公司非招标采购管理办法

公司非招标采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司非招标采购行为，提高采购效率与效益，降低采购成本与风险，确保采购过程的公开、公平、公正，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条定义本办法所称非招标采购，是指除公开招标、邀请招标以外，以其他方式获取货物、服务或工程的采购活动。第三条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有非招标采购活动。涉及国家秘密、商业秘密或有特殊规定的采购项目，从其规定，但应遵循本办法的基本原则。第四条基本原则非招标采购活动应遵循以下原则：（一）合规性原则：符合国家法律法规及公司内部规章制度要求。（二）效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最经济的成本获取所需资源。（三）公开透明原则：采购过程及结果应在规定范围内公开，接受监督。（四）公平竞争原则：为合格供应商提供平等的竞争机会。（五）权责对等原则：明确采购各环节相关部门及人员的职责与权限。（六）诚实信用原则：采购双方应恪守承诺，履行合同义务。第二章组织与职责第五条采购管理部门公司采购管理部门是非招标采购活动的归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定和修订非招标采购管理相关制度。（二）监督、指导公司各部门及所属单位的非招标采购活动。（三）负责权限范围内非招标采购方式的审批。（四）组织或参与重大非招标采购项目的评审。（五）负责非招标采购信息的统计、分析与上报。（六）建立和维护合格供应商库。第六条需求部门需求部门是采购需求的提出和使用部门，主要职责包括：（一）根据业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求，明确采购标的的技术规格、数量、质量标准、交付时间等。（二）参与采购方式的论证。（三）参与供应商的选择与评审。（四）负责采购标的的验收。（五）配合采购管理部门处理采购过程中的相关问题。第七条财务部门财务部门负责非招标采购的资金管理与支付，主要职责包括：（一）审核采购项目的资金预算。（二）根据审批后的采购合同及相关凭证办理付款手续。（三）对采购成本进行核算与控制。第八条法务部门/合规部门法务部门或合规部门负责非招标采购的法律支持与合规审查，主要职责包括：（一）审查采购合同的合法性、合规性。（二）提供采购相关的法律咨询。（三）参与处理采购活动中发生的法律纠纷。第九条内部审计部门内部审计部门负责对非招标采购活动的合规性、效益性进行审计监督。第三章采购方式与适用范围第十条竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的。（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（四）不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应邀请不少于三家合格供应商参与。第十一条询价采购采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价应向不少于三家合格供应商发出询价单，要求其一次报出不得更改的价格，然后根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。第十二条单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的。（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的。（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式，需提供充分的论证材料，说明只能从唯一供应商处采购的理由。第十三条框架协议采购对于采购需求频繁发生、技术规格相对稳定、单次采购金额较小的货物或服务，可以采用框架协议采购方式。通过公开征集或竞争性方式确定入围供应商及协议价格、terms，在协议有效期内，根据实际需求从入围供应商中采购。第十四条小额零星采购对于金额较小、频次高、市场价格透明且采购流程简单的日常消耗品或服务，可以采用小额零星采购方式。具体金额标准由公司另行制定。小额零星采购可采用比价（至少两家报价）或直接采购的方式，但需保留采购过程记录。第四章采购实施流程第十五条需求提出与审批需求部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》，明确采购标的、数量、质量要求、预算金额、交付时间等，按公司规定的审批权限报批。第十六条采购方式确定采购管理部门根据经批准的采购需求、预算金额及项目特点，按照本办法第三章的规定，确定合适的采购方式。重大或特殊项目的采购方式需报公司相关决策机构审批。第十七条供应商选择（一）采购管理部门或需求部门（根据权限）应通过公司合格供应商库或公开渠道选择符合条件的供应商。（二）对参与竞争的供应商，应进行必要的资格审查，包括其营业执照、资质证书、生产能力、财务状况、商业信誉等。（三）严禁设置不合理条件排斥或歧视潜在供应商。第十八条采购文件准备根据采购方式和项目特点，准备采购文件，如谈判文件、询价通知书、单一来源采购论证报告等。采购文件应明确采购需求、评审标准、合同主要条款等。第十九条评审与确定成交供应商（一）竞争性谈判、询价等采购方式应成立评审小组，成员由采购管理部门、需求部门、财务部门及相关技术专家组成（必要时）。（二）评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行独立评审，提出评审意见。（三）根据评审结果，确定成交供应商，并将结果在规定范围内进行公示（如需要）。第二十条合同签订成交结果确定后，采购管理部门或需求部门应在规定时间内与成交供应商签订书面采购合同。合同内容应与采购文件、成交供应商的响应文件保持一致。合同签订前须履行公司合同审批流程。第二十一条履约与验收（一）供应商应按照合同约定履行义务。需求部门负责对采购标的的数量、质量、规格型号等进行验收，并填写《采购验收单》。（二）验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施。第二十二条付款结算财务部门根据审批后的采购合同、验收单、发票等凭证，按照公司财务管理制度办理付款手续。第二十三条档案管理采购管理部门负责非招标采购项目全过程资料的收集、整理、归档，包括采购需求、审批文件、采购文件、供应商响应文件、评审记录、合同、验收单、发票等，确保档案的完整性和可追溯性。第五章监督与责任第二十四条监督检查公司采购管理部门、内部审计部门及其他相关监督部门应定期或不定期对非招标采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购过程的透明度、采购结果的效益性等。第二十五条责任追究对违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第二十六条异议与投诉供应商或公司内部员工对采购过程或结果有异议的，可在规定时限内向采购管理部门提出书面异议；对异议