商业写作讲解

商业写作讲解第六讲直接和间接方法；正面、负面和说服性信息主讲人：介绍学习目标本课结束时，你应该能够：区分负面信息和正面信息。区分直接方法和间接方法直接或间接地写出正面、负面和有说服力的信息。学习目标介绍第五讲内容回顾语法词类：名词、动词、形容词、副词、连词、代词、介词、感叹词句法简单句复合句复杂句复合句第五讲内容回顾拼写使用三只眼睛措辞用词很重要。标点句号；逗号；分号；冒号；问号；引号等。介绍欢迎来到第六讲！现在我们已经对商务写作有了一定的了解。我们首先奠定了基础，了解了商务沟通的理论视角。我们学习了三步写作流程，它能帮助我们撰写报告、备忘录、提案、手册、简报等商务文档。今天，我们将学习到，我们不仅仅是写信息；相反，我们必须清楚地知道我们需要写什么信息。商务写作可以包含积极、消极或说服性的信息，并且可以采用直接或间接的方式。直接和间接方法信息传递可以采取直接的方式，也可以采取间接的方式。直接信息简洁明了。无论我们回复的是寻求信息、简单请求、非争议性信息，还是需要我们立即处理的信息，都可以采用直接的方式。直接信息的关键特征包括：使用清晰简洁的语言；提供具体明确的信息；以及采用行动导向的语气。以下是两个私信示例：私信示例1：传递信息尊敬的SOC团队：谨此提醒各位，我们的季度会议将于下周二上午11:00在会议室举行。请各位准备好进度报告以及您希望展示的任何相关材料。谢谢。示例2：请求消息你好，曼德拉，请您在下班前将更新后的会议报告发送给我。我们需要这份报告用于即将召开的会议筹备会议。如有任何疑问，请随时联系我。谢谢！间接信息当信息或请求涉及敏感、复杂或可能引发争议时，通常使用间接信息。这类信息需要更加委婉和圆滑的表达方式，以减轻影响并维护关系。间接信息的关键特征包括：使用礼貌且圆滑的语言；巧妙或循序渐进地引入要点；以及在传达主要信息之前进行解释说明。以下是两个间接信息的示例：间接信息示例1：敏感信息尊敬的伊斯梅尔先生：希望您一切安好。我想和您讨论一下最近项目提案中出现的一个问题。虽然提案很有潜力，但我们发现有些地方可能需要进一步完善和澄清。我们能否安排一次会议，更详细地讨论这些问题？我相信，通过合作讨论，最终的提案能够更好地满足我们双方的目标。感谢您对此事的关注。问候，标记。间接信息示例2：拒绝消息嗨，宝琳，感谢您给予我们合作新项目的机会。经过慎重考虑和评估，我们认为目前的工作量和资源有限，暂时无法承接这个项目。我们非常重视与您的合作关系，并乐意探讨其他解决方案或未来的合作机会。如有任何疑问或需要任何帮助，请随时联系我。感谢您的理解。问候，穆埃尼。积极的信息在商务写作中，我们需要与内部和外部受众沟通。为此，我们使用信函和备忘录等渠道，如上所示。建立关系、增进融洽和友好关系的一种方法是撰写积极的信息。因此，我们可以利用积极的信息来建立和维护关系、表达感激之情、发布好消息等等（Last，2019；明尼苏达大学，2015）。积极信息积极信息的例子包括接受、公告、邀请、感谢、确认等等（Last，2019）。明尼苏达大学（2015）引用的WritingRoutine（无日期）指出，通过传递好消息、提供所需反馈、分享相关且有用的信息等方式，可以建立良好的书面关系，从而给受众留下良好的印象。此外，积极信息不仅有助于建立公司的业务关系，还能提升公司的企业文化。Bovée和Thill（2012）补充道，在表达感谢、祝贺或慰问以及增进彼此间的友好关系时，积极信息也十分有用。积极的信息积极的信息积极的信息积极的信息旨在建立善意，并致力于培养、维护和巩固人际关系（写作常规……）。善意是一种积极的情绪或感受，旨在鼓励人们维持良好的工作关系。