旅游文学作品赏析

新乡学院精品课程文学院秘书学教研室秘书实务2模块四商务活动管理3项目一开放参观活动【知识目标】掌握开放参观活动前期准备工作的内容。掌握开放参观活动组织与实施工作的内容。掌握开放参观活动善后工作的程序。【能力目标】能够进行开放参观活动前期的准备。能够组织与实施开放参观活动。能够掌握开放参观活动善后工作的方式方法。4任务一开放参观活动的前期准备5（一）成立专门的筹备机构开放参观活动是一项系统工程，组织起来相当繁复，公司对此应提高重视，需成立专门的筹备机构承担此事。（二）确定开放参观活动的性质1．开放参观活动的分类根据活动的目的，可将开放参观活动分为特殊参观和一般参观两类。特殊参观是邀请特定的公众参与特定的活动而开展的参观，一般参观并无特殊目的或特殊公众，是为增进社会各界对公司的了解而组织的参观。62．确定开放参观活动的性质秘书应从目的、参与人员、活动时机等方面来确定开放参观活动的性质，将其定性为特殊参观或一般参观。（三）制订开放参观活动方案1．确定参观活动的主题确定主题就是确定参观活动的主旨和基调，主要说明公司希望通过这次参观活动取得什么效果。2．选择参观活动的时机在确定参观时机时，要注意不要和重要节日或公司的重要活动、接待活动发生冲突，还要考虑到气候的因素，选择适合户外活动的季节，一般以晚春和早秋为宜。73．明确参观活动的内容秘书要紧紧围绕参观活动的主题来确定参观的内容，一般包括三部分。（1）情况介绍。这事先需要准备好介绍的文字材料。（2）现场观摩。如生产经营设备和工艺流程，厂区环境或营业大厅，员工的教育和培训设施，公司的科技开发或实验中心，公司的服务、娱乐、福利和卫生设施，等等。（3）实物展览。一般公司都会建立自己的实物展览室，用来陈列资料、模型、样品等实物。84．确定邀请的对象开放参观活动主要邀请与企业相关的公众参加，如生产性公司可邀请当地政府主管部门、职能部门、顾客、社区公众、新闻媒体、员工家属等参加。5．选定参观路线选定参观路线时应注意：能够引起参观者的兴趣，保证参观者的安全，不干扰公司正常工作，等等。6．策划宣传工作秘书应想到和相关媒体人员沟通，做好开放参观活动的宣传工作。97．注意事项（1）目的明确。（2）时机选择得当。（3）处理好公开与保密的关系。（4）安排好细节问题。（5）精心做好展示工作。10（四）进行开放参观活动的具体准备制订了开放参观活动方案后，秘书就可以按图索骥，逐项开展具体的准备工作了。1．了解接待对象可以通过调查研究，充分了解接待对象的情况。接待对象不同，对接待人员的要求也不同。比如，参观者是老年人还是儿童，参观者的学历层次高还是低，是国内客人还是国外客人……这些情况要事先了解，做到心中有数，才能有针对性地做好开放参观的接待工作。112．培训工作人员（1）培训解说人员。生动形象而不乏幽默的解说能给开放参观活动增添一抹亮色，促使开放参观活动取得成功。所以，培训解说人员显得非常重要，有的公司甚至安排专职人员长期承担此项工作。（2）培训接待人员。公司要安排足够数量的接待人员，让每一位参观者都感觉到自己是受欢迎的客人。接待人员也要经过专门的培训，掌握接待礼仪的要求，同时明确分工，以便各司其职。123．提前制发请柬秘书要提前制作请柬。请柬不同于一般书信。一般书信是双方不便或不宜直接交谈时采用的交际工具，请柬却不同，即使被请者近在咫尺，也须送上请柬，以表示对客人的尊敬，也表明邀请者对此事的郑重态度。4．确定接待服务处公司要安排好接待服务处或休息服务处，同时备好茶水或饮料，为参观者提供良好的接待服务。接待人员主要在接待服务处或休息场所开展工作。135．制作宣传册制作宣传册时应考虑参观者的文化水平和接受能力，多用简明、通俗的语言，少用深奥的专业术语，尽量图文并茂。宣传册可以免去参观者记录的麻烦，也可供其日后查考。6．准备礼品或纪念品赠送参观者礼品或纪念品，可以增强参观的宣传效果。纪念品应具有宣传性、荣誉性和独特性，可以在礼品或外包装上加印本公司的标志、产品图案、广告语等，最好是本公司制造的或者代表本公司企业特色的产品，能让人一目了然，甚至过目不忘。14

