城建电子文件的与归档

城建电子文件的整理与归档

一、城建电子文件的整理

(一)组合

电子文件的组合应该遵循以下规则：

(1)将同一保管期限的文件组合。

(2)将同一密级的文件组合。

(3)将同一部门的文件组合。

(4)将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目

的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用。

(5)按规范著录规则建立班内文件目录，并将电子文

件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅

相应的电子文件。

(6)如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应

的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和阅

读。

(二)标引

标引是指对档案内容进行分析，赋予检索标识的过

程。

每份电子档案内的要素需要按照规定的顺序排列。标

引就是将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的

过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识

的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了

一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反映档

案，便于检索和利用。

（三）分类

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类

也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只

能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管

理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式

特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机

系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行

像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的

需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分

类。

办理完毕的电子文件，从现行电子文件目录数据库中

取出其各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信

息检索分类库中，这个过程既是电子档案信息分类的过

程，也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑

化排列过程。在应用软件控制下的档案信息分类数据库，

构成了档案信息检索分类系统之电子目录。该系统与电子

目录阶段的电子目录有着本质的不同，它不仅有多项的、

随机的、交叉的检索功能，还有对电子档案进行全文检索

的功能；它的结构不仅是网状，还有自动追踪、组织控制

电子档案的功能，以及在网络环境下远距离传输电子档

案，实现信息共享的功能。由上得知：该阶段的档案实体

分类完全融合到档案信息分类之中，档案分类的两个方面

达到高度的统一。所以，该阶段档案分类有以下特征：

（1）智能化特征。档案分类的整个过程，都在计算机

系统的控制之下，没有一点手工的痕迹。如智能化著录标

引，电子档案随机的逻辑排列，电子档案信息检索分类体

系系统对电子档案的自动追踪和组织控制，都表现出了电

子档案分类的智能化特征。

（2）“无卷”特征。电子档案的特点决定了电子档案

不可能“组装”成卷，表现出档案分类明显的“无卷”特

征。

（3）电子档案分类的两个方面达到了高度融合和高度

统一。

（四）立卷

电子文件的分类、编目、立卷等管理方式与传统档案

不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管

理，所以，档案管理机构在接收到文件同时，可以马上给

每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和

档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，

在归档的同时进行主题词标识、著录，从而使电子文件成

为一个有机整体。技术条件允许时，可以编制多角度、全

方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只需给出文件

分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级

行文及附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

（五）著录

著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和

记录的过程。

电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多，除了

传统的著录项目以外，一般还应包括以下相关内容：

(1)制作环境。是指电子文件制作、修改、运行所使

用的软、硬件，包括软件的类型、版本等。

(2)文件类型。即字处理、图像、图形、影像、声

音、数据库、程序文件等。

(3)文件名。文件的名称，包括文件名和扩展名。

(4)载体类型。光盘、磁带等。

(5)存储池址。是指存储的物理地址，包括终端号、

驱动器号、路径名或统一资源地址(URL)o

(6)背景信息。包括责任者、制作时间、修改时间、

迁移时间、相关文件等。

二、城建电子文件的归档

(一)归档的含义

电子文件的归档是指将具有保存价值和利用价值的

电子文件由形成部门向本单位档案管理机构移交的过

程。

电子文件归档与非电子文件的归档在本质上没有区

别，都是将文件的管理权限移交给档案管理机构，即将

经过鉴定符合归档条件并具有保存价值的电子文件转化

为档案的过程。

电子文件的归档方式可分为在线式归档和离线式归

档两种。

(1)在线式归档。主要指电子文件生成部门通过计

算机网络将电子文件向本单位档案管理机构移交的过

程。档案管理机构可直接将电子文件的著录信息与电子

文件本身转入档案管埋系统中，以便其他合法用户查

询。

(2)离线式归档。主要指把计算机及其网络中的电

子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档

案管理机构移交的过程。文件管理部门向档案管理机构

移交电子文件时，必须将电子文件和与其相关的著录数

据、元数据和各种管理等级数据等一并归档。

(二)归档的注意事项

(1)由于鉴定工作贯穿于电子文件归档与管理的全

过程，因此，档案管理机构在电子文件归档前应当进行

鉴定。鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有

效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

(2)电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。

电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件

时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，

并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一

致。

(三)归档的基本要求

电子文件的归档，除应按照普通文件的归档要求执

行外，还应针对电子文件的特殊属性按以下归档要求进

行：

(1)把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数

据集，拷贝至耐久性的载体上，至少两套，一套封存保

管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保

存。

(2)推荐采用以下载体：一次写光盘(CD—R)、

只读光盘(CD—ROM)、磁带、硬磁盘、可擦写光盘

等。

(3)存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，

标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件

环境等。

(4)将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等

一同归档，并附归档电子文