需要注意的是，积极的信息可以包括日常沟通（信函、备忘录、电子邮件等）和非日常写作（报告、提案、手册等）。积极的信息根据博维和蒂尔（2012）的观点，读者需要被说服，相信他们所读的信息值得信赖，因此作者应该努力激发读者的热情，并在作者和读者之间建立深厚的联系。有些情况会呈现负面面貌，但作者应该体谅读者，积极思考和写作。使用简单的词语，因为复杂的词语可能会让读者感到沮丧，从而将原本积极的信息转化为消极的信息。此外，还要避免使用“不可能”、“损失”、“拒绝”等负面词汇，而应使用“有价值的”、“进步”和“益处”等正面词汇。博维和蒂尔（2012）认为，积极的写作能够在困境中传递乐观精神。例如，不利因素：我们无法确定今年晚些时候是否会加薪。好消息：我们将在今年7月得知薪资增长情况。积极信息的特点如果你写的内容包含以下几点，那么它就属于积极信息：目的：明确阐述写作原因表扬个人：信息中是否提及他人姓名以示感谢？开门见山：确保你不要跑题积极方面：应该使用积极的词语和语言，尤其是在涉及负面信息时。组织信息Last(2019)建议我们使用直接方法来组织积极的信息，如下所示：开头部分应包含核心思想或公告解释背景或情况的信息对主题内容进行解释，以便读者理解所需信息。礼貌的结束语和/或行动声明组织信息Bovee和Thill(2012)建议，如果预期不会遇到阻力，我们可以采用直接沟通的方式传递简单的正面信息。这种方法常见于备忘录、电子邮件和信函中，我们用简洁明了的方式陈述信息。然而，如果是坏消息，则需要采取策略，在正式告知读者之前，先让他们做好心理准备。作者还建议，在撰写信息之前，要考虑受众，这样才能让文字更多地体现受众的感受，而不是我们自身的感受。积极信息的内容Konnikova(2014)认为，积极写作遵循三个原则：信誉（ethos）、情感（pathos）和逻辑（logos）。换句话说，我们的沟通是否合乎伦理？我们是否考虑过读者的情感因素？我们写的内容是否符合读者的理解？从伦理角度来看，读者应该读到的是事实和有力的陈述，这些陈述能够展现我们在各自领域的专业知识。作者呼吁使用一些能够唤起记忆的元素，例如精准的陈述、列表、简洁的词汇和积极主动的词语。此外，积极写作注重质量而非数量，并且应该是必要的，而不是为了写作而写作。积极写作中的语气语气Driscoll(2010)认为，商务写作中的语气直接影响读者，因为它反映了作者对信息主题和读者的态度。为了确保语气恰当，作者建议我们首先确定信息的目的和目标受众——然后我们就能知道哪种语气最能有效地传达预期信息。如果语气恰当，自然会得到恰当的回应。为了达到恰当的语气，Driscoll(2010)提出了以下建议：语气积极的语气语气将读者作为文本的主题，让他们感到被接纳，或者从读者的角度写作，例如，不要写“我很快就会开始你的项目”，而要写“你的项目很快就会开始”。不建议使用第一人称代词，因为这样读起来会显得带有负面的个人色彩。语气使用自信、礼貌且真诚的语气，例如，“我相信还有更合适的人选，但我希望您能考虑我”是不恰当的，因为它暗示您不胜任该职位。自信的语气表明您知识渊博，因此更容易说服读者。但是，我们也要注意不要过于自信，因为这可能会被解读为傲慢。积极信息的语气语气避免使用歧视性语言，例如性别歧视、年龄歧视等。避免使用复杂语言，力求简洁明了。强调（简短的简单句）并恰当地使用从属连词（在复合句中）。运用“你”的态度。语气即使在传达负面信息时，也要使用礼貌、真诚和亲切的语气，例如：不要说“您不符合资格，因此我们不能雇用您”，而要写“感谢您对我们公司的关注，但很遗憾地通知您，我们还有更合格的申请人”。写作时应选择适合目标受众的难度级别。