7．准备特殊的参观用品在有些公司参观时，参观人员需要穿戴特殊的用品，如参观食品生产公司所需的特殊服装、消毒设施，参观建筑公司所需的安全帽等。此类物品，秘书人员应在参观前准备好，以满足参观人员使用。8．布置参观的场地通过布置营造隆重、热烈的气氛，如悬挂欢迎条幅、陈列有关物品、设立告示牌等。15任务二开放参观活动的组织与实施16（一）开放参观活动的操作流程一般而言，开放参观活动的操作流程如下：准备宣传小册子→放映视听材料→观看模型→引导观摩实物→中途休息服务→赠送纪念品→征求意见。（二）热情接待、引导秘书一般是作为第一接待者站在公司的大门口迎接参观者的到来，这会显得主人热情好客而有礼貌。来宾到来时，秘书应热情问候，并走在客人的左前方，引导客人进入参观区域。17（三）发放资料引导客人进入公司后，可以先发放宣传小册子等事先准备的资料，让参观者对此行有个简单的了解。准备有视听资料的公司还可以在此时放映相关的影片、录像或视频，帮助参观者建立对公司的整体印象。（四）认真解说解说人员要做好来宾的向导，引导参观者按既定的参观路线参观，伴以耐心的讲解。可以观看模型、观摩实物、参观生产线等，像导游那样移步换景。讲解时应避免长篇大论、滔滔不绝，那样会给人华而不实之感。对参观者关心或不易理解的地方，应重点讲解。18（五）做好服务工作在参观路线较长时，应准备好休息室，备足茶水或饮料，供参观者中途小憩。（六）回答来宾问题秘书应耐心解答来宾提出的各种问题，所以要求秘书人员应深入了解公司的历史和文化，尤其要熟悉参观流程和各个参观点的情况。答问时要谙熟各种语言技巧，热情而又不泄露公司秘密。19任务三开放参观活动的善后工作20（一）赠送纪念品好的纪念品可以给参观者留下美好而深刻的印象，使参观活动产生持久的宣传效果。所以，秘书人员要用心准备参观纪念品。（二）征求来宾意见开放参观活动是公司收集信息的重要渠道。当开放参观活动结束后，应认真收集参观者的意见，充分听取他们对公司的看法和建议，这样不仅可以对开放参观活动进行评价和改进，也有利于公司的长远发展。尤其是“名人”“要人”，更要认真、仔细地征求他们的意见，最好是对公司发展的具体指导，可以激励公司员工努力工作，增强员工的自豪感。21（三）做好送别工作开放参观活动结束后，秘书的工作并未随之结束，还应做好送别客人的工作。1．掌握时间在参观者到来的时候，负责接待的秘书人员就应该准确了解来宾参观后离开的时间，并妥善安排好票务和相关的交通工具。2．确定送别的规格根据来宾的身份、地位及与企业的关系等来确定送别的规格。一般而言，送别来宾的规格应与迎宾时大致相同。如遇特殊情况临时变更，须向客人解释清楚。223．送别来宾秘书人员应在合适的时间和地点礼貌地送别参观者。23项目二庆典、典礼活动【知识目标】掌握庆典、典礼活动前期准备工作的内容。掌握庆典、典礼活动组织与实施工作的内容。掌握庆典、典礼活动善后工作的程序。【能力目标】能够进行庆典、典礼活动前期的准备。能够组织与实施庆典、典礼活动。能够掌握庆典、典礼活动善后工作的方式方法。24任务一庆典、典礼活动的前期准备25（一）确定庆典主题不同的商务庆典活动有不同的主题，举办方应当根据举办庆典活动的具体目的以及社会环境、人文环境等因素来确定本次活动的主题，然后围绕主题安排整个活动的内容。内容的安排要注意突出主题。（二）做好宣传举办各种商务庆典活动的主旨在于塑造本企业或组织的良好形象，吸引社会各界的关注，争取公众的认可和接受，而舆论宣传的作用则至关重要。26（三）邀请来宾1．拟定邀请名单商务庆典活动影响的大小，往往取决于来宾身份高低与数量多少。一般来讲，邀请来宾的范围包括：上级领导、社会名流、同行人士、社区代表、员工代表等。2．及时发出邀请拟定好邀请来宾名单，经领导审定后，应分别印制成精美雅致的请柬，提前两周左右寄达或送呈给被邀请者，以便被邀请者安排时间，按时赴会。在活动举办前3天再电话核实有无变动，对贵宾宜在活动举办前再核实一次。27（四）确定主持人和致辞人主持人可以是相关领导，也可以是有一定影响的电台、电视台或礼仪庆典公司的主持人。