档案管理规章制度

档案管理规章制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。档案作为单位各项活动的历史记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和发展的重要信息资源，全体员工均有保护档案的义务。第二条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的档案材料的管理。包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、实物档案等。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。档案管理应与单位各项工作同步规划、同步实施、同步发展。第二章档案管理机构与职责第四条管理机构单位指定相应部门（如综合管理部或办公室）作为档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应设立兼职档案员，负责本部门日常文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。第五条档案管理部门职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理规章制度及工作细则。2.负责接收、征集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用本单位各类档案。3.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的专业素质。4.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。5.负责对已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作。6.维护档案的完整与安全，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。第六条各部门及兼职档案员职责1.学习和执行本单位档案管理规章制度，增强档案意识。2.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、系统整理和规范组卷，确保应归档材料的齐全、完整、准确。3.按照规定时间和要求，向档案管理部门移交符合规范的归档材料。4.协助档案管理部门查阅本部门形成的档案。第三章档案的形成与收集第七条档案的形成各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均为应归档的档案材料。工作人员在公务活动中应规范制作文件，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。第八条收集范围应归档文件材料包括但不限于：1.单位设立、变更、合并、分立、撤销等方面的文件材料。2.单位发展规划、年度计划、工作总结、重要会议记录、纪要等。3.各项管理工作中形成的制度、办法、规定、通知、报告、请示、批复等。4.各类合同、协议、招投标文件、项目立项、论证、设计、施工、验收等材料。5.财务、人事、劳资、审计等专项管理文件材料。6.对外交往、宣传、荣誉奖励等方面的文件材料。7.具有历史价值的声像、实物等材料。8.其他具有保存价值的文件材料。第九条收集要求1.档案材料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，由各部门兼职档案员负责。2.各类文件材料应在办理完毕后及时收集，确保不遗漏、不丢失。3.凡需归档的文件材料，其正本、定稿及重要的附件、修改稿均应收集齐全。4.声像档案需附有相应的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等。5.电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第四章档案的整理与归档第十条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十一条分类档案的分类应按照单位档案分类方案进行。分类方案应科学合理、层次分明、便于操作，并保持相对稳定。如需调整，应经档案管理部门批准并做好相应记录。第十二条编号与排列档案应按照分类方案进行系统编号，并根据编号顺序排列。案卷内文件材料的排列，应遵循重要程度和时间顺序相结合的原则。第十三条编目与装订1.档案应编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，著录项目应符合规范要求。2.归档文件材料应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。第十四条归档时限1.文书档案一般应在次年规定时间内完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.项目档案应在项目完成后三个月内整理归档。3.会计档案、人事档案等特种档案的归档时限，按照国家有关专业档案管理规定执行。4.电子档案应与纸质档案同步归档，并确保其有效性。第五章档案的保管第十五条库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度、湿度应控制在规定范围内。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆、易腐蚀、易霉变的物品。4.档案柜架应坚固耐用，排列整齐，便于存取。第十六条档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，并在柜架上标明档案类别、年度、起止档号等信息。2.不同载体的档案应分别存放和保管。3.珍贵档案、涉密档案应设专库或专柜存放，并采取更加严格的保密和保护措施。第十七条日常维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。2.对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复、复制或其他技术处理。3.建立档案库房温湿度监测和记录制度。第十八条电子档案保管1.电子档案的保管应符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求，确保其信息的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子档案应定期进行备份，并采用不同介质、异地存放的方式，防止数据丢失。3.应关注技术发展，及时对电子档案进行格式转换和迁移，确保其长期可读。第六章档案的利用第十九条利用原则档案利用应遵循“为单位发展服务、严格保密、规范有序”的原则。既要满足工作需要，又要确保档案安全。第二十条利用范围与权限1.单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效身份证明并履行相应借阅手续。查阅本部门形成的档案，一般可直接查阅；查阅非本部门或涉密档案，须经档案管理部门负责人或单位分管领导批准。2.外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证明，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。3.未经批准，任何人不得擅自复制、摘录、拍摄、公布档案内容。第二十一条利用手续查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、单位、事由、查阅档案的档号、内容、查阅日期等。档案管理人员应对查阅过程进行监督和指导。第二十二条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.查阅者应在指定地点查阅档案，一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅部门和个人对档案的安全、保密负全部责任。3.复制档案材料，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第七章档案的鉴定与销毁第二十三条鉴定组织档案管理部门应会同有关业务部门组成档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十四条鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案保管期限表和单位档案管理实际情况，准确判定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，应提出销毁意见。第二十五条销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.销毁档案时，应有两人以上负责监销。监销人应认真核对《档案销毁清册》与实物，确保无误后，在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点和方式。3.严禁个人私自销毁档案材料。涉密档案的销毁，应按照国家保密规定执行。4.《档案销毁清册》应永久保存。第八章安全保密第二十六条保密纪律档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。第二十七条涉密管理涉密档案的管理，应严格执行国家有关保密规定，明确密级，专人保管，专柜存放，严格控制接触范围。涉密档案的复制、传递、使用、销毁等环节，均须符合保密要求。第二十八条责任追究对在档案管理工作中违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第九章监督与责任追究第二十九条监督检查档案管理部门应定期或不定期对各部门的档案形成、收集、整理、归档及档案管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第三十条奖惩措施对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成不良后