例如，如果写作对象是学识渊博的人，而写作难度却很低，那就太荒谬了。负面信息就像人生一样，我们会经历顺境和逆境。你今天可能中了彩票，彻底改变你的财务状况。然而，十年后，你也可能被诊断出患有危及生命的疾病。在职场上，你也会传递正面和负面的消息。负面信息指的是我们传递令人失望、不愉快或批评性的信息或反馈。作为专业人士，我们的任务是确保以尊重和负责的方式传递负面信息。史密斯（2019）认为，传递坏消息需要谨慎和技巧，因为人们往往会抗拒负面信息。负面信息的例子包括被解雇、申请被拒、货物丢失、营业税上涨、预约延期、福利损失等等。负面信息负面信息负面信息史密斯（2019）指出，我们可以直接或间接地传达负面信息。作者在决定采用直接还是间接的方式之前，应该仔细考虑具体情况。例如，如果你知道读者会抵触某个信息，那么就应该采用间接的方式，将主要观点放在文章的结尾而不是开头。这样做的目的是为了给读者留出缓冲时间，让他们做好接受负面信息的准备。负面信息传递的七个目标负面信息传递明尼苏达大学（2015）在其著作《商务沟通成功之道》中提出了传达坏消息的七个目标：务必清晰简洁，以免需要额外解释。帮助接收者理解并接受这一消息。对企业或组织以及接收方保持信任和尊重。负面信息传递避免承担法律责任或错误地承认有罪或过错。即使正式的合作关系终止，也要维持彼此的关系。降低对负面新闻的焦虑感，以提高理解力。达成既定的业务目标。负面信息传递的七个目标让我简要解释一下前两个目标。第一个目标是清晰明确，即要求表达清晰简洁，避免造成误解。试想一下，你写了一封解雇信给一位员工，但内容含糊不清。这位员工会回来询问你的意思，这时你将不得不解释，而且很可能会因为沟通不畅而感到尴尬。如何帮助接受者理解并接受坏消息？你可以采用间接的方式来组织信息，因为坏消息会让我们情绪和心理都受到冲击。想象一下，你坐在医生面前，他抽血检测你的艾滋病毒感染状况。他漫不经心地告诉你：“你感染了艾滋病毒/艾滋病。”如果是写下来，情况会更糟。我推测，这或许就是医生们喜欢用神秘的语言和笔迹来表达病情的原因。一位有医德的医生会先和你坐下来，详细讨论检测结果，然后再开始制定治疗方案。他/她甚至会说：“全球约有4400万人感染艾滋病毒，如今，只要坚持服药，艾滋病毒感染者的生存率就达到了历史最高水平。”“你知道，情况可能会更糟，”等等。负面信息传递的组织负面信息传递《商务沟通成功之道》中建议，在传递负面信息时应采用以下四个部分组成的结构：缓冲垫/缓冲垫理由/解释坏消息+重定向积极行动结束负面信息传递缓冲阶段是指撰写中性或积极的陈述，以减轻坏消息带来的冲击。Smith（2019）提出了以下缓冲策略：好消息：如果同时出现好消息和坏消息，先说好消息。赞美：在拒绝某人之前，一定要先赞美对方。负面信息传递的组织负面信息传递感恩：即使你即将拒绝对方公司提交的不符合条件的索赔，也要始终表达感激之情。达成共识：你知道你的听众肯定会反对你的观点。所以，先从你们双方都认同的地方入手，例如，“我们都同意……”负面信息传递事实：如果很难找到积极的方面，你可能需要从冷冰冰的、确凿的事实入手。理解：如果一开始对你来说积极因素较少，首先要表达同情和理解（引自Guffey等人，2016年）。道歉：如果你是导致负面信息的原因，你可以道歉。但是，务必注意你的道歉不要在法律诉讼中对你不利。负面信息传递的组织理由或解释部分首先阐明了问题存在的原因。它在传递负面信息之前，提供了坏消息的背景或语境。Limaye(1997)（引自Smith(2019)）认为，解释是一项道德和伦理要求。例如，假设一位求职者被拒，并指责公司存在偏见——她从坊间传闻中得知自己落选是因为怀孕，这显然是歧视。