主持人应当仪表端庄、仪态大方、反应机敏、口才良好，并熟悉整个活动的程序。28（五）拟订庆典程序每次商务庆典活动的内容和程序视具体情况而定，一般包括如下内容：（1）主持人宣布庆典活动开始。（2）升国旗、奏国歌或升公司旗、奏公司歌。（3）介绍领导、嘉宾。（4）举办方负责人和来宾代表致辞。（5）剪彩、授奖、参观等。（6）酌情安排宴请或文艺演出。（7）留影、题字等。29（六）安排剪彩事宜如果是公司成立、商场开业或大型工程奠基仪式、竣工仪式等庆典活动，一般都需要举行剪彩仪式。安排剪彩事宜主要包括以下三个方面的工作：1．剪彩者的确定剪彩者一般请上级领导、合作伙伴或社会知名人士担任。根据惯例，剪彩者可以是一个人，也可以是几个人，但是不应当多于五个人。剪彩者名单一经确定，应当尽早告知对方，让其早有准备。在一般情况下，确定剪彩者必须尊重对方个人的意见，需要由几个人同时剪彩时，应当分别告知每位剪彩者届时他将与何人同担此任。302．助剪者的挑选助剪者指在剪彩过程中为剪彩者提供帮助的人员，即通称的礼仪小姐。礼仪小姐常由举办方挑选年轻、精干、身材和相貌较好的年轻女职员担任，也可以到专业组织聘请。礼仪小姐确定并做好分工后，要进行必要的培训和演练，让她们熟悉礼节，保证剪彩仪式的顺利进行。3．剪彩用品的准备剪彩用品主要有红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红地毯等。31（七）做好接待准备在庆典活动开始前，必须做好一切接待准备工作，事先指派专人负责。安排好接待和服务人员，使他们各就各位，各司其职。安排专门的接待室，以方便来宾在活动正式开始前休息或与相关人员交谈。接待室中要求茶杯洁净，茶几上放置烟缸，如果不允许吸烟，应当将提示标牌放置在接待室中，提示来宾。重要来宾应由组织负责人亲自接待。入场、签到、剪彩、宴请、留言等活动均需提前安排好专人领位。32（八）做好场地准备庆典活动现场的选择应该结合庆典的内容、规模、影响力以及企业或组织的实际来定，一般选择企业或组织的正门之外的广场、正门之内的大厅等处，也可以是工程现场等地。场地的大小要同出席的人数相适应。（九）做好音响准备在举行庆典之前，举办方要把音响设备准备好，尤其是供来宾讲话使用的麦克风和传声设备，不能在关键时刻出现麻烦，让主持人手忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后，通常播放一些喜庆欢快的乐曲，烘托庆典的气氛。对于播放的乐曲，要事先进行审查，以免随意播放背离庆典主题的乐曲。相关的摄影、录像等设备也要准备和调试好。33（十）其他准备工作准备文字材料，如庆典活动程序表、来宾名单、主持词、致辞、答词以及企业或组织的宣传册等。

34任务二庆典、典礼活动的组织与实施35（一）签到来宾来到后，应安排专人请他们签到。签到簿一般为红色封面，内部纸张以装饰美观的宣纸为宜。签到的同时，可以将本企业或组织的宣传或说明资料发给来宾，以扩大企业或组织的知名度。还可以准备两个盒子或碟子，一个装单位领导或公关部经理的名片，另一个装来宾的名片，便于今后联系或制作通讯录。（二）接待来宾签到后，由接待人员引领到备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息并相互认识。本企业或组织人员应当陪同宾客进行交流，可以谈一些本企业或组织的事情，或对来宾的到来表示感谢。36（三）剪彩1．宣布开始主持人宣布剪彩仪式开始，礼仪小姐率先登场。在上场时，礼仪小姐应当排成一行前进，从两侧同时登台或从右侧登台。登台之后，拉彩者与捧花者应当站成一行，拉彩者位于两端拉直红色缎带，捧花者各自双手捧一朵花团。托盘者站立在拉彩者与捧花者身后１米左右，并且自成一行。2．剪彩者就位主持人宣布剪彩者的单位、职务、姓名，剪彩者从右侧出场登台，步履稳健地走向彩带。引导者应当在其左前方进行引导。当剪彩者都已到达既定位置之后，托盘者应当前行一步，到达前者的右后侧，以便为其递上剪刀、手套。373．