企业文件材料归档范围和档案保管期限规定

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定本规定依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）《企业档案管理规定》等法律法规及相关标准制定，适用于本企业所有部门、下属单位及全体员工在各项工作中形成的，具有保存价值的各类文件材料，旨在规范企业文件材料归档管理，明确归档范围，合理划分保管期限，保障企业档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，为企业经营管理、合规运营、历史追溯提供支撑。本规定所称文件材料，是指企业在生产经营、行政管理、党群工作、科研开发、基本建设、设备仪器管理等各项活动中形成的，以文字、图表、声像、电子等不同形式存在的记录，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物档案等。所有文件材料归档工作应遵循“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，做到及时收集、规范整理、按期归档，确保档案资料全程可追溯。一、总则1.1制定目的规范企业文件材料归档行为，明确归档范围和档案保管期限，防范文件材料丢失、损毁、篡改，确保档案资源的系统性、完整性和有效利用，保障企业合法权益，促进企业规范化管理，符合国家档案管理相关要求。1.2适用范围本规定适用于企业各职能部门、生产车间、下属分公司、子公司及其他所属单位，涵盖企业设立、经营、发展、变更全过程中形成的所有具有保存价值的文件材料，包括但不限于行政管理、经营管理、生产技术、科研开发、党群工作、人事管理、财务审计、基本建设、设备仪器等各类文件材料。1.3核心原则1.真实性原则：归档文件材料必须真实反映企业各项工作的实际情况，内容真实、数据准确、手续齐全，严禁伪造、篡改、损毁。2.完整性原则：归档文件材料应齐全完整，涵盖工作全过程形成的相关文件，做到“有始有终”，确保档案能够完整反映工作全貌。3.及时性原则：文件材料形成后，相关责任人应在规定期限内完成收集、整理，按期移交归档，不得拖延、积压。4.分类归档原则：按照文件材料的形成领域、内容性质、用途等进行分类整理、归档，便于检索和利用。5.安全保管原则：建立健全档案保管制度，配备符合要求的档案保管设施设备，采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉变、防泄密等措施，确保档案安全。1.4责任分工1.企业档案管理部门是文件材料归档和档案管理的主管部门，负责制定归档管理制度、指导各部门开展文件材料收集整理工作、接收归档材料、规范档案保管、提供档案利用等工作。2.各部门指定专人作为档案联络员，负责本部门文件材料的收集、整理、初步审核，按期向企业档案管理部门移交归档。3.文件材料形成人员负责及时将本人形成的文件材料提交本部门档案联络员，配合完成收集整理工作，确保文件材料的完整性和真实性。二、文件材料归档范围企业文件材料归档范围分为必归档文件材料和可归档文件材料，必归档文件材料必须按规定全部归档，可归档文件材料根据实际价值和需要选择性归档。归档文件材料应使用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式，电子文件归档格式应符合格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、可转换等长期保存要求，无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限，同时对电子文件的元数据进行相应归档。2.1行政管理类文件材料1.企业设立、变更相关文件：企业营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、企业设立登记、变更登记、注销登记相关文件，企业合并、分立、改制、上市、解散、破产等变动过程中形成的文件材料。2.上级单位及外部往来文件：上级主管部门、行业监管机构下发的各类公文（通知、批复、意见、规定等），企业向上级单位报送的请示、报告、总结等文件，与政府部门、合作单位、关联企业的往来函件、协议、沟通记录等。3.企业内部管理文件：企业各项管理制度、规章制度、操作规程、工作细则、岗位职责、会议纪要、工作简报、通知、通报、请示、批复等。4.法律事务文件：合同协议（含补充协议）、律师函、诉讼文书、仲裁文书、公证文件、知识产权相关文件（专利、商标、著作权等）、法律意见书、合规审查文件等。5.行政办公文件：办公用品采购、管理相关文件，固定资产管理文件，办公场所租赁、装修相关文件，后勤保障、安全保卫、环境卫生相关文件等。2.2经营管理类文件材料1.经营规划与决策文件：企业发展规划、年度经营计划、年度工作总结、经营分析报告、重大经营决策相关文件、市场调研报告、营销策略文件等。2.业务往来文件：客户资料、供应商资料、销售合同、采购合同、订单、发货单、收货单、结算凭证、对账记录、售后服务相关文件等。3.