这位求职者威胁要在社交媒体上曝光你。你的解释将阐述公司严格的招聘标准以及收到的高质量申请和面试。你将解释公司严禁任何形式歧视的招聘政策。你的目标是让读者接受坏消息是不可避免的，因此不要显得故弄玄虚或武断。Smith(2019)建议，在没有公司法律顾问的意见之前，你绝不应该承认任何责任。负面信息传递的组织第三阶段是传达坏消息，但务必准确清晰地表达。最好采用间接的方式，这并非为了掩盖负面信息，而是为了尽量减少可能导致愤怒和沮丧的负面反应。间接的方式也确保了你的措辞得体，不像唐纳德·特朗普在真人秀节目中那句标志性的“你被解雇了！”那样咄咄逼人。记住我们前面提到过，使用从属结构是传递积极信息的一种方法。史密斯（2019）建议将坏消息放在被动语态的从句中，如下所示：虽然该职位最终聘用了另一位候选人，……负面信息传递的组织使用被动语态的从属关系可以帮助你转移读者的注意力，让他们不再觉得你是拒绝申请人的原因。这样，你就能把读者的注意力转移到其他地方。转移注意力的目的是提供解决方案、替代方案或后续行动，以改善当前的情况。在某些情况下，你可以提供一些安慰奖或说些好话，总比什么都不说要好。你可以用积极的结尾来继续，例如：……我们祝愿您在继续寻找工作的过程中取得成功（Smith，2019）。最后阶段需要以积极的行动来结束对话。事实上，上面提到的祝愿求职者求职成功就是一个积极的例子。你应该确保对方理解了坏消息，同时保持积极、礼貌和乐观的态度。史密斯（2019）建议你结束对话，不要邀请对方继续联系。你当然不希望继续这个话题。负面信息传递的组织明尼苏达大学（2015）指出，如果我们不从事以下活动，就可以避免诉讼：请勿使用负面或辱骂性语言——避免使用粗俗语言、讽刺、侮辱和尖刻的指责。您的一些回复可能被视为诽谤或诋毁。过度分享但实话实说——为了证明自己的行为合理，你可能会无意中透露了比你真正想说的更多信息。例如，分享所有求职者的评分表。在解释的过程中，务必说真话，以避免受到审查和撒谎的指责。不尊重读者的隐私权——即使指控属实，也不要在群发备忘录或邮件中公开点名批评任何人，哪怕是员工。这种行为会被视为不专业，并可能造成不必要的敌对工作环境。负面信息示例亲爱的恩朱古纳，希望您一切安好。非常感谢您迄今为止为这个项目付出的辛勤努力和奉献精神。您按时完成任务和注重细节的态度令人钦佩。然而，我需要讨论一些关于您近期交付成果质量的问题。在审核这些成果后，我们发现了一些错误和不一致之处，需要立即处理。这些错误可能会影响项目的整体成功以及客户的满意度。为解决这些问题，我们建议对交付成果进行全面审查，以发现并纠正任何错误。此外，请与质量保证团队合作，以确保最终成果的准确性和一致性。我们理解可能会遇到挫折，也相信您有能力扭转局面。我们重视您对项目的贡献，并相信通过共同努力，我们一定能够克服这些挑战。再次感谢您对项目的投入。我们相信，凭借您的专业知识和细致入微的工作态度，我们一定能够克服这些挑战，取得成功。如有任何疑问或需要任何帮助，请随时联系我们。此致，姆文德，导师。有说服力的信息说服是一门艺术，它要求沟通者提出令人信服的论点，使受众接受其观点。阿什曼（2018）认为，有说服力的信息是能够传递信息、说服受众、激发受众兴趣或号召受众采取行动的核心信息。在商业沟通中，这些信息用于传达想法、提案、建议或请求。亚里士多德是早期哲学家之一，他提出的修辞三角理论结合了逻辑（logos）、情感（pathos）和伦理（ethos），被传播者用作一种说服策略，以根据受众调整信息。传播者需要诉诸受众的理性、情感和伦理。例如，你可能需要写信给当地社区，呼吁他们停止污染当地河流。