审批程序（一）申请提交。需要销毁档案的单位或个人应当填写档案销毁申请表，详细说明档案销毁的理由、范围、时间等。1.申请表应当包括档案名称、档案数量、档案保管期限、销毁理由、销毁时间等。2.申请表应当由部门负责人签字盖章，并报档案管理部门审核。（二）审核批准。档案管理部门收到档案销毁申请后，应当进行审核，审核内容包括档案销毁的理由、范围、时间等。1.档案管理部门应当对申请表进行初步审核，必要时可以组织专家进行鉴定。2.审核通过后，档案管理部门应当报请单位领导批准。（三）审批权限。档案销毁审批权限按照档案保管期限和档案价值进行划分。1.保管期限内的档案销毁需要报请单位领导批准。2.保管期限外的档案销毁需要报请档案行政管理部门批准。四、档案销毁实施规范（一）销毁方式。档案销毁方式应当符合安全、彻底的要求，纸质档案应当采用碎纸机碎毁，电子档案应当采用专业软件彻底销毁。1.纸质档案销毁应当采用碎纸机进行碎毁，确保档案无法复原。2.电子档案销毁应当采用专业软件进行彻底销毁，确保档案数据无法恢复。（二）销毁过程。档案销毁过程应当有专人监督，确保档案销毁工作合法合规。1.销毁前应当对档案进行清点，确保销毁档案与申请表一致。2.销毁过程中应当有监督人员进行监督，并做好销毁记录。（三）销毁记录。档案销毁完成后，应当做好销毁记录，销毁记录应当包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员、销毁档案清单等。1.销毁记录应当由监督人员和执行人员签字盖章。2.销毁记录应当归档保存，保存期限与被销毁档案相同。五、档案销毁监督与检查（一）监督机制。档案销毁工作应当接受档案管理部门的监督，必要时可以接受档案行政管理部门的监督。1.档案管理部门应当对档案销毁过程进行监督，确保档案销毁工作合法合规。2.档案行政管理部门可以对本单位的档案销毁工作进行抽查。（二）检查制度。档案管理部门应当定期对档案销毁工作进行检查，检查内容包括档案销毁申请、审批、实施、记录等。1.检查发现问题的，应当及时纠正。2.检查结果应当书面记录，并报单位领导。六、附则（一）责任追究。违反本制度规定，擅自销毁档案的，应当追究相关责任人的责任。1.擅自销毁档案的，应当给予警告、罚款等处分。2.情节严重的，应当给予降级、撤职等处分。（二）制度修订。本制度由档案管理部门负责解释，并根据实际情况进行修订。1.本制度自发布之日起施行。2.本制度修订时，以前版本自动失效。（三