保密文件管理工作手册

保密文件管理工作手册一、总则（一）目的意义。规范保密文件管理，维护国家秘密安全，提高工作效率，实现管理科学化、制度化、规范化。本手册适用于本单位所有涉密文件、资料、信息的制作、收发、传递、使用、保存、归档和销毁等全过程管理。（二）基本原则。坚持党管保密原则，落实保密工作责任制，遵循最小授权、分级管理、全程监控、定期检查的原则，确保涉密信息不被泄露、不被窃取、不被篡改。二、组织机构与职责（一）领导小组。成立保密工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定保密工作规章制度，研究解决重大保密问题，监督指导保密工作落实。（二）保密办公室。保密办公室设在综合管理部，负责日常保密工作管理。主要职责包括：制定保密工作计划，组织保密教育培训，监督检查保密制度执行，审核涉密人员资格，管理保密设备设施，处理保密事件等。（三）部门责任。各部门负责人是本部门保密工作的第一责任人，负责组织落实本单位保密工作各项要求，对本部门涉密文件资料进行日常管理，定期开展自查自纠。三、涉密文件资料范围（一）国家秘密文件资料。依法定程序确定的国家秘密文件、资料、数据、信息等。（二）工作秘密文件资料。本单位的内部文件、资料、数据、信息等，未经法定程序确定但需保密的事项。（三）商业秘密文件资料。本单位的商业计划、财务数据、客户信息、技术秘密等具有商业价值且需保密的事项。四、涉密文件资料制作管理（一）制作审批。涉密文件资料制作前，需经部门负责人审核，重大涉密文件资料需经领导小组审批。制作单位应填写《涉密文件资料制作审批表》，明确制作目的、内容、密级、数量、制作时间等。（二）制作要求。涉密文件资料应使用符合保密标准的纸张、油墨、印刷设备制作。制作过程中应严格遵守保密规定，不得擅自留存、复制、传播涉密信息。（三）制作监督。保密办公室对涉密文件资料制作过程进行监督，确保制作质量符合要求，制作完成后及时清点、入库。五、涉密文件资料收发管理（一）收文管理。接收涉密文件资料应严格履行登记手续，核对文件资料内容、数量、密级等信息，填写《涉密文件资料收文登记表》。收文后应及时送交指定人员处理，不得擅自打开、翻阅。（二）发文管理。发送涉密文件资料应严格履行审批手续，填写《涉密文件资料发文审批表》，明确发送对象、内容、密级、数量、发送方式等。发送前应再次核对信息，确保准确无误。（三）传递要求。涉密文件资料传递应使用机要交通、保密邮寄或专人护送等方式，不得通过普通邮政或非保密渠道传递。传递过程中应妥善保管，防止丢失、泄密。六、涉密文件资料使用管理（一）使用审批。使用涉密文件资料应履行登记手续，填写《涉密文件资料使用登记表》，明确使用人、使用时间、使用目的、使用范围等。使用完毕后应及时归还，不得擅自复制、摘录、拍照。（二）使用控制。涉密文件资料使用应在符合保密要求的场所进行，使用人员应具备相应密级资格，并遵守保密规定。使用过程中应防止无关人员接触，防止信息泄露。（三）使用监督。保密办公室对涉密文件资料使用情况进行定期检查，发现问题及时纠正，确保使用安全。七、涉密文件资料保存管理（一）保管要求。涉密文件资料保存应选择符合保密要求的场所，设置专用保密柜、保密箱，实行双人双锁管理。保存过程中应定期检查，防止潮湿、虫蛀、鼠咬、火灾等。（二）密级变更。涉密文件资料密级发生变更时，应及时调整密级标识，并重新登记。降密后应妥善处理原密级文件资料，防止信息泄露。（三）保存期限。涉密文件资料保存期限应根据保密规定确定，保存期满后应按规定程序进行清点、鉴定、销毁。八、涉密文件资料归档管理（一）归档范围。涉密文件资料归档范围包括：上级机关发来的涉密文件资料，本单位制作的涉密文件资料，工作过程中形成的涉密文件资料等。（二）归档要求。涉密文件资料归档应按照档案管理有关规定进行，确保归档资料完整、准确、系统。归档前应进行整理、分类、编目，并填写《涉密文件资料归档登记表》。（三）归档保管。涉密文件资料归档后应指定专人保管，设置专用档案库房，实行严格的管理制度。保管过程中应定期检查，防止丢失、泄密。九、涉密文件资料销毁管理（一）销毁审批。涉密文件资料销毁应履行审批手续，填写《涉密文件资料销毁审批表》，明确销毁内容、数量、销毁方式、销毁时间等。销毁前应再次核对信息，确保准确无误。（二）销毁方式。涉密文件资料销毁应采用符合保密要求的销毁方式，如粉碎销毁、焚烧销毁等。销毁过程中应指定专人监督，防止信息泄露。（三）销毁监督。保密办公室对涉密文件资料销毁情况进行监督，确保销毁彻底，并填写《涉密文件资料销毁登记表》。十、涉密人员管理（一）资格审核。涉密人员应具备相应的政治素质、业务能力和保密意识，经保密办公室审核合格后方可接触涉密文件资料。新上岗涉密人员应进行保密教育培训，考核合格后方可上岗。（二）教育培训。保密办公室应定期组织涉密人员进行保密教育培训，内容包括保密法律法规、保密制度、保密技能等。培训结束后应进行考核，考核合格方可继续接触涉密文件资料。（三）离岗管理。涉密人员离岗、离职前应进行保密谈话，并填写《涉密人员离岗登记表》。离岗、离职后不得泄露涉密信息，并按规定办理涉密文件资料清退手续。十一、保密技术防护（一）设备管理。涉密计算机、打印机、复印机等设备应设置专用，并安装符合保密要求的保密软件。非涉密计算机不得存储涉密文件资料，涉密文件资料不得在非涉密计算机上处理。（二）网络管理。涉密网络应与互联网物理隔离，并安装符合保密要求的防火墙、入侵检测系统等安全防护措施。涉密网络设备应定期进行安全检查，防止信息泄露。（三）监控管理。涉密场所应安装视频监控设备，对涉密文件资料的使用情况进行全程监控。监控录像应保存一定期限，并指定专人管理。十二、保密监督检查（一）定期检查。保密办公室应定期对各部门保密工作进行检查，内容包括保密制度执行、保密设施设备、涉密人员管理等。检查结束后应形成检查报告，并督促整改问题。（二）专项检查。保密办公室应根据需要开展专项检查，如涉密文件资料清查、保密技术防护检查等。专项检查结束后应形成检查报告，并督促整改问题。（三）检查处理。对检查中发现的问题，保密办公室应督促相关部门及时整改，并跟踪整改效果。对违反保密规定的行为，应依法依规进行处理。十三、保密事件处置（一）报告程序。发生保密事件后，发现人应立即向保密办公室报告，并保护好现场。保密办公室接到报告后应立即向领导小组报告，并启动应急预案。（二）处置措施。保密办公室应根据事件性质采取相应措施，如控制现场、查找原因、采取措施防止损失扩大等。处置过