财务与审计文件：财务管理制度、会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、验资报告、税务申报文件、税务登记文件、发票管理文件、资金管理文件等。4.招投标与采购文件：招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书、采购评审文件、采购验收文件等。5.品牌与宣传文件：企业品牌建设相关文件、宣传资料、广告投放文件、媒体报道、公关活动相关文件等。2.3生产技术类文件材料1.生产管理文件：生产计划、生产调度记录、生产报表、生产工艺文件、生产流程规范、质量控制文件、检验检测报告、生产安全相关文件等。2.技术研发文件：科研项目立项文件、研发计划、研发报告、试验记录、技术方案、技术交底文件、成果鉴定文件、技术专利相关文件、技术改造文件等。3.产品相关文件：产品设计图纸、产品说明书、产品标准、产品检测报告、产品召回相关文件、产品升级改造文件等。4.质量体系文件：质量管理体系认证文件、质量手册、程序文件、作业指导书、质量审核报告、质量改进文件等。2.4人事管理类文件材料1.人员档案：员工招聘文件、录用通知书、劳动合同、保密协议、离职证明、员工简历、学历学位证书、职称证书、职业资格证书复印件等。2.薪酬福利文件：薪酬管理制度、工资发放记录、社保公积金缴纳记录、福利发放文件、绩效考核文件等。3.培训与发展文件：培训计划、培训资料、培训记录、员工晋升文件、职称评定文件、岗位调整文件等。4.人事变动文件：员工转正、调岗、晋升、降职、离职相关文件，人事任免文件、考勤管理文件等。2.5党群工作类文件材料1.党组织相关文件：党组织设立、换届相关文件，党员发展、转正、组织关系转移文件，党组织会议纪要、学习记录、党建工作计划、工作总结、党风廉政建设相关文件等。2.工会相关文件：工会设立、换届相关文件，工会活动记录、工会经费管理文件、职工代表大会相关文件、职工权益保障文件等。3.共青团、妇联等群团组织相关文件：群团组织设立、活动记录、工作计划、工作总结等。2.6基本建设与设备仪器类文件材料1.基本建设文件：基建项目立项文件、可行性研究报告、规划审批文件、设计图纸、施工协议、施工记录、竣工验收文件、工程结算文件等。2.设备仪器文件：设备仪器采购合同、购置发票、说明书、合格证、安装调试记录、维护保养记录、检修记录、报废文件等。2.7声像与电子类文件材料1.声像档案：企业重大活动照片、录音、录像，重要会议、庆典、项目开工竣工等活动的声像资料，企业领导、员工重要活动的声像资料等。2.电子文件：各类电子文档、电子表格、电子图纸、电子邮件、数据库文件、系统备份文件等，电子文件应与纸质文件同步归档，确保内容一致。2.8其他应归档文件材料1.企业荣誉文件：荣誉证书、奖牌、奖杯相关文件，先进集体、先进个人表彰文件等。2.对外交流文件：企业对外考察、交流、合作相关文件，来访接待记录等。3.其他具有保存价值的文件材料：如档案交接清单、档案鉴定意见、档案销毁清册等，其中交接清单、档案销毁清册需永久保存。2.9不归档文件材料1.上级单位下发的仅供参考、无需办理的文件材料（无批示、无转发要求）。2.重复文件、草稿文件（无修改意见、无批示的）。3.临时性、事务性文件（无长期保存价值的），如便条、通知（无实质性内容）等。4.与企业无关的文件材料，如个人信件、私人文件等。5.已失效的、无保存价值的文件材料，如过期的规章制度、作废的合同协议（已履行完毕且无后续关联）等。三、档案保管期限根据文件材料的历史价值、现实作用和保存需求，结合国家相关规定，企业档案保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为30年、10年，本规定的管理类档案保管期限为最低期限，企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。3.1永久保管期限永久保管的档案，是指具有永久保存价值，能够反映企业重大历史事件、核心经营管理活动、重要决策，对企业发展、历史追溯、合规审查具有不可替代作用的文件材料，永久保存，不得销毁。1.行政管理类：企业设立、变更、合并、分立、改制、上市、解散、破产等相关文件；企业营业执照、公司章程、股东会、董事会、监事会相关决议和记录；企业重大奖惩、重大行政处罚相关文件；重要的法律事务文件（如重大诉讼、仲裁文书、核心知识产权文件）。2.经营管理类：企业发展规划、重大经营决策文件；年度财务决算报告、审计报告、验资报告；重要的合同协议（如长期合作协议、重大项目合同）；企业品牌、商标、专利等核心知识产权相关文件。3.生产技术类：企业核心技术文件、重大科研成果文件、重要产品设计图纸和标准；质量管理体系认证文件（永久有效部分）。4.人事管理类：企业重要人事任免文件；员工档案（永久保存核心信息）；企业人事管理制度（重大修订版）。5.党群工作类：党组织、工会、共青团等群团组织设立、换届相关文件；重大党群活动相关文件；党风廉政建设重大相关文件。6.其他类：企业荣誉文件（荣誉证书、奖牌相关文件）；档案交接清单、档案销毁清册；具有重大历史意义的声像、电子文件；企业重大事件相关文件。3.230年保管期限30年保管期限的档案，是指具有长期保存价值，能够反映企业一定时期内经营管理、生产技术、人事管理等工作情况，对企业后续工作具有重要参考价值的文件材料。