如果你向他们列举河流污染可能造成的长期和短期负面影响，就能诉诸他们的理性。你可以通过添加图片来展现极其肮脏的河流及其对人体的影响，从而诉诸情感。为了增强可信度并唤起他们的伦理，你可以介绍你在环境保护方面的资历和成就。有说服力的信息说服原则Smith（2019）列出了以下说服原则：互惠原则——我帮你挠背，你帮我挠背。稀缺性原理——我们总是想要得不到的东西，所以稀缺性可以成为卖点。权威原则——权威人士或专家的认可能够提升可信度。专家们对这款产品和那款产品有何评价？说服原则承诺与一致性原则——承诺做某事会让你感到有义务去完成它。共识原则——我们倾向于相信第一人称证词，并表现出从众心理。喜好原则——我们更有可能从我们喜欢的人、喜欢我们的人、有吸引力的人以及我们能够认同的人那里购买东西，因为我们看到了我们之间足够的相似之处。有说服力的信息AIDA模型代表：A——吸引注意力的开头；I——激发兴趣的主体；D——激发欲望的细节和克服阻力；A——促使行动的结尾。这是一种广告模型，类似于间接营销，即通过多种方式而非直接的方式将产品或服务介绍给你。例如，你不会看到这样的广告：“我们系列的鞋子售价100美元以上，快来选购吧。”相反，你会看到俊男靓女驾驶着最新款奔驰，讲述着通往未来的顺畅旅程。广告会呈现问题-解决方案场景，运用特效，启用名人代言等等（Smith，2019）。有说服力的信息有说服力的信息根据史密斯（2019）的说法，在撰写有说服力的信息时，应考虑以下几点：了解受众的需求、偏好和顾虑，以便你的信息能够引起他们的兴趣和动机的共鸣。开局要精彩。请清楚地陈述您的主张。有说服力的信息请提供佐证材料或数据。解决潜在的反对意见。突出优势和成果。使用有说服力的语言和语气。使用行动号召。后续跟进并提供帮助。说服性信息示例您正在撰写一封说服信，向IT部门提出一项新的软件实施方案。以下是一个说服信的示例：尊敬的XYZ公司：我们很高兴向您介绍我们全新的自动化发票管理系统，它可以为您的团队节省大量繁琐的工作时间，让他们能够专注于更具战略意义的任务。XYZResearch最近的一项研究表明，实施灵活工作安排的公司，员工留任率提高了25%，整体生产力提高了20%。我们理解部分管理者可能担心远程办公环境下团队协作的有效性。然而，我们提出的解决方案包含定期虚拟会议、协作工具和绩效跟踪机制，以确保高效的团队合作。我们的项目管理软件可以帮助您的团队简化任务分配、改进项目跟踪，并将项目交付时间缩短30%，从而提高客户满意度和盈利能力。借助我们的尖端技术，您的企业即将迎来制造流程的革新，并实现前所未有的效率提升和成本节约。说服信范例（续）要开始使用我们的软件解决方案，请点击下方链接或回复此邮件，预约我们的销售团队进行演示。不要错过这次改变运营模式、保持竞争优势的绝佳机会。我很乐意安排通话，讨论您可能有的任何疑问或顾虑。欢迎随时直接联系我，我将竭诚为您服务。问候，贾里德·梅菲尔ABC公司。概括本次讲座的主题是如何创作能引起受众共鸣的信息。我们了解到，职场中既有正面信息也有负面信息，但我们必须具备足够的策略性，才能知道如何应对每一种信息。作为企业，我们必须致力于与客户和其他利益相关者建立并维护良好的关系。因此，对于负面信息，我们可以采用间接的方式来缓和冲击，并表达我们的关心。另一方面，正面信息由于传递的是好消息，因此可以采取直接的方式。然而，我们也注意到，在特定情况下，负面信息也可以采取直接的方式。最后，我们了解到，在商业环境中，说服性信息至关重要，因为我们始终都在努力说服人们购买我们的产品或服务。活动写一条负面信息写一篇你选择的任何负面信息（电子邮件、备忘录或信件），然后与你的伙伴交换进行同伴互