模具试模记录归档管理制度

模具试模记录归档管理制度一、总则（一）目的制定。为规范模具试模记录的归档管理，确保记录的真实性、完整性和可追溯性，提高模具试模工作效率，特制定本制度。（一）适用范围。本制度适用于公司所有模具试模记录的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程管理。（一）基本原则。模具试模记录归档管理应遵循统一领导、分级负责、安全保密、规范有序的原则。二、组织机构与职责（一）职责划分。公司档案管理部门负责模具试模记录归档管理的统筹规划、监督指导和检查验收。各模具试模责任部门负责本部门模具试模记录的收集、整理和初步审核。（一）部门分工。模具设计部门负责试模方案的制定和试模记录的技术审核；生产部门负责试模过程的实施和试模记录的初步填写；质量部门负责试模记录的质量审核和最终归档；档案管理部门负责试模记录的最终归档、保管和利用。（一）人员要求。参与模具试模记录管理的人员应具备相应的专业知识和管理能力，熟悉相关法律法规和公司制度，并经过专业培训。三、归档范围与标准（一）归档范围。所有模具试模记录，包括但不限于试模计划、试模方案、试模过程记录、试模结果报告、试模照片、试模数据、问题分析报告、改进措施等。（一）归档标准。试模记录应真实、完整、准确、清晰，符合技术规范和公司要求，并满足长期保存的需要。（一）记录要求。试模记录应使用规范的术语和格式，字迹清晰，数据准确，签字盖章齐全，并与试模过程同步完成。四、归档流程与要求（一）收集要求。试模记录应在试模过程中同步收集，确保记录的及时性和完整性。各责任部门应指定专人负责试模记录的收集和整理。（一）整理要求。试模记录应按照试模项目进行分类整理，同一项目的试模记录应集中存放，并编制试模记录目录。（一）审核要求。试模记录在归档前应经过相关部门的审核，确保记录的真实性和准确性。质量部门负责试模记录的质量审核，档案管理部门负责试模记录的最终审核。（一）归档要求。试模记录应按照规定的格式和顺序进行归档，并填写试模记录归档登记表。归档后的试模记录应进行编号，并纳入公司档案管理系统。五、保管与安全（一）保管要求。试模记录应存放在安全、防火、防潮、防虫、防鼠的环境中，并采取必要的防尘、防光措施。电子试模记录应备份到指定的存储介质中，并定期进行数据恢复测试。（一）安全措施。试模记录应设置访问权限，未经授权的人员不得擅自查阅、复制或销毁。档案管理部门应定期对试模记录的安全状况进行检查，确保试模记录的安全。（一）保密要求。试模记录涉及商业秘密和技术秘密的部分应进行保密处理，未经授权的人员不得泄露。档案管理部门应制定试模记录保密制度，并定期进行保密教育。六、利用与销毁（一）利用要求。试模记录应服务于公司的生产经营活动，各部门可根据需要查阅和利用试模记录，但不得损害公司利益。利用试模记录时应遵守相关规定，并做好记录。（一）销毁要求。试模记录保存期满后，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。销毁前应进行鉴定，并填写试模记录销毁登记表。销毁时应指定专人监督，确保试模记录被彻底销毁。（一）借阅要求。试模记录的借阅应经过相关部门的批准，并办理借阅手续。借阅期间应妥善保管试模记录，不得损坏或遗失。借阅期满后应及时归还，并办理归还手续。七、监督与检查（一）监督机制。公司档案管理部门应定期对模具试模记录归档管理工作进行监督，发现问题应及时纠正。各责任部门应积极配合档案管理部门的监督工作。（一）检查制度。公司应建立模具试模记录归档管理检查制度，定期对试模记录的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行检查，并形成检查报告。（一）责任追究。对违反本制度的行为，应追究相关人员的责任。情节严重的，应给予相应的处分。档案管理部门应制定试模记录归档管理责任追究制度，并严格执行。八、附则