正式剪彩在正式剪彩前，剪彩者应当首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所准备后，集中精力，右手持剪刀，庄严地将红色缎带一刀剪断。若多位剪彩者同时剪彩时，其他剪彩者应当注意主剪者的动作，主动与其协调一致，力争大家同时将红色缎带剪断。4．退场剪彩完毕，剪彩者可以依次与主人握手道喜，并列队在引导者的引导下退场。退场时，一般宜从右侧下台。待剪彩者退场后，其他礼仪小姐再井然有序地列队由右侧退场。38（四）致辞由举办方领导和嘉宾代表致辞。无论是贺词、答词均应言简意明、热烈庄重，切忌长篇大论。（五）配套节目典礼完毕，适宜安排一些气氛热烈的节目，如敲锣打鼓、舞狮耍龙、播放喜庆音乐等。在允许燃放鞭炮的地区，还可以燃放鞭炮、礼花、礼炮等，制造喜庆的气氛。此外，还可以请军乐队演奏。39（六）附加活动主持人宣布仪式结束后，可以根据实际情况引导客人参观本企业或组织的生产设施、服务设施及产品或商品陈列室，以融洽关系，宣传自己。也可以举行短时间的座谈或请来宾在留言簿上留言，广泛征求意见。之后，还可以安排舞会、宴会答谢来宾。（七）赠送礼品可以制作或准备纪念性的礼品赠送给来宾和自己的员工，使来宾有受到尊重的感觉，使员工感到主人翁的优越意识，以此达到感情的交流。40任务三庆典、典礼活动的善后工作41（一）欢送嘉宾庆典活动结束后，秘书要负责欢送嘉宾到车站或送离会场。如有嘉宾在晚会中途离开，应安排专人负责跟进送别，安排来宾顺利返程。送别过程中应注意礼貌，给嘉宾留下良好印象。42（二）清理现场庆典活动结束后，工作人员应马上进行清理现场的工作，整理各种物品并入库存放，尤其是那些可以反复利用的物品，不能轻易扔掉。（三）活动总结庆典活动结束后一周内，各负责人和各组组长要写一份活动总结交给活动负责人。总结应包括各部各组在活动过程中发现的问题、吸取的经验以及对以后同类活动的建议等。（四）经费结算庆典活动结束后一周内，由执行人员核算出活动经费使用情况，制订清单，发给负责人。43项目三签字仪式【知识目标】掌握签字仪式计划编制工作的内容。掌握签字仪式现场布置与安排工作的内容。掌握签字仪式善后工作的程序。【能力目标】能够进行签字仪式计划的编制。能够组织与实施签字仪式。能够掌握签字仪式善后工作的方式方法。44任务一编制签字仪式的计划45（一）准备协议文本举行签字仪式是一件庄严的大事。在决定正式签署协议的同时，就应着手拟定协议的最终文本。文本一旦签字就成为具有法律效力的文件，因此文本的准备一定要严谨。（二）确定签字人员主签人员应随文体的性质由协议各方确定，但各方主签字人的身份应大体相当（三）选择签字场所签字仪式举行的场所，一般根据参加签字仪式人员的规格、人数及协议中商务内容的重要程度等因素来确定。46（四）布置签字场所在布置签字仪式场所时，一般在厅内设置长方形签字桌，桌面覆以深绿色的台布。桌后放两把椅子，作为双方签字人员的座位。主签字人面对正门，右为客人，左为主人。桌上摆放由各自保存的文本，文本上端分别放置签字用的文具，文具前端中央摆一旗架。如与外商签署涉外合同，需悬挂双方国旗。总之，签字场所的布置要庄重、整洁、清静。地上可铺设地毯，并悬挂写有“×××项目签字仪式”的横幅。同时，注意保持签字现场空气清新、光线明亮。47（五）注意服饰礼仪由于签字仪式的礼仪性极强，签字人员的穿着也有具体要求。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。48任务二签字仪式现场布置与安排49（一）接待入场主办方秘书人员应热情接待各方人员进入签字厅。有礼貌地引导主签字人按主左客右的位置入座，助签人站立在主签人的外侧，其他参加签字仪式的人员依职务、身份高低为序，客方自左向右，主方自右向左，分别站立于各方主签字人的后面。（二）正式签字在签字仪式上，应遵循“轮换制”的原则，即主签人首先签署己方保存的合同文本，而且各签首位，这样使签字各方均有机会居于首位一次，以示各方平等。然后再交由他方签字人签字。50（三）交换文本由双方签字人员互换文本，相互握手祝贺。此时，摄影师可以拍照，还可拿出准备好的香槟酒，由签字人员共同举杯庆贺，以增添签字仪式的喜庆色彩。