1.行政管理类：上级单位下发的重要公文（有批示、有转发要求）；企业内部重要管理制度、操作规程；重要的行政办公文件；一般法律事务文件。2.经营管理类：年度经营计划、工作总结；重要的业务往来文件、客户资料、供应商资料；财务账簿、会计凭证（除永久保存外）；招投标相关文件；一般采购合同、销售合同。3.生产技术类：生产计划、生产报表、质量控制文件；一般科研项目文件、技术交底文件；产品检测报告、生产工艺文件。4.人事管理类：员工劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核文件；培训记录、员工晋升、调岗相关文件；考勤管理文件（长期）。5.基本建设与设备仪器类：基建项目施工记录、竣工验收文件；重要设备仪器的维护保养、检修记录。6.其他类：重要的对外交流文件；一般声像、电子文件（具有长期参考价值）。3.310年保管期限10年保管期限的档案，是指具有短期保存价值，主要用于企业日常工作参考，有效期较短，过期后参考价值不大的文件材料。1.行政管理类：上级单位下发的一般公文（无批示、无转发要求）；企业内部一般通知、通报；办公用品采购、后勤保障相关文件；安全保卫、环境卫生相关日常文件。2.经营管理类：日常业务往来的普通函件、对账记录；临时采购合同、短期合作协议；市场调研报告（短期）；营销活动相关临时文件。3.生产技术类：日常生产调度记录、检验检测原始记录（短期）；一般技术改造文件（已完成且无后续关联）；产品说明书（非核心产品）。4.人事管理类：员工招聘相关临时文件；培训资料（短期）；考勤管理文件（短期）；员工离职相关临时文件（非核心员工）。5.基本建设与设备仪器类：设备仪器的日常维护记录（短期）；基建项目临时文件（已竣工且无后续关联）。6.其他类：临时性、事务性文件；普通声像、电子文件（短期参考价值）。四、档案归档与保管要求4.1归档要求1.及时性：文件材料形成后，各部门档案联络员应在15个工作日内完成收集、整理，每月月底前向企业档案管理部门移交归档；重大活动、重大项目形成的文件材料，应在活动结束、项目竣工后30个工作日内完成归档。2.规范性：归档文件材料应按类别、保管期限分类整理，纸质文件应装订整齐、标注清晰（注明文件名称、形成日期、形成部门、保管期限等）；电子文件应备份留存，与纸质文件同步归档，确保内容一致、可读取；声像文件应整理成册，标注相关信息（如活动名称、日期、地点、人物等）。3.完整性：归档文件材料应齐全完整，不得遗漏、缺失；有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档；相关附件、附件说明应与主文件一并归档。4.真实性：归档文件材料必须真实有效，不得伪造、篡改、损毁；复印件归档的，应注明原件存放地点、复印人、复印日期，并加盖相关部门公章。4.2保管要求1.档案库房应符合保管要求，配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉变、防高温、防泄密等设施设备，档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要，新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要。2.档案应按类别、保管期限、形成时间有序存放，标注清晰，便于检索；纸质档案应存放在档案柜中，避免挤压、受潮；电子档案应存储在专用服务器或存储设备中，定期备份，防止数据丢失、损坏。3.档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，发现档案破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒等措施；定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，对存在问题或风险的电子档案及时进行迁移或采用经过评估的其他技术延长其可用时间。4.档案借阅、查阅应严格执行借阅制度，办理借阅、查阅手续，明确借阅期限、借阅用途，严禁私自借阅、复制、传播档案；涉密档案借阅、查阅应严格遵守保密规定，防止泄密。5.档案保管期间，严禁擅自销毁、篡改、损毁档案；对已达到保管期限的档案，应按规定进行鉴定处置，不得随意销毁。五、档案鉴定与销毁5.1档案鉴定1.企业应定期对已达到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由企业档案管理部门牵头，联合各相关部门组成档案鉴定委员会（小组），由企业法定代表人或其授权人（分管档案工作的负责人）、档案部门负责人和相关部门负责人组成。2.鉴定委员会（小组）应按照本规定的保管期限，结合文件材料的实际价值，对档案进行逐一鉴定，形成鉴定意见；对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，按规定予以销毁。3.鉴定工作每5年开展一次，重大项目、重要文件材料可根据实际情况提前开展鉴定。5.2档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管期限和拟销毁时间等内容，报企业档案鉴定委员会（小组