（四）退场结束签字仪式完毕后，应先请双方最高领导者退场，然后请客方退场，东道主最后退场，整个签字仪式时间以半小时为宜。51任务三签字仪式的善后工作52（一）送别客人迎来送往是秘书人员必不可少的工作内容之一。签字仪式结束后，要有礼貌地送别客人，给客人留下良好的印象。如果是外地客人，还要做好提前订票及送站等工作。（二）清理场所送别客人后，要清理签字的场所，使其复原，以方便以后开展工作。（三）作好总结签字仪式结束后，秘书人员可作一次深入的工作总结，积累经验，指出不足，以指导今后的工作。53项目四商务谈判的辅助工作【知识目标】掌握商务谈判前期准备工作的内容。掌握商务谈判组织与实施工作的内容。掌握商务谈判善后工作的程序。【能力目标】能够进行商务谈判工作的准备。能够组织与实施商务谈判。能够掌握商务谈判善后工作的方式方法。54任务一商务谈判的前期准备55（一）收集信息、提供资料古语云：“知己知彼，百战不殆。”在谈判前充分了解双方情况，尤其是对方的实力、目标意图和双方退让的幅度，是必不可少的准备工作。商务谈判的成败，谈判者地位的强弱，往往取决于其中一方对信息资料的掌握程度。掌握信息资料越多，在谈判中越容易驾驭谈判的进程。（二）拟订谈判计划一般来说，谈判的准备工作就是要制订一个简明、具体而又有弹性的谈判计划。561．确定谈判目标谈判都以目标的实现为导向。目标是谈判的前提，只有在明确、具体和可行的目标指引下，谈判才可能处于主动地位。盲目和含混的目标意味着谈判的失败。2．确定谈判策略谈判策略是指为达到谈判目标而制定并运用的基本纲领或指导原则，它是通过调查分析双方的需要及实力后而制定出来的。为谈判的每个部分制定一个总的策略是必不可少的步骤。针对不同的谈判主题或对手，秘书可以设计出不同的策略。比如，在某一特定条件下，可以采取拖延、长期施加压力的战略；而在另一特定条件下，则可以采取速战速决的闪电战略。573．培养谈判人员的素质商务谈判是由公司的谈判人员完成的，谈判人员的作用至关重要。谈判人员的素质是构成其基本谈判力的最基本要素，是决定谈判能否成功的重要因素之一。以下各项对谈判人员来说非常重要：（1）用语言表达想法的能力。（2）说服别人的能力。（3）思路清晰、判断准确、反应敏锐。（4）巧妙运用谈判谋略的能力。58（5）对可觉察的感情具有自我表现和克制的能力。谈判者应该学会控制自己的情绪，处理事物要冷静。在谈判陷入困境时更要注意控制自己的情绪。因为对手会利用你的情绪使谈判向他们计划的方向进行。（6）遇到压力和不确定事件时的应对能力。（7）赢得对方尊重和信任的能力。（8）较强的心理平衡能力和扮演不同谈判角色的能力。594．提高谈判能力谈判能力简称谈判力，从主观来说是个人能力问题，但从客观来说，谈判人员的谈判力受到诸多客观条件的限制。谈判力包括综合谈判力和具体谈判力两部分。综合谈判力指谈判人员所属国家或所属公司集团的实力。综合谈判力是客观存在的事实，也是你无法改变的。比如说，你的谈判对手是发达国家的大公司，这一事实本身就使你在谈判中处于弱势地位。遇到这种情况，只有尽量发挥你在具体谈判力方面的优势，努力取得谈判的成功。具体谈判力包含的内容很多，它依据谈判议题的不同而不同。60（三）设计谈判方案秘书要协助上司拟定谈判方案，并按方案进行预演，以保证谈判有条不紊地进行。1．确定谈判班子选择适当的成员组成谈判班子，是谈判能否成功的关键。谈判班子一般以三四人为宜，上司领军，他既是导演又是主演。其他助手包括秘书则是配角，以各自的专业经验协助上司谈判。612．确定谈判时间谈判于何时举行、何时结束，很有讲究，有时候甚至会影响谈判的过程和结果。谈判必须等候合适时机，否则难以达到预期目标。除此之外，要避免在上司或其他重要谈判成员身体不适、过度疲劳、精神心情不佳时安排谈判。另外还要尊重对方，在征求对方意见的基础上，选择双方都认可的时间举行谈判。3．确定谈判地点一般来说，选择谈判地点，以自己越熟悉的环境越好。因为每个人都天生具有领域感，在自己所熟悉的环境里，能得心应手地发挥自己的睿智与口才，而且容易说服对方。624．确定谈判主题谈判主题就是谈判所要达到的目的，一定要言简意明。谈判主题是纲领性的东西，主题确定了，谈判的方向和“度”也就随之明确了。5．确定谈判事项日程表秘书在设计方案时，要对对方可能提出的方案作出预测，并提出自己应对的方案。只有这样，在对手提出方案时，己方才能应付自如。谈判方案应尽量切实可行，并且留有现场发挥和见机行事或者必要调整的空间。63任务二商务谈判的组织与实施64（一）布置谈判现场通常要安排一间主要谈判室和一间备用谈判室，如条件允许还可以准备一间休息室。（二）营造谈判气氛谈判者的言行，谈判的空间、时间和地点等都是构成谈判气氛的因素。秘书应注意把一些消极因素转化为积极因素，使谈判气氛向友好、和谐、富有创造性的方向发展。65要想形成一个和谐的谈判气氛，秘书应该做好以下几方面的工作：（1）提醒谈判者在谈判气氛形成过程中起主导作用。（2）心平气和，坦诚相见。（3）不要在一开始就涉及有分歧的议题。（4）不要一见面就提出要求。66（三）做好辅助性工作谈判过程中，秘书要做的辅助性工作有很多，概括起来有下面几类：1．各种文件资料的准备比如谈判名单、时间、地点等信息，要及时通知对方。谈判中所需的各种资料要打印装订成册，发到谈判人员手中。谈判过程中还要注意随时传递信息，复印或打印文件。2．安排各种仪式包括谈判开始仪式、致辞、赠礼及签约仪式等。673．做好谈判的记录谈判中的记录非常重要，秘书人员要全面、准确地做好谈判记录。每一次洽谈之后，重要的事情，应写一份简短的报告或纪要，并向双方公布，以防止达成的条件不至于在以后被撕毁。在大型谈判中，有时甚至要在每个问题谈妥之后，都要通读双方记录，以查对一致。在最后阶段，检查、整理记录，双方共同确认记录正确无误后，所记载的内容便是起草书面协议的主要依据。684．拟定初步协议谈判取得初步的成果后，要形成初步的协议。秘书在起草协议时，要注意以下几点：遵守相关法律法规的要求；重要条款应反复推敲后再落笔；内容要具体，表达要严谨，不能含混不清或产生歧义。5．正式签约初步协议经谈判双方修改后，即成为正式合同书。只有经双方签字、公证后，协议才正式生效，成为法律性文件，对双方开始产生约束力。69任务三商务谈判的善后工作70（一）管理谈判资料谈判工作结束后，秘书要在第一时间内进行谈判所涉资料的整理工作。其中包括：及时清退重要的谈判文件；根据谈判的原始档案或已签订的协议撰写和分发谈判纪要；及时将谈判材料、原始档案、协议和合同立卷归档，等等。（二）维护业务关系谈判结束后，秘书人员还要注意适当地同谈判对手保持经常性的联系，以确保协议得到认真彻底的履行，同时可以继续发展双方的业务关系。为使双方保持良好的关系，也可以和对方保持经常的私人交往。71（三）作好谈判总结谈判结束后，不论成败，都要对谈判工作进行全面、系统的总结，通过回顾、检查、分析和评定谈判过程，总结经验，吸取教训，以利于下一次提高谈判水平。（四）开展宣传报道如果需要，秘书要做好对谈判的宣传和报道工作，以利于提高公司形象。72项目五商务旅行【知识目标】掌握编制商务旅行计划工作的内容。掌握预订酒店工作的内容。掌握办理出国商务旅行的手续。掌握为上司进行商务差旅费用报销工作的程序。【能力目标】能够编制商务旅行计划。能够预订酒店。能够办理出国商务旅行的手续。能够为上司报销商务差旅费用。73任务一编制商务旅行计划74（一）旅行计划的编制方法旅行计划是上司差旅全过程的一个计划，编制前要清楚明了单位的差旅费用、交通方式、食宿等级的标准范围及有关规定和程序。编制时按时间顺序编排，做到简单明了。要将时间的浪费降至最低，同时还要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。可以多编制几个旅行方案，供上司参考和选择。旅行计划通常用表格形式表现。旅行计划制订好后，秘书要复制三份，一份给上司，一份存档，一份自己保留。75（二）旅行计划的基本内容一份旅行计划至少应当包括：（1）出差的时间、启程及返回日期，按站安排。（2）出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。（3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）。（4）交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车。要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排。76（5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料：如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地区的指南等。（6）上司或接待人的特别要求。（7）上司旅行区域的天气状况。（8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题。（9）差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。旅行计划制订完后，要向上司报告，依其指示决定旅程。77（三）日程表的编制方法日程表的内容一般比旅行计划更详尽。日程表的制订实际上一般是出访方与接待方双方商议之后，由接待方拟订经出访方认可后定下来的。出访方秘书可以据此制订己方的日程表，并可以添加一些更具体的内容。安排日程时，在时间上要留有余地，一般以表格形式表现。日程表应当一式三份（或几份），一份存档，一份给上司及家属，一份秘书留存。78一般而言，一份周密的日程表主要包括如下内容：（1）日期。指某月、某日、星期几。（2）时间。出发及返回的时间，包括目的地的抵离时间和中转时间，开展各项活动的时间，就餐、休息的时间等。（3）地点。上司本次出差的目的地（包括中转地点），旅行过程中开展各项活动的地点，食宿地点等。79（4）交通工具。出发、返回时使用的交通工具，停留地的交通安排等。（5）具体事项。商务活动，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。（6）备注。记载提醒上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务，在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。80任务二预订酒店81（一）确定酒店档次预订什么等级或档次的酒店和房间，秘书一是要清楚公司的相关规定，二是要了解上司的习惯，三是兼顾业务的重要程度。预订之前要征求上司的意见再作决定。（二）获取酒店信息秘书可以通过查找旅行手册、打电话、咨询旅行社、上网搜索等方式获取目的地宾馆信息。（三）预订秘书预订宾馆和房间，可以通过旅行社、网络、800免费电话等途径。如果单位与要预订的宾馆有经常的业务往来，秘书可以直接通过电话等方式与宾馆联系。82（四）确认预订当预订房间后，秘书一定要拿到宾馆确认预定的传真或其他书面形式的证明，并将其附在旅行计划或日程表后面，这样才会使上司到达后的住宿有保障。83任务三办理出国商务旅行手续84（一）撰写出国申请出国申请包括出国事由、出国路线、出国日程安排、出国组团的人数等内容。（二）办理护照办理护照时需要携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所到国有关公司的邀请书、2寸正面免冠半身相片等。因公出国人员的护照应该到外交部或其授权的机关办理，因私出国人员的护照由公安部授权的机关办理。85（三）办理签证我国政府规定，因公出国的中国公民出入国境凭有效护照可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。办理签证要交上护照并填写一份签证表。取得签证后，要检查签证的有效期及签字盖章。（四）办理《国际预防接种证书》出国人员在办理了有效护照和签证后，应该持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和